Jste ve frontě na Starbucks. Jste první, kdo dorazí na schůzku. Jen se probouzíte.
Co mají všechny tyto situace společného?
Také kontrolujete svůj e-mail - a zasténáte při myšlence, že to všechno musíte projít.
Kdo nestráví podstatnou část svého času mimo správu stolu - nebo bych měl říct, že se pokouším spravovat - e-mail na telefonu? Je nemožné se dostat pryč. Namísto toho, aby vám toto malé číslo oznámení (které stále roste a stále roste) bylo namísto stresu, můžete jednoduše změnit způsob, jakým s ním nakládáte.
Zde jsou čtyři metody, které jsem se naučil, aby mi pomohl zůstat trochu zdravější.
1. Nechte si telefon číst zprávy
Chcete-li plně využít dojíždění do práce az práce, zvažte použití aplikace Talkler. Je to aplikace, která vám čte vaše e-maily. A to nejenže nezastaví, ale také vám umožní odstranit je, když jdete, nebo odpovídat nahrávkami. To znamená, že můžete mít obě ruce na volantu (nebo držet sloup metra) a stále být produktivní na cestě do kanceláře. A dobrá zpráva: Funguje to na platformách pro výměnu, stejně jako u většiny poskytovatelů e-mailu společnosti.
2. Přečtěte si a jednejte hned
Představte si toto: Stojíte ve frontě a čekáte na kávu. Takže se podíváte na svůj e-mail, ale pak, než budete moci dokončit čtení, je na vás, abyste si objednali. Pak se znovu podíváte, až budete čekat, až ji vyzvednete - pokaždé, když znovu přečtete stejná slova. Ale samozřejmě nikdy nemáte čas na odpověď, takže když se vrátíte do své kanceláře, zkontrolujete stejný e-mail .
Opakované čtení e-mailů vás znovu a znovu nezachrání. Místo toho, za předpokladu, že to není naléhavé, přesouvám zprávy, které vyžadují odpovědi do složky nazvané „e-mailové úkoly“. Pokud je třeba, aby byla požadovaná akce provedena někým jiným ve vašem týmu, předám zprávu tam a tam. A pokud zpráva nevyžaduje žádnou akci, odstraním ji okamžitě nebo ji archivuji. Pokud nemáte čas na žádný z výše uvedených kroků - prozatím odložte telefon.
3. Nastavte filtry
Kromě vyplnění všeho sami byste si měli také udělat čas na nastavení systému, který automaticky filtruje vaše zprávy do konkrétních složek. (Potřebujete-li pomoc, jak začít, podívejte se na toto nebo toto). Neexistuje žádný důvod, abyste ručně urovnávali e-maily pro celou společnost od naléhavých poznámek, když je telefon připraven jednat jako váš osobní asistent. Přestože doporučuji, abyste to udělali obecně - ve vašem telefonu to opravdu změní, protože se snažíte skutečně minimalizovat příchozí e-maily.
4. Vytvořte vyhrazený podpis e-mailu
Váš mobilní e-mailový podpis může být jak gatekeeper, tak scapegoat. Zjištění, že používáte telefon, bude řídit očekávání druhé osoby. Varuje je, že překlepy jsou pravděpodobně automaticky opraveny a že nemůžete odeslat přílohu, která žije na ploše.
Teď to není omluva k zadání „ur“ nebo „me 2“ - ale vysvětlení, pokud uděláte menší chybu. Můžete jít se základním: „Promiňte prosím překlepy. Toto je rychlá mobilní reakce, “nebo ještě stručnější, „ Odesláno z mého telefonu. “
I když právě začnete používat jednu z těchto metod, okamžitě uvidíte zlepšení v reakci na příchozí e-maily. Najednou, místo toho, abyste se cítili stresovaní, když do vaší schránky přijde něco jiného, budete moci pokračovat jako obvykle, protože víte, že je na místě silný systém.
