Ať už pracujete pro malý start, velkou společnost nebo cokoli mezi tím, dobrá komunikace a pravidelné sdílení informací jsou zásadní pro úspěch. Stejně stará jako samotná firma, mají mít schůzky cenný způsob, jak zajistit, aby všichni tvrdě pracovali na stejné severní hvězdě.
A přesto je většina z nás nenávidí. Jak asi dobře víte, schůzky jsou často kontraproduktivní a zabírají tak více času, než stojí za to. Není o nic horšího, než odejít z místnosti a přemýšlet o tom, co trávíte hodinu tím, že děláte, obzvláště v den plný zácpy.
Ale musí to tak být? Ani náhodou. Chcete-li co nejvíce využít jakékoli schůzky, kterou naplánujete nebo se zúčastnit, musíte se vědomě vyhnout nejobtížnějším sáním času. Potřebuji pomoc? Sestavili jsme seznam triků, které můžete použít pro kratší a produktivnější schůzky, u nichž je větší pravděpodobnost, že budou vynikajícím využitím času každého.
1. Odstraňte technické problémy
Sekundy strávené na technických závadách se mohou rychle proměnit v minuty, nebo, horší, zabrat polovinu schůzky. To je zvláště běžné, pokud jde o komunikaci s lidmi, kteří nejsou fyzicky přítomni. Vzhledem k tomu, že poslední věcí, kterou někdo chce, je sedět si, zatímco se snažíte přimět svůj notebook k připojení k projektoru nebo si poslechnout 10 minut „slyšíte mě teď?“ Od někoho, kdo se připojuje vzdáleně, nechte se vybavit správnými nástroji, aby všechno běží hladce.
Kromě technologie sdílení obrazovky a projekce pro každého na místě je nezbytný spolehlivý software, který vás spojí se vzdálenými spoluhráči. Bezplatná verze Skype Meetings je skvělým řešením, protože se kdokoli může rychle připojit k přizpůsobené (a snadno zapamatovatelné) adrese URL z jakéhokoli zařízení - aniž by musel trávit čas registrací k účtu nebo vykořisťováním vytáčených čísel.
2. Naplánujte kratší schůzky
Tradiční hodinové setkání může táhnout na to, co vypadá jako navždy, s malým tlakem zabalit věci a jít dál. Takže plánování kratší schůzky může udělat zázraky pro efektivitu - prostě není čas ztrácet!
Při přípravě schůzky se vyzvěte, abyste byli upřímní, jak dlouho to bude trvat - a možná naplánujte trochu kratší dobu, než si myslíte, že potřebujete. Pamatujte, že délky schůzek nemusí být vždy v 30minutových krocích a že holení pouhých pěti nebo 10 minut, které nemusíte z každého z nich, se může rychle sčítat.
Tip pro tip: Zvažte nastavení časovače v počítači, který bude vidět každý během schůzky - sledování času zaškrtnutí vám pomůže udržet si přehled.
3. Nastavte konkrétní program a držte se ho
Vytvoření programu se může zdát jako zastaralá praxe, ale ve skutečnosti je to jeden z nejužitečnějších způsobů, jak rychle udržet schůzku vpřed. Přemýšlejte o tom: Pokud právě posíláte pozvánku k diskuzi o „produktových nabídkách“ bez jakéhokoli jiného kontextu, každý může přijít na schůzku s různými představami o tom, co bude pokryto, a budete ztrácet čas dostat se na stejnou stránku.
Místo toho posílejte program den nebo dva dopředu a buďte co nejkonkrétnější. Vyzkoušejte následující jednoduchý formát pro každé téma, které potřebujete projednat:
- Konkrétní téma
- Co je třeba připravit před zasedáním
- Jaké aktualizace budou poskytnuty během schůzky
- Na které otázky je třeba odpovědět během schůzky
Obzvláště důležité je nastavit pro každé téma množství času - to vás udrží čestně o tom, co se na schůzce může realisticky hodit, a dá vám volnou ruku k posunu lidí vpřed, když je čas na další bod programu.
