V mém posledním zaměstnání byl jeden z vedoucích členů týmu známý tím, že posílal e-maily ve všechny hodiny dne nebo noci. Nebylo to pro mě neobvyklé jít do postele v 23 hodin a probudit se s prázdnou schránkou, s výjimkou jednoho, velmi krátkého a správného e-mailu. Přesto, že se mě nikdy nezabývala jménem, a ve skutečnosti jen zřídka včetně jakéhokoli pozdravu před svou přímou otázkou, nějak se jí nikdy nepodařilo znít hrubě nebo náročně.
Spolu s „děkuji!“, Sledujícím cokoli, co potřebovala odpovědět, vždy podepsala své jméno x. Nyní, x, jak bezpochyby víte z milostného dopisu „xoxo“ obvykle představuje polibek; ve scénáři na pracovišti je to však prostě přátelské gesto, mnohem méně formální než uzavření „nejlepšími“ nebo „pozdravy“.
Ujišťujeme vás, že tento v současné době populární podpis není jediným způsobem, jak zachránit vaše krátké zprávy před znějícími neslušnými; ve skutečnosti existuje alespoň pět jednoduchých způsobů, jak udržet své e-maily zdvořilé bez ohledu na to, kolik nebo málo slov píšete. Nebudete chtít použít všech pět těchto nápadů pokaždé, a které budete používat, bude hodně záviset na vašem publiku a na vašem vztahu a úrovni pohodlí s tímto publikem, ale jsou to dobré pokyny. A doufejme, že vám ušetří čas a energii, abyste se mohli soustředit na důležitější věci.
1. Použijte vykřičníky
Ale ne příliš mnoho. Jsem docela vypnutý, když každý řádek končí vykřičníkem. Na všechno, co říkáte, nemáte stejně silné pocity. Ani mě nezačněte, včetně dvou nebo tří, abych uzavřel jednu větu nebo nápad (ty si ukládám pro zasílání textů svým přátelům, a také byste měli). Moudře si vyberte své vysoké hlasitosti a prosím, prosím, buďte opatrní.
Zkuste to:
Odesláno z mé externí paměti.
Než něco pošlete, zvažte, s kým komunikujete, a přemýšlejte o způsobech, jak jej udržet krátký, podle toho, kde jste v diskusi. Mějte na paměti: Jakmile jedete tam a zpět, můžete obvykle pozdrav a podpis upustit.
Jedna věc, která stojí za zmínku, je také důležitost věnovat pozornost tomu, na co odpovídáte. Krátké odpovědi mohou být neslušné, pokud jednoduše odpovíte „Zní to dobře!“ Pokud si zaslouží odpověď na otázku nebo nějaký druh zpětné vazby, budou tato dvě slova pro příjemce těžko strávitelná, s vykřičníkem nebo bez něj.
Sečteno a podtrženo: Poznejte své publikum a pokud to situace vyžaduje, posílejte podrobně odstavce, ale zaměřte se na mnoho případů, kde může být i krátký.
