Až budete osloveni, abyste napsali dopis s doporučením, měli byste být polichocení a doufejme, že jste nadšení, abyste pomohli svému spolupracovníkovi nebo starému kolegovi. Tento scénář však může také narušit nervy - konec konců pomáháte rozhodovat o něčí budoucnosti! Jak můžete umístit všechny její skvělé vlastnosti na jednu malou stránku? Co když neřeknete správnou věc?
Pauza a nadechněte se. Psaní dopisu není raketová věda, zvláště pokud máte pocit, že o osobě, kterou doporučujete, pozitivně. Ve své době jsem napsal hodně dopisů o recidivě, dokonce jsem je vypsal pro generální ředitele mnoha různých společností (ano, vedoucí pracovníci delegují tento úkol) a na cestě jsem se naučil několik věcí, které tento proces zjednodušují. Postupujte podle těchto pokynů a napište dopis, který pomůže vašemu kolegovi najmout se.
1. Proveďte průzkum na pozadí
Doporučující dopisy lze požadovat z celé řady důvodů - žádost o zaměstnání, nominace na ocenění, přijetí do školy nebo správní rady a další. Takže, i když víte všechno, co je třeba vědět o současné situaci kandidáta, pracovní etice a minulých úspěších, stále nemáte všechny potřebné informace. Zjistěte, proč vás doporučující žádá o dopis a co v něm čtenáři hledají.
Než začnete psát, nezapomeňte se zeptat na následující:
Tyto otázky vám pomohou řídit obsah vašeho dopisu a zajistí, že umísťujete uchazeče o místo nebo cenu co nejlepším možným způsobem.
2. Postupujte podle vzorce
Doporučující dopisy by se měly zabývat třemi věcmi: váš vztah s uchazečem, vaše hodnocení její práce a to, jak porovnává s ostatními, s nimiž jste pracovali na podobných pozicích (aka, proč vyniká). Jak tedy píšete, uspořádejte dopis podle těchto oblastí:
Vysvětlete svůj vztah
Nejprve vysvětlete podstatu své práce s uchazečem na začátku dopisu. Může to být jednoduché prohlášení, které podrobně popisuje, kdy jste s ní pracovali, jak dlouho a v jaké kapacitě. Například: „Jane byla v mé společnosti od roku 2010 do roku 2013 manažerkou v oblasti účetnictví, kde byla zodpovědná za plánování, vývoj a realizaci marketingové strategie pro pět našich největších klientů. Jako její manažer jsem byl svědkem… “
Vyhodnoťte kandidáta
Po vysvětlení vašeho vztahu je hodnocení práce kolegy další prioritou. To by mělo být maso vašeho dopisu, přesný obsah se však bude lišit v závislosti na tom, co jí doporučujete. Například, pokud víte, že pozice, o kterou se uchází, je v řízení, možná byste se měli zaměřit na to, jak dobře pracovala ve vašem týmu, a na její přirozenou schopnost být skvělým vůdcem. Pokud pozice, o kterou se uchází, je spíše technickou pozicí, nebo spíše pozicí psaní, zaměřte se na její schopnost žonglovat několika projekty najednou a zároveň přinést výsledky.
V každém případě budete chtít vysvětlit, co jste viděli ve své práci, a poukázat na hmatatelné výsledky, které vytvořila. Pamatujte, že je vždy lepší ukázat, ne říct. Pokud řeknete, že je schopna vyvinout a implementovat sofistikovanou marketingovou strategii, poukazujte na věci, jako je celkový marketingový rozpočet, který spravovala, a procentuální nárůst, který prodejní tým viděl během svého působení. Jakákoli čísla nebo statistiky, na které se můžete odvolat, pomůžou vykreslit silný obraz toho, čeho přesně dosáhla.
Proveďte srovnání a uzavřete dohodu
Porovnání kandidáta s ostatními lidmi, se kterými jste pracovali, může být mocným způsobem, jak nabídnout silné doporučení. Dalo by se říci, že někdo je „nejúčinnějším projektovým manažerem, se kterým jsem kdy spolupracoval, “ nebo „jedním ze tří nejlepších zaměstnanců, se kterými jsem kdy řídil.“ Samozřejmě používejte pouze prohlášení, kterým skutečně věříte!
To může být také způsob, jak zmírnit jakékoli obavy, které může mít manažer náboru. Například, pokud doporučujete kandidáta, který je mladý nebo který nemá mnoho zkušeností, říká, že ukazuje, že „zralost a strategické myšlení výrazně přesahuje její roky a úroveň zkušeností“, může jít dlouhou cestou.
Pokud je to možné, použijte některou z výše uvedených oblastí příběh nebo anekdotu. Je snadné přečíst dopis a vidět, že kandidát má silné vlastnosti, ale nakonec ho odhodil stranou, protože na něm nebylo nic pozoruhodného nebo hmatatelného, na který by si vzpomněl. Na druhou stranu je těžké zapomenout na někoho, kdo má zjevný dopad a skutečné spojení se svými bývalými kolegy.
3. Vložte poslední dotek
Nyní logistika: Za prvé, osoba, která shromažďuje a čte doporučující dopisy, je pravděpodobně zaneprázdněna a má spoustu dalších stránek, které si může přečíst. Chcete-li co nejvíce ovlivnit, rychle udržujte svůj dopis krátký (ne více než jednu stránku) a do bodu. Pokud jde o tón, chcete být formální a profesionální, ale také nadšení. Také vlažné doporučení může být špatné, takže se ujistěte, že sdělujete, jak moc se vám uchazeči líbí.
Použijte hlavičkový papír vaší společnosti a ve spodní části uveďte svůj podpis a kontaktní informace. Uveďte datum, oslovte příjemce jménem (je-li to možné) a končte prohlášením o vaší ochotě dále diskutovat o uchazeči, například „Máte-li jakékoli další otázky, neváhejte mi zavolat.“
Dopisy jsou pouze začátkem různých typů doporučení, které můžete být požádáni, ale tyto kroky vám mohou pomoci v jakékoli formě. Ať už sloužíte jako reference bývalého zaměstnance po telefonu nebo doporučujete kolegu na LinkedIn, provádějte průzkum, sledujte formát a zůstaňte nadšeni. Vy (a váš kolega) byste měli být dobrí!
A konečně, nezapomeňte, že pokud vás kolega požádá o doporučení, udělali jste na ni dopad a ona bude navždy vděčná, pokud pomůžete na její cestě k úspěchu. Proces psaní dopisů se může zdát stresující, ale je to opravdu čest.
