Miluji psaní a miluji všechna „pravidla“, která s tím souvisí. A zatímco jsem si, že kopírování mých tweety a Facebook příspěvky, než jsem je sdílet se světem, je pro většinu lidí trochu, myslím, že existuje několik pravidel psaní bychom měli všichni dodržovat - zejména v práci.
Ale mnozí z nás (včetně mě) je rozbijí denně, často aniž by si to uvědomovali. A zatímco dokonalá próza nemusí mít v každé kanceláři nebo průmyslu nejvyšší význam, je tu pravděpodobně někdo - kolega, klient nebo váš šéf -, který si všimne vašeho psaní, a co je ještě horší, na základě toho posoudí vaši profesionalitu. .
Než tedy navrhnete další e-mail, poznamenejte si nejčastější chyby při psaní na pracovišti a postupujte podle tohoto průvodce, abyste se jim vyhnuli.
1. Příležitostné psaní
Příklad: Thx pro ur zpětnou vazbu, Joe! Zítra bude f / u.
Mám to štěstí, že mohu pracovat ve velmi příležitostném prostředí - v prostředí, kde můžeme (a můžeme) nosit žabky, abych mohl pracovat a hromadně posílat e-maily směšně Photoshopped snímky tváří druhé.
Ale ta náhodnost není normou pro každou kancelář, což znamená, že je nejlepší být ve svém profesionálním psaní formálnější než frivolní. I když to samozřejmě znamená obejít zkratky a slang, znamená to také psaní v úplných větách, použití správného pravopisu a vyhýbání se přezdívkám. Možná přijde čas, kdy budete dostatečně pohodlní, abyste s příjemcem vaší zprávy mluvili pohodlněji, ale v podnikání je vždy lepší hrát bezpečně (a profesionálně), než litovat.
2. Použití pasivního hlasu namísto aktivního
Příklad: Tým obdržel přiložený dokument.
Vyjdeme z toho nejprve z cesty: Pasivní hlas - to znamená, když je příjemcem akce předmět věty (v tomto případě dokument) - není gramaticky nesprávná. Ale věty, které jsou formulovány pasivně, se často zdají trapné nebo zbytečně vágní. Aktivní hlas - pokud je jedna z akcí předmětem věty - je obvykle přímější a jasnější. Zní to také více autoritativně a může to být lepší způsob, jak prokázat vlastnictví nebo odpovědnost za to, co jste udělali. („Zachránil jsem klienta 5 000 $“ ukazuje, že je váš úspěch mnohem lepší než „5 000 dolarů bylo uloženo.“)
3. Nadměrné používání vykřičníků
Příklad: Ahoj Bob! Doufám, že jste měli skvělý víkend! Chci navázat na zprávu Q1 a doufal jsem, že mi budeš moci poslat nejnovější návrh - ačkoliv žádný spěch! :-)
Rozhodně dostanu důvody, proč jsou lidé v profesionálním psaní spokojeni s vykřičníkem. Může být snadné špatně vykládat tón nebo emoce za e-mailem, ne-li pro velmi zřejmé projevy temperamentu, a lidé často pepřují své psaní vykřičníky ve snaze ukázat, že jsou přátelští. Pravda je, že to prostě není profesionální - a co je horší, může se to objevit jako mladistvý. (Totéž platí pro emotikony - smajlíka nikdy nepřevede váš bod inteligentně znějícím způsobem.)
Nezapomeňte, že vykřičníky mají zdůraznit důraz a mají tendenci ztrácet svůj význam, když jsou nadměrně využívány. Používejte je střídmě a, pokud máte pochybnosti, vůbec ne.
4. Psaní linek předmětu Vague
Příklad: Předmět: Úterý; Body: Potřebuji zprávu Q1 doručenou příští úterý.
Předmětem vašeho e-mailu by mělo být rychlé shrnutí toho, co je v těle. Jedná se o velmi jednoduchý koncept, který překvapivě stále nebyla uchopena velkou většinou pracovního světa. Ale když většina z nás dostane denně více než 200 e-mailů a často je třeba prohledávat témata, která hledáme, v zasažené schránce, může to být obzvláště rozhořčující se chyba v psaní obchodních informací, která ponechá vaše předmětové linie neurčité.
S veškerou profesionální komunikací je vaším cílem poskytnout co nejjasnější přehlednost - a e-mailem, která začíná předmětem vašeho předmětu. Ve výše uvedeném příkladu bude zpráva „Q1 Report: Due Next Tuesday Tuesday“ mnohem jasnější než jednoduše „Tuesday“.
5. Získání Jargon-Happy
Příklad: Můžete vytáhnout čísla FS a zkontrolovat, že se rovnají našemu počtu STH?
I když si můžete myslet, že díky průmyslovým nebo firemním buzzwordsům budete znít profesionálně a přesněji, poráží váš účel, pokud nikdo nechápe, co říkáte. Pamatujte, že i když si myslíte, že váš přímý příjemce bude vědět, o čem to mluvíte, vaše zpráva by mohla být předána ostatním v rámci i mimo vaši organizaci.
Nejlepší e-mail nebo oznámení je ten, díky kterému je váš bod (nebo vaše žádost nebo odpověď) snadno patrný a žargon zbytečně zakrývá tento účel.
Ano, všichni z času na čas porušujeme tato pravidla (hej, poslal jsem mnoho smajlíků přes e-mailovou schránku v mé době). A v rychlém e-mailu v neformální kanceláři blízkému spolupracovníkovi, občas? Dobře. Obecně je nejlepší vsadit na to, abyste si ji zahráli bezpečně, zůstali profesionálni a zkontrolovali svou práci, aby tyto běžné chyby nevystoupily z vaší písemné komunikace.
Chcete pokračovat v zdokonalování psaní? Takto se můžete stát lepším spisovatelem za 10 minut.
