Všichni víme, že práce zahrnuje, dobře, práci. I když svou práci milujete, nemůže to být vždy snadné a vždy to nemůže být zábava.
Ale někdy chceme, aby naše práce byla trochu (nebo hodně) jednodušší. Chceme, aby naše práce byla prováděna rychleji, abychom se necítili přehnaní nebo ohromeni, a abychom měli více času na věci, které opravdu milujeme.
Dobrou zprávou je, že existují způsoby, jak toho dosáhnout (aniž by to byl úplný lupič). Podívejte se na naše oblíbené tipy a triky níže, abyste byli produktivnější, odstranili ze svého seznamu úkolů věci, které nemusíte dělat, a celkově učinili svou práci mnohem příjemnějším zážitkem.
1. Neplánujte dělat příliš mnoho
Zde je pro vás tajemství: Většina seznamů úkolů je příliš dlouhá, což vede k přepracování a stresu, když se to všechno nedělá. Místo toho předpokládejme, že můžete získat pouze jednu velkou věc, tři střední věci a pět malých věcí denně (méně, pokud máte mnoho schůzek). Vytvořili jsme šablonu, která vám pomůže naplánovat rozumnější seznam úkolů.
2. Zaměřte se na úkoly s vysokou odměnou
Zaměřte většinu své energie na ty úkoly, které povedou k největším výsledkům. Vypadáte, jako byste dělali mnohem víc, ale tajně s menším úsilím. Tomu se často říká získání nízko visících plodů - odměny, kterých lze dosáhnout s minimálním úsilím.
3. Práce ve sprintech
Znovu a znovu se říkalo, že tajemstvím toho, jak získat více práce za kratší dobu, je pracovat ve výbuchech a přestávkách mezi nimi. Intervaly, které si vyberete, budou záviset na vaší práci a preferencích, ale ať už jdete kamkoli, nastavíte časovač, udělejte maximum, abyste se na toto časové období soustředili, a pak se ve skutečnosti vstaňte a udělejte si přestávku. Během pracovních se budete cítit více pod napětím a nakonec budete mnohem efektivnější.
4. Dejte každý den téma
Udržují vás rozptýlení z toho, že se nemusíte soustředit na skutečné důležité věci? Použijte tajemství Jack Dorsey - spoluzakladatele Twitteru a generálního ředitele Square's - a zkuste každý den dát téma. Tímto způsobem, když se objeví rozptýlení, víte, že je buď vylátíte na jiný den, nebo, pokud musíte, rychle se s nimi vypořádat a vrátit se na trať.
5. Začněte nejobtížnějším úkolem
Tím, že dostanete nejtěžší věc na talíři z cesty první věc ráno, se zbytek dne bude cítit mnohem jednodušší ve srovnání. Plus, pak nebudete plýtvat mentální energií celý den přemýšlením o této náročné věci, kterou musíte udělat.
6. Sledujte svou energii
Každý má určité denní doby, kdy je víceméně produktivní. Pokud plánujete velké projekty během výpadků energie, ztěžujete svou práci na sobě. Místo toho zkuste zmapovat svůj ideální den na základě vaší úrovně energie.
7. Neboj se, když se cítíš k ničemu
Pravděpodobně jednou z nejtěžších věcí v práci je nutit sebe tvrdě pracovat, když se opravdu necítíte na vrcholu své hry. Takže, pokud nemáte čekající lhůtu a rozhodně nemůžete, odložte tento konkrétní úkol a udělejte něco, co více vyhovuje vaší mentální kapacitě. Spisovatelka Katie Douthwaiteová navrhuje, že je to skvělý čas, aby byly tyto nudné, monotónní úkoly vyřazeny.
8. Použijte šablony, kdykoli můžete
Proč vynalézat kolo pokaždé, když něco musíte udělat? Máte e-mail, který musíte psát často? Použijte šablonu. Potřebujete vytvořit prezentaci? Použijte šablonu. Přepracováváte svůj životopis? Použijte šablonu. Získáte obrázek.
9. Nastavení konzervovaných odpovědí
Ještě lépe, pokud používáte Gmail, nastavte tyto šablony jako předpřipravené odpovědi, takže ani nemusíte opustit doručenou poštu, abyste je mohli zaslat a odeslat.
10. Nastavte automatický text
Pokud na zprávy z telefonu často odpovídáte na cestách, usnadněte si to nastavením automatického textu. Například „rozteč“ by se mohla rozšířit tak, aby vyplnila rozteč výtahu - to znamená, že nemusíte pokaždé psát celou věc na vaší malé klávesnici. Přečtěte si další informace o nastavení.
11. Nebo vůbec nepište
K snadnější a rychlejší reakci na zprávy můžete také použít funkci hovoru a textu v telefonu. Expert na produktivitu Alex Cavoulacos zde vysvětluje, jak ji využívá ke svému prospěchu.
