Existuje několik věcí, které jsou frustrující, než strávit hodiny psaním (a mazáním a přepisováním) dokonalého e-mailu s pěti větami - a poté nedostanete očekávanou odpověď. Myslela jste si, že váš manažer bude nadšený, ale místo toho zněla dobře, naštvaná.
Co se stalo? Poslali jste svou zprávu ve špatnou dobu? Nedostali jste dostatečně jasně svůj požadavek? Byl váš pozdrav příliš přátelský? Vydali jste špatnou vibraci?
Je překvapivé, že problém může přijít k něčemu mnohem jednoduššímu: pár slov. Slova, která jsou velmi pravděpodobně v e-mailu, který jste již dnes odeslali.
Nedávno jsem napsal článek o slovech, která dávají špatný dojem v e-mailech, a byl jsem šokován tím, kolik odborníků (zejména zaměstnavatelů a manažerů najímání) mě tweetovalo dalšími návrhy, které bych do tohoto seznamu přidal.
Jaká byla některá z nejčastějších slov, která přinesli? Přečtěte si je a plačte.
1. Také
Přiznávám to: Mám závislost na slově „také“. Je to tak, že musím udělat zvláštní korekturu prostřednictvím svých e-mailů, abych se ujistil, že jsem ji v žádné dané zprávě nezahrnul více než jednou. Používání „také“ příliš často se může zdát, jako byste příliš žádali, a pokud jste na konci všech těchto akcí, může to být ohromující rozhodnutí, co řešit jako první.
Přechodná slova jsou však pro e-maily nezbytná, takže co je odesílatel e-mailu? Mezi mé oblíbené alternativy patří „navíc“, „dále“, „stavět na tom“ a „na další poznámku“.
2. Pravděpodobně
Stejně jako „doufejme“ (o kterém jsem mluvil v dalším článku), toto slovo přidává určitou nejistotu k tomu, co říkáte, když nemusí být.
Například namísto odeslání e-mailu s nápisem „Mohl bych to asi udělat dnes do 17:00, “ buďte konkrétnější s vaším termínem. Vyjměte „pravděpodobně“ úplně. Nebo, pokud si opravdu nejste jisti, zda se vám podaří do konečného termínu, dejte si nový termín nebo alespoň trochu více flexibility. I když řeknete, že budete hotoví do „dneška“ nebo „zítra, když přijedete do kanceláře“, zní to mnohem jednodušší než „pravděpodobně“. Nejhorší scénář: Nejhorší možný scénář: Přeceňujete čas a dodáváte zboží brzy. V historii práce si na to nikdo nikdy nestěžoval.
3. Zkuste nebo vyzkoušejte
Yoda jednou řekl: „Udělej, nebo ne, není žádný pokus, “ a měl dobrý bod.
„Pokus“ nebo „pokus“ spadá pod stejné území jako „pravděpodobně“ v tom, že nedává náznak, že se cítíte sebevědomě v to, co děláte. Ve skutečnosti několik zaměstnavatelů, kteří na mě pípali, poukázali na to, že když zaměstnanec používá buď frázi, jen předpokládá, že on nebo ona nemůže dělat to, co bylo požádáno, období.
Opravdu chcete, aby vás váš šéf pochyboval kvůli jedinému slovu? Dovolte mi, abych vám odpověděl: Ne. Až se příště ocitnete v e-mailu pomocí „try“, vyjměte to. Pokud si opravdu nejste jisti, zda to dokážete nebo ne, zeptejte se sami sebe, proč - pokud je to proto, že vám chybí důležité informace nebo konkrétní dovednosti, obraťte se na příslušné strany a zjistěte, co musíte získat nebo dosáhnout, abyste své „Vyzkoušejte“ do „dělat“. Pokud to není možné, váš manažer bude chtít vědět hned. Dokud vysvětlíte proč (příklad: „Nemám povolení k přístupu ke sdílené jednotce“), on nebo ona bude rozumět a buď vám pomůže odstranit překážku, nebo pouze úkol znovu přiřadit.
4. Upřímně
Kdyby existovalo nějaké slovo, které by konkurovalo „doslova“ pro nejčastěji zneužívaný termín, „upřímně“ by tam bylo. Lidé to posypávají e-maily po celou dobu jako výplň a po chvíli se snaha o poctivost začíná cítit neautorizovaná - jako by jste někoho nechali proniknout do velkého tajemství, což vůbec není tajemství.
Upřímně, vypněte to.
5. Mysli
Lidé stále mluví o kvalifikačních frázích („Nejsem si jistý, zda je to dobrý nápad, ale…“), ale ten, který se zdá, že se objevuje často, je „Myslím, že…“ dokud mi na to nezaměstnal manažer pro nábor, tak jsem procházel e-maily svých zaměstnanců, abych zjistil, zda je to pravda.
Jistě, bylo to tam. „Myslím, že bychom se měli pohnout kupředu.“ „Myslím, že bychom se měli posadit a mluvit o tom.“ „Myslím, že se blížíme.“ Bylo několik e-mailů, kde lidé použili tuto větu třikrát v jednom odstavci. A když jsem si všiml, že obě pohlaví používají, ženy měly tendenci psát „myslím“ mnohem častěji.
Až příště posíláte zprávu, jednoduše zrušte „Myslím, že…“ a podělte se o své názory. Koneckonců, pokud e-mail pochází od vás, komu jej odesíláte, okamžitě vám připíše jakékoli myšlenky!
Říká se, že méně je více, a upřímně si myslím, že pravděpodobně pokus o zkrácení vašich e-mailů je také nejlepší cestou. Vidíte, co jsem tam udělal?
