Odeslání e-mailu je nejjednodušší a nejméně rušivá metoda pro zadávání požadavků v týmech. Ale je to právě proto, že e-mail je tak bez námahy, že to může být úplná ztráta času. Vypuštění neurčitého e-mailu, který jasně neříká příjemcům, co by měli dělat nebo proč je vaše žádost důležitá, vytvoří pro každého více práce.
Nejúčinnější e-maily považují předmětovou řádku za ID volajícího a používají slova, která se okamžitě dostanou k věci.
Tady jsou některé dos a don'ts pro výběr slova, který bude mít vaše zpráva jasně přes a zabránit vám v nepříjemné (nebo matoucí) vašich spolupracovníků:
1. Když existují úkoly k dokončení
Nepište: atd.
Napište: The, This, nebo These
Vaši učitelé na gymnáziu měli pravdu - buďte konkrétní! I když váš e-mail sleduje nedávnou konverzaci nebo schůzku, je pravděpodobné, že bude zaregistrován jako něco později. Když je váš příjemce připraven si jej přečíst, nebude užitečné sledovat „Sledování schůzek zaměstnanců atd.“. Místo toho si ujasněte, co potřebujete, a napište: „Vyřešte prosím tyto otázky ze schůzky zaměstnanců“ nebo „Zpráva projednaná na schůzce zaměstnanců.“ Přemýšlejte o svém předmětu, jako je předpřipravení položky seznamu úkolů, takže je pro tuto krabici snadné zkontrolovat.
2. Když sdílíte další e-mail
Nepište: „FWD:“
Do Write: Help
Tenhle mě vždy nutí myslet na 90. léta, kdy bylo běžné vidět e-maily, které vypadaly takto: „Fwd: fwd: fwd: fw: Pošlete to 10 lidem a bude to váš šťastný den!“ posíláte řetězová písmena v práci (vážně, ne), pravděpodobně jen sdílíte něco, o čem někdo napsal, že chcete, aby váš spolupracovník četl nebo něco dělal. V takovém případě jí udělejte laskavost a napište „Mohl byste mi to pomoci rozluštit?“ Nebo „Vypadá to, že klient potřebuje pomoc.“ Jistě, možná jste plánovali napsat tuto zprávu do těla e-mailu, ale předmět je mnohem lepší místo, pokud chcete, aby si toho všiml rychle.
3. Když se snažíte být osobní
Nepíš: Hej
Napište: Vy
Odeslání „Ahoj“ v předmětu e-mailu je totéž jako zasílání textových zpráv „Musíme mluvit“ s přítelem nebo někým, se kterým chodíte. Nedělej to! Dáte příjemci podezření na to, co přijde dál, a vy můžete chvilku čekat na odpověď, protože se nikdy nemusí otevřít. Vzhledem k tomu, že možná budete potřebovat chatovat o něčem osobním nebo soukromém, zkuste „Kdy máte čas na 15minutový chat?“ Tento přístup odstraní náskok a dá moc do rukou příjemce, aby si vybral čas, který pro něj pracuje. .
4. Když to nyní potřebujete
Nepište: Naléhavě
Napište: Dnes
Když je čas krátký a tlak je vysoký, „naléhavé“ je slovo, které může vyvolat pouze paniku. A panikaření je poslední věc, kterou by osoba odpovědná za úkol měla udělat. Máte-li dostatek času na to, abyste si uvědomili potřebu a poslali e-mail, máte také čas předem oznámit, že „toto musí být dnes vaše první priorita.“ Pokud je to skutečně naléhavé, zavolejte nebo zavolejte osobně místo toho.
5. A ještě jedna bonusová fráze
V neposlední řadě je to věta, kterou všichni říkáme, abychom ukončili naše e-maily, ale zřídka je můžeme použít k přímému oslovení našich spolupracovníků: „Děkuji.“ Krátká, jednoduchá zpráva o uznání povede dlouhou cestou k posílení vazeb mezi vámi. a členy vašeho týmu. Říká se, že si uvědomujete jejich úsilí a vážíte si jejich rolí. A to jistě překonává pokles důvěry.