12. Zkraťte své e-maily
Budeme se divoce hádat, že odpovědi na e-maily zabírají spoustu vašeho času a energie. Co kdybyste si to sami usnadnili stanovením limitu, jak dlouho může být každá odpověď? Je zřejmé, že některé zprávy musí být nutně delší než jiné, ale vyzvěte se, abyste je udržovali co nejdéle pět vět (nebo dokonce kratší!).
13. Jen se bavte
Dlouhé e-mailové řetězy vás dostaly dolů? Když konverzace začne být příliš spletitá, zvažte, zda by bylo jednodušší poskakovat do telefonu nebo uspořádat schůzku a promluvit. Někdy může 10minutová konverzace eliminovat hodiny e-mailových zpráv.
14. Odstraňte následné e-maily
Nic neztěžuje odpovídání na e-maily těžší, než vaše doručená pošta, neustále se doplňující e-maily od lidí, na které ještě nemáte šanci odpovědět. Nastavte si tedy automatickou odpověď, která lidem umožní vědět, že jste zprávu dostali, a včas na ni odpoví - doufejme, že dychtivé bobry odradí od neustálého zasílání e-mailů. Mohli byste dokonce zahrnout odpovědi na často kladené otázky, abyste mohli posluchači pomoci sami (a zabránit vám, abyste na ni vůbec odpovídali).
15. Využijte strategii OHIO
Kolikrát otevřete e-mail, přečtěte si jej a poté jej nechte v doručené poště, abyste se s ním vypořádali později? Nedělej to! Ve skutečnosti to zabírá více času a energie, abyste je mohli zpracovat vícekrát. Místo toho se řiďte strategií OHIO (zvládněte ji pouze jednou) a okamžitě se s ní vypořádejte, ať už je to odstraněním, odpovědí, vystřelením správné osobě, nebo u větších zpráv, které budou vyžadovat více času, analýzou do úkoly, které můžete vložit do svého seznamu úkolů.
16. Zbavte se co nejvíce rozhodnutí
Únava při rozhodování je skutečná - a vaše dny by mohly být ještě těžší. Abyste zabránili ovlivnění vaší práce, eliminujte co nejvíce rozhodnutí. To by mohlo znamenat nosit pracovní uniformu, takže nemusíte každý den vybírat oblečení, přinést stejnou věc na týden na oběd nebo uspořádat stálé setkání se svým šéfem, takže nemusíte vždy oslovovat a ptát se pro jednoho. Ať už je vaše rozhodnutí na autopilota cokoli, stačí.
17. Zastavte multitasking
Tento zvyk vás může přimět, abyste se cítili, jako byste dělali více, ale ve skutečnosti vás zpomaluje a ztěžuje práci, než je třeba. Snažte se tedy soustředit na jeden úkol, dokud není hotovo, a pak se přesuňte na další věc. Zjistíte, že vaše mysl je jasná a vaše práce je lepší (a snadnější).
18. Nechte sebe Cliffhangera
Nejtěžší část práce někdy začíná s něčím. Usnadněte si tak skočit do úkolu tím, že necháte útesu. To znamená, že pokud táhnete nohy, začínáte s projektem, jen začněte, udělejte trochu (i když to není vaše nejlepší práce) a nechte to nedokončené, abyste se vrátili do dalšího dne. Jakmile už máte kam skočit, bude to mnohem snazší.
19. Odstraňte něco ze svého seznamu úkolů
Vážně zvažte každou položku ve vašem seznamu úkolů, abyste zjistili, zda existuje něco, co ve skutečnosti není důležité. To platí zejména pro věci, které se stále dostávají na zadní hořák. Stojí za to se zeptat: „Pokud jsem to tolik odkládal, je to opravdu nutné?“
20. Něco řekněte „ne“
Kromě odstranění něčeho z vaší desky, zvažte, že řeknete „ne“ trochu častěji novým dotazům. Samozřejmě to nemůžete udělat celou dobu, abyste se prostě dostali z práce, ale pokud máte pocit, že jste ohromeni, nebo dostanete dotaz na něco, co se netýká práce (jako je například informační rozhovor s přítelovým dítětem), sejte to a řekněte „ne“ Zde je několik návrhů, jak to pěkně říct svému šéfovi a přátelům.
21. Neustále se schází otázky
V případě, že jste to ještě neslyšeli, schůzky se mohou snadno stát obrovskou ztrátou času. Pokaždé, když naplánujete schůzku - i opakující se -, měli byste se opravdu ptát, zda se to vůbec musí stát, zda na ni čekáte příliš mnoho času, nebo zda se musíte účastnit. Pokud máte pocit, že odpověď na některou z těchto otázek je „ne“, zvažte úpravu (nebo se poraďte se svým šéfem, abyste se ujistili, že svůj čas využíváte co nejefektivněji).
22. Máte seznam „To-Don't“
Chcete-li si pomoci říci „ne“ a omezit únavu při rozhodování, založte seznam „ne-ne“ - seznam věcí, na které byste nikdy neměli ztrácet čas. Podívejte se na tyto nápady, abyste mohli začít.
