Před několika týdny jsme s přítelem diskutovali o naší sdílené opovržení kvůli schůzkám a ona řekla: „Jen se cítím, jako bychom pořád opakovali stejnou konverzaci. Když se to neudělá správně, mohou to být takové hořáky času. “
Nemohl jsem víc souhlasit. Na předchozích úlohách, kdy se v mé schránce objevila pozvánka na kalendář, jsem často vydával hlasitý povzdech (což je vždy skvělé v otevřeném kancelářském prostředí). Pak jsem strávil drahocenný čas zkoušením přijít na to, jak se tomu vyhnout.
Neříkám, že všechna setkání jsou bezcenné. Některé jsou naprosto nezbytné, ruce dolů. A někdy jsou to jediný způsob, jak věci udělat. Ale také se domnívám, že existuje prostor pro nás, abychom byli neuvěřitelně efektivnější tím, že si položíme tyto tři otázky před každou z nich.
1. Kdo musí být tady?
Tip: Pravděpodobně ne tolik lidí, kolik si myslíte. Je klíčové být si vědom toho, kdo tam chcete být, takže si můžete zaručit, že je pro všechny strany co nejproduktivnější a nejvýznamnější. Nikdo by neměl nechat přemýšlet: „No, to byla obrovská ztráta mého času.“
Protože ten pocit není dobrý pro jednotlivce, skupinu nebo společnost. Představte si veškerou práci, kterou by bylo možné udělat, kdybyste měli v místnosti pouze čtyři místo 10. Pro 60 minutový časový úsek je to dalších šest hodin, které můžete strávit prací.
Řekněme například, že jste brainstorming o novém logu firmy. Grafik tam má zajistit, že chápe vizi. Ředitel značky je tam, aby se ujistil, že dodržuje pokyny společnosti. Ale potřebujete tam HR manažera, protože na každé pracovní místo umístí logo? Ani náhodou. Jakmile bude dokončena, můžete ji požádat, aby vyměnila staré za nové. Prozatím ji nechte být - má práci!
Pokud nejste organizátorem, měli byste posoudit, zda je vaše přítomnost nezbytná. Někdy vás spolupracovníci zvou jednoduše proto, že si myslí, že tam chcete být. Ale můžete odmítnout, pokud si myslíte, že je to vhodné (tj. Pokud nemáte představu o tom, co byste přispěli, nebo pokud jste prostě zaneprázdněni).
V takovýchto situacích říkám něco jako: „Ahoj. Myslím, že to zvládne sama. Jestli ale existuje konkrétní důvod, proč byste chtěli, abych byl přítomen, dejte mi vědět! “
A pak si vezměte tu volnou hodinu a vraťte se zpět k broušení.
2. Jaké jsou cíle?
Co přesně se snažíte dosáhnout? Stanovení cílů je zásadní. Může vás udržet v úloze a pomůže utvářet celou konverzaci. V opačném případě můžete sedět 45 minut, jak Leonard pořád hučí písničku s tematikou Titanic . (Dostává mě pokaždé také. Nikdy nepouštěj, Jacku!)
„Efektivní agenda stanoví jasná očekávání toho, co se musí vyskytnout před schůzkou a během ní, “ vysvětluje Roger Schwarz, autor inteligentních vůdců, chytřejších týmů: Jak se vy a váš tým neotřesíte, abyste dosáhli výsledků.
„Pomáhá členům týmu připravit se, rozvrhnout čas moudře, rychle dostane všechny na stejné téma a identifikuje, kdy je diskuse kompletní. Pokud se během schůzky vyskytnou problémy, dobře navržená agenda zvyšuje schopnost týmu účinně a rychle je řešit, “říká Schwarz.
Možná chcete, aby všichni poskytovali aktualizace stavu projektů s nejvyšší prioritou. Nebo se dnes musíte rozhodnout, který správce účtu bude přidělen obrovskému novému klientovi.
Zjistit svůj cíl a dostat se tam. (A také je užitečné, pokud své plány sdílíte se zbytkem účastníků, aby věděli, co mohou očekávat, a pokud něco potřebují udělat předem.)
A tady je tip: Pokud nemůžete odpovědět přesně na důvod splnění, pak prosím, pro lásku ke všem věcem čokoláda, zrušte ji .
3. Co musím připravit?
Můj bývalý kolega blokoval čas, aby se připravil na setkání s jinými lidmi, a vždycky bych se divil, proč. A pak jsem se zúčastnil banda, kde jsem buď úplně zapomněl na to, o čem jsme diskutovali naposledy, a musel jsem udělat rekapitulaci, nebo jsem (trapně) nedokončil akci. Ve všech těchto případech jsme nakonec museli věnovat více času plánům.
Abyste se ujistili, že k tomu nedojde, musíte se připravit. Možná si prohlíží poznámky z minulého týdne, takže je ve vaší mysli svěží. Nebo možná vytvoří seznam řečových bodů a odpovědí, které potřebujete. Ať je to cokoli, udělejte si čas na to. Vyplatí se to velký čas.
Jako příklad dohlížím na program vzájemného vzdělávání svého oddělení a usilovně pracuji na jeho revizi. Za dva týdny budu mít svého nadřízeného k projednání mých návrhů se svým nadřízeným. Shromažďuji zpětnou vazbu od studentů a shromažďuji své myšlenky a dalším krokem je vykreslení struktury a časové osy na papíře.
Pokud se k ní přiblížím s prázdnou rukou, pravděpodobně strávíme jen čas odskočením myšlenek od sebe, což nemusí být samo o sobě špatné , ale také mi nepomůže posunout se kupředu.
Slibuji vám - ráda pracuji s lidmi. Ale jedním z mých hlavních mazlíčků je neefektivnost, zvláště když je snadné zabránit. Pokud váš rozvrh vypadá příliš naplno, nebo pokud se při každém setkání setkáte s flashbacky, které čekají na zvonění na střední škole, může být čas udělat krok zpět a začít se ptát na tyto otázky.
A hej - pokud máte více podobných otázek, které si položíte sami, dejte mi vědět, co jsou na Twitteru!
