Pokud jde o e-mail, jste svědomitý. Ve skutečnosti se vždy pokusíte odpovědět do 24 hodin. Poškrábejte to - během chvilky od příchozí zprávy.
A častěji to není, to je skvělé. Ale někdy by zaslání prvního e-mailu, který přijde na mysl, mohlo selhat - velký čas. Zde jsou některé náznaky, že byste měli ustoupit od počítače a vrátit se ke zprávě později.
1. Vaše odpověď je opravdu dlouhá
Bohužel není možné diplomaticky někomu říct, že si myslíte, že je idiot. Pokud tedy napíšete e-mail, který skvěle tančí kolem skutečnosti, že pohrdáte myšlenkami spolupracovníka, mohu vám slíbit, že se tento e-mail zhruba překládá na: „Zde jsou některé nadýchané věty. PS Myslím, že váš nápad je na hovno. “
Pokud byste mohli napsat, co si myslíte, jednou větou (např. „Nikdy bych se tímto přístupem nevyjádřil“) a váš e-mail je stále dlouhý tři odstavce, máte potíže. Možná si myslíte, že je vhodné věnovat jednu část tomu, jak chápete, proč může být druhá osoba zmatená, a druhé, jak víte, o čem to mluvíte, a třetině tomu, jak je váš plán lepší. Je to však opravdu jen více řádků, které by druhá osoba mohla špatně pochopit (nebo vidět přímo skrz).
Místo toho se pokuste být co nejpřesnější. Pokud s někým nesouhlasíte, krátký „Nejsem si jistý, že jsme na stejné stránce“ nebo „Měl jsem na něm jiné čtení“, je ve skutečnosti mnohem hezčí - a efektivnější.
2. Vaše reakce přetéká interpunkcí
Pokud někomu neřeknete, že něco je nejlepší zprávou, kterou jste kdy slyšeli - a skutečně je - měli byste si dát pozor na e-mail plný důrazu. Pokud je každé jiné slovo tučně nebo kurzívou nebo ve všech velkých písmenech, interpunkční znaménka jsou trojnásobná; druhá osoba bude předpokládat, že váš význam je extrémní. (V předchozí práci jsem měl klienta, který psal všechny své e-maily, i ty obyčejné, ve všech čepicích. Zaměstnanci s láskou odkazovali na jeho korespondenci jako výkupné.)
Ale to není všechno zábava a hry. Pokud vaše pocity nejsou pozitivní, druhý člověk by si mohl snadno myslet, že se snažíte vyjádřit hněv - na rozdíl od jednoduchého zmatku. Například: „Nejsem si jistý, co to znamená ??? !!!!“, zdá se naprosto nepřátelský. Naštěstí je oprava tady docela jednoduchá. Pokud se omezíte na jednu interpunkční znaménko a žádná kurzíva („nejsem si jistá, co to znamená“), stále vyjadřuje, že o něčem nemáte nejasnosti, ale je to mnohem více měřeno.
3. Vaše odpověď je nejasná (i vám)
Odpočítáváte minuty do konce pracovního dne. Nebo jste zaplaveni prací a jen se snažíte udržet hlavu nad vodou. Ať už jste z jakýchkoli důvodů, jste rozostřeni a četli jste e-mail, který skládáte šestkrát.
A určitě byste to mohli zkontrolovat sedmýkrát a pak stisknout odeslat. Ale pokud se stále ptáte sami sebe, jestli má tato linie smysl, je to znamení, že ne, pravděpodobně to ne.
Pokud se můžete vrátit k e-mailu, řekněme, po obědě nebo po nadcházejícím setkání, které ohrožuje veškerou vaši energii, počkejte. Pokud potřebujete odpovědět na ASAP, pošlete krátkou odpověď, která slibuje zaslání dalších podrobností později. Rychlá poznámka potvrzující přijetí a informování někoho o tom, že budete v kontaktu s dalšími informacemi, často udržuje komunikační linky otevřené - a poskytuje vám prostor pro dýchání, abyste mohli sestavit svou odpověď, když máte větší šířku pásma.
4. Vaše reakce zahrnuje, abyste se dostali nad rámec svých povinností
Víte, jaké druhy zpráv jsou obvykle ve vaší doručené poště. Ale příležitostně vám něco přijde a myslíte si něco od „Hmm, to je divné…“ až po „Počkat, je to moje práce?“
Možná budete chtít střílet rychlou odpověď z několika důvodů. Možná si nemyslíte, že problém stojí za čas vašeho nadřízeného. Možná na vás přijde brilantní odpověď a vy ji prostě přijdete a zjistíte, že bude považována za iniciativu.
Řekněme například, že klient vám pošle e-mail o projektu, který je mimo vaše pracovní vytížení. Takže vy zjistíte, zda můžete najít odpověď, a pokud ne, pošlete jí e-mail zpět se jménem osoby, která s ní manipuluje. To je užitečné, že? Ne, pokud existuje příběh, o kterém nevíte. Ačkoli jste měli dobré úmysly, mohli byste dát svého spolupracovníka nebo šéfa na těžké místo.
Dobrou možností je předat e-mail příslušné osobě interně s nabídkou pomoci. Vypadá to takto: „Arthur z ABC Corporation se zeptal, zda bych mohl předat vaše kontaktní informace. Bylo by to v pořádku? “Nebo„ Mark se zeptal na podrobnosti o projektu XYZ. Bylo by pro mě užitečné spojit ho s vámi nebo sdílet naši časovou osu? “Může to zpozdit vaši odpověď, ale víte, že pošlete tu správnou.
Nejste si jisti, zda e-mail zasahuje správnou poznámku? Dej si pauzu a vrať se k tomu.