23. Delegujte část své práce
Děláte úkol, který opravdu děláte, opravdu se bojíte, nebo že máte pocit, že už není součástí popisu vaší práce? Zvažte, zda by stálo za to ji delegovat na juniorského zaměstnance, nebo, pokud se opravdu topíte, zda je čas přivést internistu nebo novou přímou zprávu. Zde je několik pokynů, jak zjistit, kdy je delegace správnou cestou.
24. Nebo Crowdsource It!
Spisovatelka Jennifer Dziura navrhuje crowdsourcing jako způsob, jak „udělat menší úsilí pro sebe a zároveň učinit klienty a uživatele šťastnějšími.“ V podstatě spolupracuje s klientem nebo uživatelem na tvorbě návrhů, prezentací a podobně. Chcete-li se dozvědět více o tom, jak může hrát ve vašem každodenním pracovním životě, podívejte se na její článek.
25. Proveďte pracovní swap
Máte úkol, který se obáváte, nebo si opravdu nejste jisti, jak to zvládnout? Zeptejte se kolegy ve svém oddělení, pokud se chce zaměnit! V zásadě jí posíláte jeden z vašich nejméně oblíbených úkolů a ona vám pošle jednu z jejích nejoblíbenějších. Nebudete se muset přetahovat něčím, čeho jste se obávali, ale práce bude hotová - potenciálně ještě lepší, než byste mohli udělat sami; někdo, kdo se nepřidělil o úkol, by mohl rychle vidět něco, co jste nemohli.
26. Vyhněte se perfekcionismu (s výjimkou případů, kdy se to opravdu týká)
Vyvíjení tlaku na sebe, aby byla vaše práce dokonalá, vás nejen zdůrazňuje, může to také zpomalit a způsobit odkládání dokončovacích věcí, protože máte strach, že nemají pravdu. V některých případech (velká zpráva na konci roku u vašeho šéfa, kopie, která jde do světa), je tento druh pozornosti k detailům kritický. Ale v jiných (odeslání e-mailu kolegovi, získání prvního návrhu prezentace vašemu týmu), soustředění na perfekcionismus ztěžuje váš život, než je třeba.
27. Hledejte způsoby, jak zjednodušit procesy
Existuje úkol, který vás vždy donekonečna dokončí? Něco, co cítíte, je mnohem těžší, než by mělo být, nebo něco, co zabírá příliš mnoho času? Spíše než jen projíždět to znovu a znovu, podívejte se, jestli existují nějaké způsoby, jak zefektivnit tyto procesy. Možná mluví s jinými společnostmi, aby zjistili, zda našli snadnější způsob. Možná je to koordinace s ostatními odděleními, abychom zjistili, zda vám mohou ušetřit čas nebo úsilí. (Například existuje něco, co by vás inženýrský tým mohl rychle postavit a ušetřit tak spoustu času?)
28. Najměte si virtuálního asistenta pro malé věci
Všichni máme ty podivné věci, které nám zabírají hodiny, ale snadno by je mohl udělat někdo jiný. Pokud ve společnosti nemáte někoho, kdo by je mohl delegovat, zvažte pronájem virtuálního asistenta, který vám pomůže. Mohou dělat cokoli od plánování cestovních plánů až po ověření vašich zpráv až po zdlouhavé návrhové práce na vaší příští prezentaci - téměř cokoli, čeho se dáte začít a opravdu nemusíte dělat sami. Podívejte se na radu odborníka na účinnost Marissy Brassfieldové, aby zjistila, zda je něco, co stojí za outsourcing.
29. Získejte vše super organizované
Vaše soubory. Složky vašeho počítače. Horní část vašeho stolu. Vaše doručená pošta. Udělejte si čas a organizujte se tak, aby nalezení věcí, které potřebujete, nebylo nikdy překážkou pro zahájení úkolu. A hej, to vše se dá udělat za pouhých 30 minut!
30. Nedovolte, aby vás vaši kolegové přerušili
Vaši spolupracovníci pravděpodobně myslí dobře, ale jejich neustálý tok aktualizací okamžitých zpráv, rychlé dotazy týkající se nejnovějšího projektu nebo chit-chat o jejich víkendech mohou vážně zmást váš tok zaměření, což znesnadňuje obtížné úkoly. . Nastavte systémy, které upozorní vaše kancelářské kolegy, když se nacházíte v zóně - ať už se jedná o nerušenou zprávu ve vašem chatu, nebo o obrovská sluchátka, která znamenají, že se nebudete obtěžovat - a komunikujte je jasně.
31. Vezměte si nap
Uvidíme, jestli se můžete během odpoledního propadnutí vplížit do zdřímnutí. Dokonce i 20–30 minut zavírání očí vám může poskytnout více energie, než by mohla káva, zlepšit vaši náladu, zlepšit vaše analytické a učební schopnosti a zbavit stresu - zbytek dne tak bude mnohem jednodušší a příjemnější. Zavřete tedy dveře, vplížte se do svého auta nebo udělejte vše, co je v mém případě, abyste se rychle dostali do spánku.
