Jsem posedlý tím, že jsem co nejproduktivnější, ať už je to lidsky možné, ať už se jedná o stanovení lepších termínů nebo o nalezení nejúčinnějšího způsobu, jak naplánovat mé dny.
Ale moje doručená pošta byla pořád obrovským časem. A kicker je: Poslal jsem znovu a znovu hodně stejných e-mailů.
Tehdy jsem začal používat předpřipravené odpovědi. Pokud s nimi nejste obeznámeni, můžete uložit odpověď, kterou jste vytvořili, a pak ji místo neustálého přepisování můžete kliknout a vložit do svého e-mailu, což vám ušetří čas a úsilí.
Ještě se neprodává? Napsal jsem pět běžných, časově úsporných šablon, které vám pomohou začít, což vás přesvědčí, že to dává smysl. (Nejdříve však musíte nastavit. Pokud jste uživatelem Gmailu, najdete zde pokyny. A pokud jste uživatelem aplikace Outlook, nazývají se „Rychlé díly“ a můžete je vidět tady.)
1. Odložení odpovědi
Někdy můžete odpálit rychlou odpověď. Ale jindy, bude vaše reakce vyžadovat zvláštní myšlení nebo zdolání. Jelikož mezitím nechcete mezitím ignorovat, pošlete mu to, abyste věděli, že na něj budete odpovídat, kdykoli to bude možné. Vypadá to takto:
2. Odstranit situaci
Víte, že jednou z nejhorších věcí, které můžete dělat, když napětí roste, je říct někomu, jak se cítíte v e-mailu. Místo toho, abyste riskovali silné emoce, použijte předem vytvořenou šablonu, abyste se ujistili, že používáte vhodný tón na pracovišti. Vypadá to takto:
3. Chcete-li sdílet pokyny
Neustále říkáte lidem, jak procházet vaše webové stránky nebo používat vaši databázi? Místo opakování pokynů znovu a znovu, zadejte je jednou a nebudete se muset obávat chybějících kroků, když se budete cítit stresovaní nebo super zaneprázdněni (nebo replikujete práci po celý týden). Vypadá to takto:
4. Vychytat práci s nízkou prioritou
Máte příliš mnoho na talíři? Udržujte svůj e-mail stručný a čestný a přitom nabízejte alternativy. Zkuste to:
5. Chcete-li odeslat přílohu
„Prosím, přiložte…“, musí být jednou z nejčastějších e-mailových odpovědí, díky čemuž je perfektním kandidátem na šablonu s předpřipravenou odpovědí. (Ujistěte se, že jste soubor skutečně připojili, než kliknete na „Odeslat!“). Zkuste to:
Uložení e-mailových odpovědí vám pomůže spravovat doručenou poštu a čas. Tímto způsobem je můžete psát, když se cítíte na úrovni a myslíš jasně, a nechte je po ruce pro ten stresující, časem drcený den.
Nakonec nezapomeňte, že to, že jsou zachráněni, neznamená, že jsou zasazeni do kamene. Pokud to potřebujete, klidně je změňte, takže pro vás budou opravdu pracovat vpřed.