4. Ukažte, neříkejte
Obrázek říká 1 000 slov - a to platí i pro schůzky! Obrázky, grafy a grafy vám často mohou pomoci jasně komunikovat namísto mluvení ke každému bodu - nemluvě o úspoře času.
Když se tedy připravujete, přemýšlejte o vizuálech, které vám usnadní komunikaci s vašimi myšlenkami. Proč trávit čas vysvětlením aktualizace produktu, když jste ji mohli demonstrovat naživo? Proč se snažíte přijít se slovy a podělit se o složitý nápad, když to diagram dokáže během několika sekund?
Pokud jste v místnosti se všemi svými kolegy, nebojte se vyskočit a použít tabulí nebo otočit počítač a ukázat, na čem pracujete. Pokud se setkáváte se vzdálenými lidmi, může to být složitější, ale produkty, jako jsou Skype Meetings zdarma, často nabízejí spoustu nástrojů pro spolupráci, díky nimž je sdílení obrazových myšlenek a zjištění na obrazovce hračkou. Například snadný uploader aplikace Skype Meetings (s interaktivními nástroji, jako je virtuální laserový ukazovátko) nebo funkce sdílení obrazovky umožňuje lidem procházet vizuály, které jste si předem promyšleně připravili, a nástroj virtuální tabule umožňuje vašim kolegům v reálném čase načrtnout nápady.
5. Vědět, jak nechat každého vážit se
Ano, schůzka by se měla týkat pouze spolupráce, ale když se všichni snaží mluvit o své části, konverzace se může rychle prodloužit, než všichni zamýšleli. Takže zkuste hledat kreativní způsoby, které by každý mohl zvážit, aniž byste museli zabrat čas na schůzku.
Například průzkumy veřejného mínění nebo rychlá ukázka rukou jsou užitečnými způsoby, jak se vyhnout příliš velkému množství názorů nebo diskuzi, která se při pokusech o rychlý konsenzus rychle promění v každého, kdo mluví, což je frustrující ztráta času. Pokud pořádáte virtuální schůzku, můžete použít integrovanou funkci chatu, jako je například bezplatná produktová nabídka Skype Meetings, aby lidé na konci zadali otázky, na které mají být zodpovězeni, nebo umožnili lidem, aby se vyjádřili k urgentním myšlenkám po schůzce.
6. Vystřihněte schůzky, na které vlastně nepotřebujete
Přestože by se mohlo zdát, že byste se měli zúčastnit každé schůzky, na kterou jste pozváni, je v pořádku odhlásit se od schůzky, o které víte, že nebude dobře využívat váš čas. Pokud se nepředkládáte nebo to úzce nesouvisí s něčím, na čem pracujete, bude nejlepší poté dohnat klíčové body.
Pamatujte, že dobrý zaměstnanec a silný týmový kolega ví, jak stanovit priority a být produktivní. Vaše rozhodnutí a výstupy ovlivňují každého, takže si připomínáte, že způsob, jakým využíváte svůj čas, má dopad i na váš tým.
Nejste si jisti, jak se laskavě odhlásit? Mluvte přímo s organizátorem a dejte mu vědět, že i když si ceníte, že jste se účastní, jste ve skvělé dráze s tím, na čem pracujete, a raději byste to dohonili později. Pokud je pořadatel vaším šéfem, nezapomeňte uvést poznámku o vašem postupu a konkrétním plánu postupu vpřed s něčím jako: „Jsem nadšený z dnešní diskuse, ale stále tahám čísla za projekt Blue. Nevadilo by vám, kdybych si hlavu sklopil a později jsem si všiml poznámek? “
Schůzky mohou být skutečně nejlepší čas strávený ve vašem dni, pokud jsou promyšleně naplánovány a mistrovsky spuštěny. Tyto triky by vám měly pomoci dostat se tam!
