Minulý měsíc jsem nabídl tři tipy pro lepší řízení projektů, včetně toho, jak správně delegovat, jak vytěžit maximum z nástrojů a jak svůj projekt uzavřít smysluplným způsobem. Ale řízení projektů představuje tolik jedinečných výzev, s rozsáhlou oblastí výzkumu, který neustále přináší nové přístupy a perspektivy, takže jsem nemohl pomoci, ale pokračoval s některými dalšími radami.
Tyto tipy se zaměřují na proaktivní správu několika věcí, které na vás mohou proniknout a vykolejit váš úspěch. Někdy to vypadá, že se v každém rohu číhají malí démoni selhání a čekají, až vám dá dobrou „gotchu!“ Zde je návod, jak řízení rizik, řízení změn a správa rozsahu zlepší vaše šance na úspěch.
1. Věnujte zvýšenou pozornost svým rizikům
Riziko je hrozba, která se ještě musí uskutečnit, a první věc, kterou můžete udělat, abyste jí zabránili, je prostě vědět, že existuje. Pokud vyvíjíte novou aplikaci, kterou mohou zákazníci použít k placení svých účtů, mohou se rizika pohybovat od menších nebo průměrných (člen týmu je přeřazen, takže vás bude mít málo zaměstnanců) až po hlavní (změny v pravidlech pro mobilní platby vyžadují, abyste používat úplně jinou technologii). Nemůžete zabránit tomu, aby se stalo každé riziko, ale komplexní a promyšlený popis jakéhokoli možného rizika vám může pomoci zvládnout tuto možnost.
Během fáze plánování vašeho projektu vytvořte protokol rizik, kde můžete sledovat všechna rizika, která by mohla představovat výzvu pro vaši časovou osu, rozpočet nebo celkovou schopnost dokončit projekt. Existuje mnoho různých šablon dostupných online, ale většina z nich navrhuje zahrnout popis rizika, datum, kdy bylo vzneseno, pravděpodobnost, že k němu dojde, a závažnost následků, pokud se tak stane. Ke každému riziku by měl být přidělen vlastník, který by jej monitoroval, a co je nejdůležitější, smysluplný soubor akcí, které lze podniknout, aby se snížila pravděpodobnost výskytu tohoto rizika (pokud existuje). Například riziko, že by server mohl selhat a způsobit ztrátu dat lidí, může být nízká pravděpodobnost, ale vysoká závažnost, splněné plánem zmírnění instalace záložního serveru. I když je pravděpodobnost nízká, dopad by byl tak velký, že by včasné a bezpečné kroky k vyúčtování její možnosti stálo za to náklady a úsilí.
Pamatujte, že by to měl být živý, dýchací dokument a nová rizika by měla být zohledňována a sledována, jakmile se objeví v průběhu projektu.
2. Položte základy pro změnu
Projektový management nutně znamená, že nějakým způsobem narušujete současný stav. A není žádným tajemstvím, že mnoho lidí shledává změnu, dobře, obtížně řečeno. V bílé knize pro Institut projektového řízení konzultant Marge Combe diskutuje o konceptu připravenosti na změnu, protože kapitál - lidský i jiný - je organizace připravena se věnovat změně a psychologická ochota lidí, jejichž spolupráce je nutná implementovat změnu. Pokud si nemůžete dovolit provést změnu, nebo pokud jsou všichni vaši zaměstnanci postaveni venku se známkami protestu, zjevně nejste v pozici, abyste se mohli pohnout kupředu.
Co tedy můžete udělat, abyste položili základy změny, ať už velké nebo malé? Hmatatelné aspekty řízení změn se zabývají o něco snadněji. Pokud je zřejmé, že nemáte peníze, vybavení ani technologickou kapacitu, abyste mohli vykonat práci, musíte se okamžitě obrátit na tyto věci.
Je to kulturní a psychologická práce, která vyžaduje pečlivější provedení. Pokud jsou zaměstnanci nebo zákazníci vůči změně odolní, udělejte si čas, abyste pochopili proč. Možná existuje nedorozumění, které můžete objasnit, nebo velká chyba se svým plánem, kterou jste nezvažovali. Tým administrativních pracovníků by mohl chechtat o přechodu ze zpracování papírových formulářů na elektronické formuláře. Spíše než za předpokladu, že tým je odolný vůči změnám, diskuse s nimi o jejich výhradách by mohla odhalit, že elektronický systém nemá způsob, jak zvládnout výjimky, které nakonec povedou k dezorganizaci a dvěma samostatným procesům. Porozumění pohledu zaměstnanců, kteří by tento den a den využívali, může pomoci zajistit, aby změna sloužila celé organizaci.
Organizace s lidmi, kteří jsou otevřeni změnám a kteří chápe změnu a její výhody pro ně, mnohem častěji uvidí, že ke změně dochází hladce, než u těch, které udržují své lidi ve tmě.
3. Představte si Scope Creep jako svého nepřítele
Rozsah dotvarování - když parametry vašeho projektu postupně překonají původní hranice, které jste stanovili - je častým přesmykačem projektů. A to z velké části proto, že se často zdá, že má smysl rozšířit svůj původní rozsah. Můžete se ocitnout, jak vám plácnou čelo v okamžiku „proč jsem o tom nepřemýšlel“, nebo že vás zúčastněná strana přesvědčila, že zvláštní zvon nebo píšťalka každý den ušetří pracovníkům hodiny.
Zpravidla se těmto požadavkům nevyrovná - opakuji, ne -.
Samozřejmě se někdy mění požadavky a dnes může být snazší změnit hru, než se vrátit, když je vše řečeno a hotovo. Tyto dodatky se však často sčítají a přinášejí vás přímo do nešťastného vesmíru nadměrného rozpočtu a mimo plán.
Nejlepší způsob, jak zabránit dotvarování rozsahu, je věnovat více času a energie předem požadavkům na shromažďování, vyčerpávajícím rozhovorům s odborníky na předmět a kladení správných otázek, abyste se ujistili, že vám nic nechybí. A v nevyhnutelném případě, že to uděláte, pečlivě zvažte náklady a přínosy změny svého rozsahu. Pokud je to nutné, uschovejte si průběžný seznam vylepšení druhé fáze, které můžete vrátit, jakmile bude původní projekt mimo zemi.
Tolik toho, jak dosáhnout požadovaných výsledků na časové ose, které potřebujete, lze vysledovat zpět k tomu, aby byl proaktivní. Trénujte sami, abyste cítili problém dříve, než k němu dojde, a abyste pocítili přetahování rozsahu, než vám pošle červí díru rozptýlení. Nebudete myslet na všechno, ale prozíravost poráží zpětný pohled každý den.
