E-mail, stejně jako jakákoli forma komunikace, je osobní věc. To, jak kontrolujete, spravujete a odesíláte vše od jednorázových lodí po elektronické střely, je často směsí preferencí a zvyků.
Jak již bylo řečeno, existuje několik pravidel, která bychom měli dodržovat, abychom mohli co nejlépe využít naši e-mailovou komunikaci, naši produktivitu a čas. Čtěte dále o třech častých chybách v doručené poště, o tom, jak vás v práci bolí a jak provést změnu k lepší správě e-mailů.
Chyba č. 1: Ponechání e-mailů ve složce Doručená pošta
Začnu tím nejkontroverznějším: všechny vaše e-maily ponecháte v doručené poště. Vím, že si myslíte, že je to stejné, ať už necháte e-maily ve své doručené po tom, co jste se s nimi vypořádali, nebo ne, ale váš mozek prosí o odlišnost. Studie z Princetonova neurologického ústavu z roku 2011 zjistila, že „když je vaše prostředí nepřehledné, chaos omezuje vaši schopnost soustředit se.“ To platí také pro vaše virtuální prostředí; čím více e-mailů uvidíte - i těch, na kterých už nezáleží - tím více času stráví váš mozek podvědomě přemýšlením o nich.
Výzkum naznačuje, že snížení nepořádku ve složce doručené pošty způsobí, že budete méně rozptýleni, produktivnější a lépe zpracováte informace. Pokud to není dobrý důvod pro shazování těchto 3 679 starých e-mailů v doručené poště, nevím, co to je.
Jak provést změnu
Začněte používat doručenou poštu pouze pro novou poštu. Pokud jste s e-mailem skončili, měl by být archivován, archivován nebo odstraněn (viz níže, kde použít). E-mail, který potřebujete, můžete kdykoli vyhledat.
Chyba č. 2: Odstranění, kdy byste měli být archivováni nebo podáni (a naopak)
Takže nyní, když používáte doručenou poštu pouze pro novou poštu (hurá!), Otázka zní: Co byste měli dělat se všemi e-maily, s nimiž jste hotovi?
Možnosti jsou a) smazat nebo b) soubor v příslušné složce (nebo archivu pro uživatele Gmailu). Mnoho lidí udělalo chybu, že příliš zatočilo do extrémů: buď odstranilo všechny zprávy, nebo si je všechny ponechalo. Pravda je, že zdravá rovnováha je tím nejlepším řešením. Shromažďování e-mailů, které nebudete potřebovat, přispívá k kvótě úložiště ve vašem e-mailovém účtu a ztěžuje nalezení e-mailů, které jste chtěli uchovat při jejich hledání. A přehnané? Můžete skončit jako můj přítel, který odstranil e-mail s potvrzením letu a téměř zmeškal jeho let.
Jak provést změnu
Až budete hotovi s e-mailem, věnujte dvě sekundy přemýšlení, zda byste k němu v budoucnu měli mít znovu přístup. Pokud ne: Čas na smazání. Pokud ano: Archivujte nebo odešlete!
Chyba č. 3: Používání doručené pošty jako seznamu úkolů
Pro lidi, kteří nemají rádi seznamy úkolů, je snadným řešením (nebo si to myslí) použití své doručené pošty jako jednoho. Nyní, pokud jde o standardní úkoly související s e-mailem, jako je „Odpovědět na e-mail Jerry o časech schůzek“, myslím, že tito lidé jsou mrtví. Tyto úkoly by neměly být vůbec na seznamu úkolů, měly by být zodpovězeny pouze jako součást běžného podnikání.
Ale pro skutečné úkoly, jako je „Vytvořit nabídku pro nového klienta“ nebo „Zaplatit nájemné v kanceláři“, důrazně doporučujeme najít systém úkolů, který vám vyhovuje, a držet se ho. Proč? Protože pokud chcete získat nejdůležitější úkoly každý den, musíte mít možnost upřednostnit a zaměřit svůj seznam úkolů. Používání doručené pošty jako seznamu úkolů vám dává čas do rukou ostatních lidí. S každým novým e-mailem přichází nový úkol, ať se vám líbí nebo ne. Ale muset vědomě přidat úkol do svého seznamu úkolů je šance zjistit, zda byste to měli dělat právě teď, místo jiné práce.
Stále nejste přesvědčeni? Jill Duffy, Leo Babauta a Jesse Garner to také dokládají.
Jak provést změnu
Projděte si doručenou poštu a vytáhněte všechny potřebné akce. Pokud to byla jediná věc, která tuto e-mailovou schránku vyplatila, archivovala, archivovala nebo smazala. A OK, pokud opravdu trváte na používání doručené pošty jako seznamu úkolů, zkuste aplikaci Mailbox, aplikaci, která vám pomůže převést e-maily na úkoly a dostat je z doručené pošty.
