Minulý pátek ve 16:30 jsem vypnul počítač, vyčistil stůl a šel domů. Jednou z věcí, které jsem před hodením odhodil do koše, byl můj seznam úkolů pro tento týden: 150 položek, vše odškrtnuto. Nepracoval jsem ani jednou pozdě v noci nebo brzy ráno toho týdne. A dokonce jsem měl doma čas, abych si udělal slušné večeře, viděl přátele, chodil se psem a díval se příliš na televizi.
Než uděláte nějaké předpoklady ohledně obsahu mého seznamu úkolů nebo důležitosti mé práce obecně, měl bych zmínit, že během toho týdne jsem vedl výzvu výboru ředitelů, abych navrhl grant na USDA, se setkal s výkonným ředitelem hlavní nadace, byl představen vedoucímu podnikateli výkonným ředitelem společnosti Microsoft, předložil tři návrhy grantů a mimochodem obdržel můj roční přezkum výkonnosti (což bylo velmi pozitivní).
Stručně řečeno, každý týden dělám hodně práce. Jak to mohu udělat bez nervového zhroucení - as časem na náhradní? Zde je několik tipů.
1. Vědět, co je třeba udělat
Ačkoli se to zdá zřejmé, věci, které lidi nejvíce zdůrazňují, jsou obvykle to, co nevěděli. Chcete-li tedy začít týden, přečtěte si podrobně vše, co potřebujete. Řekněme například, že v pátek je třeba předložit návrh, a vyprávění je vaší prací, ale za rozpočet odpovídá finanční tým. Chcete-li zajistit, aby byl celý projekt dokončen včas, nezapomeňte do seznamu úkolů přidat „ohlásit se s finančním týmem o rozpočtu“.
Jsem docela agnostický ohledně nástrojů pro seznamy úkolů; psané seznamy pro mě fungují stejně dobře jako elektronická řešení, jako je Evernote nebo Asana. Mám však pravidlo, že celý seznam musí být na jednom místě. Můžete segmentovat a uspořádat vše, co se vám líbí, ale měli byste vidět vše, co potřebujete udělat na jeden pohled.
2. Vědět, co je třeba udělat jako první
Když jsem dohlížel na méně zkušené zaměstnance, zjistil jsem, že největší překážkou pro ně bylo, že nevěděli, jak stanovit priority a zařídit jejich den.
Například, pokud by měl příští týden vzniknout velký projekt, posunuli by se dopředu k tomuto termínu, a to navzdory skutečnosti, že nejprve potřebovali shromáždit informace od jiného oddělení - informace, které by pravděpodobně mohly vrátit zpět veškerou práci, kterou mohou vrátit udělal jsem to. A mezitím existovaly další, menší projekty, na nichž by mohly udělat skutečný pokrok.
Vaše priority se mohou také měnit podle vaší nálady nebo rozvrhu. Například, pokud mám zvlášť neobvyklý den, vím, že by bylo pro mě efektivnější prioritizovat datový projekt. Pokud jsem na schůzkách po většinu dne, odpovím spíše na hovory a e-maily mezi schůzkami, než abych se pokusil zahájit něco většího v tak krátkém časovém rámci.
Budete mnohem efektivnější, pokud budete pracovat se svými prioritami a omezeními, než se jim pokusit odolat.
3. Požádejte o pomoc
Pokud jsem nezískal nic jiného z práce v neziskových organizacích, zjistil jsem, že pokud se neptáte, nedostanete. Nikdo nemůže dělat práci organizace sám. Pokud nemáte dovednosti ani čas na to, abyste něco efektivně provedli, je vaší povinností požádat o pomoc.
Naštěstí pracuji pro neziskové organizace, obvykle najdu dobrovolníka, který mi pomůže s více světskými úkoly. Pokud potřebuji vyšší úroveň odbornosti, vytáhnu svůj adresář a uvidím, jestli znám někoho, kdo může navrhnout řešení. Nedávno jsem například trápil prozatímní zprávu pro dárce. Uprostřed nového programu jsme byli, takže ačkoli jsem věděl, že jsme toho hodně udělali, nevěděl jsem, jak to vyjádřit ve formuláři zprávy. Vzal jsem tedy jednoho z mých přátel, kteří se chystali na kávu, a navrhla zaměřit celou zprávu na příběhy od klientů a na to, jak interpretovali nový program.
Byl to průlom - ten, který bych nikdy neměl sám. Dárce to měl rád a dal mi do kontaktu se svým komunikačním oddělením, abych program ještě více propagoval. Jakmile jsem měl nápad, trvalo mi to týden, než jsem dokončil zprávu - stejně dlouho jsem se tím staral, než jsem se setkal s přítelem.
4. Zavřete smyčku
Víte, že uspokojivý pocit kontroly něco z vašeho seznamu úkolů? Není to jen dobrý pocit; je to důležitý způsob, jak naznačit, že jste dokončili úkol a nyní můžete přejít k něčemu jinému.
Ale než se pohnete kupředu, budete se chtít ujistit, že máte někde záznam o vašich dokončených úkolech, takže můžete sledovat, jestli - ahem - matky nejsou tak účinné jako vy. Když například dokončím návrh na udělení grantu, vždy vložím do svého kalendáře připomenutí, abych navázal s donorem do osmi týdnů. Do té doby se většina poskytovatelů financí rozhodne, a pokud tak neučiní, možná bude mít zájem dozvědět se něco více o organizaci. Stejně tak se váš šéf nemusí dostat zpět k vám o projektu po dobu několika týdnů, pokud jej necháte na něm, ale výzva po několika dnech ho může přimět, aby se podíval dříve.
Jsem pevně věřící v chytřejší práci, ne těžší. Moje práce je příliš důležitá pro mě a lidi, že moje organizace slouží k tomu, aby akceptovala cokoli jiného než nejlepšího. Ze zkušenosti však vím, že běh sám otrhaný prací 60 a více hodin týdně nakonec nikomu nepomůže. Efektivnější práce znamená lepší výsledky a víkend - co by mohlo být lepší než tohle?
