Jako někdo, kdo řídí velkou organizaci s desítkami virtuálních zaměstnanců, jsem viděl svůj spravedlivý podíl e-mailů. A stejně jako u všech ostatních věcí v životě, některé zprávy jsou lepší než jiné.
Ve světě e-mailové korespondence je „ugh“ pravděpodobně poslední věcí, kterou chcete, aby váš šéf řekl při čtení zprávy. Jaké typy zpráv byste se tedy měli vyhnout odesílání a jak je můžete vylepšit? Níže jsou uvedeny tři příklady.
1. Nepotřebné následné e-maily
Následné e-maily přicházejí ve všech tvarech a formách, takže co je zbytečné? Pokud vás všechny vaše zprávy požádají, aby vám váš e-mail zaslal e-mail, stane se to nepříjemnější než důležitá korespondence.
Mnoho lidí posílá tyto e-maily z paranoie, že udělali něco špatně nebo něco zmeškali, ale mohu vám říci z pohledu šéfa, že je přitěžující dostávat několik následných e-mailů, když mi někdo nedal šanci dýchat.
Jeden příklad: Kdysi jsem měl zaměstnance, který by panikařil, kdybych neodpověděl na její e-maily do hodiny, myslel jsem si, že to znamená, že udělala něco špatného (když jsem se ve skutečnosti prostě nedostala na její e-mail). Dokážu si představit jeden konkrétní případ, když jsem se vrátil z dlouhého dne domů, abych našel šest (ano, šest !) E-mailů od ní s dotazem, zda jsem obdržel její zprávu.
Yikes.
Co místo toho odeslat
Zatímco většina lidí by neměla být tak paranoidní, že za den pošle šest následných e-mailů, i jeden špatně načasovaný následný e-mail může vašeho šéfa otrávit.
Pokud se s obsahem vašeho e-mailu nemusíte zabývat dnes (v tom případě byste s vámi šéfe měli mluvit osobně namísto odesílání e-mailů), navrhuji počkat nejméně 24 hodin a poté odeslat, co rád zavolám „faux follow“ -up “.
Znamená to zaslání následných opatření („Jen zkontrolujeme, zda jste obdrželi čtvrtletní zprávy, které jsem vám poslal před dvěma dny“), ale uvedete také některé další informace, ať už se jedná o nadcházející prezentaci nebo o aktualizace aktuálního projektu („Ach, právě jsme dostali poslední čísla na účet X a tržby vzrostly o 30%!“). To vám umožní tajně požádat svého šéfa o aktualizaci a zároveň mu poskytnout nějaké informace, které přidají nějakou hodnotu, takže se budete cítit méně, jako kdybyste ho právě obtěžovali.
2. E-maily s novými nápady
Naprosto miluji nadšené členy týmu, ale něco, co se trochu ohromí, je, když mi zaměstnanci pošlou všechny své nové nápady - v samostatných e-mailech. Jednou jsem obdržel 10 různých e-mailů po dobu 24 hodin, protože někdo v marketingovém týmu narazil na inspiraci a stále mi posílal nové nápady.
Přestože bylo vyzkoušet tolik nových věcí, bylo to úžasné, bylo také velmi matoucí zkoušet vše katalogizovat a sledovat každý e-mail a nápad, který přicházel. I když přichází jen jeden e-mail s novými nápady nebo koncepty, je to tak snadné ztratit to v černé díře, která je moje doručená pošta.
Co místo toho odeslat
Nejprve bych doporučil čekat na vhodnější čas, než se objeví nápady. V případě zaměstnance marketingového týmu bych čekal na setkání Google Hangoutu, které jsme naplánovali na následující týden, než to všechno uvedu.
Pokud si nejste jisti, kdy je ten pravý čas - nebo je z nějakého důvodu jedinou možností e-mail - doporučuji vám e-mailem odeslat e-mailem, že máte nějaké nové nápady a chtěli byste vědět, jaký je nejlepší způsob sdílení oni by byli. Pokud by mě o to můj zaměstnanec požádal, řekl bych jí, aby mi poslala jeden e-mail s dokumentem Word naplněným vším, co chtěla. To by bylo mnohem jednodušší a snadno uložit pro později. Váš šéf vám může navrhnout rychlé volání, aby si s nimi promluvil, nebo požádat, abyste si nápady nashromáždili a poté je e-mailem poslali hromadně v určitý den v týdnu.
3. E-maily, kde je váš šéf CCed bez důvodu
Každý odborník by byl naštvaný tím, že je CCed na e-mailové nitě, které ve skutečnosti nejsou součástí: Prostě to jen přispívá k rostoucí hromadě e-mailů, a vy nakonec ztrácíte čas čtením něčeho, co pravděpodobně nepotřebujete.
Z pohledu zaměstnance to chápu: Chcete se ujistit, že váš šéf ví, že děláte svou práci, a že se snažíte udržet komunikaci otevřenou. Ale většinu času to vše opravdu zalepuje doručenou poštu vašeho šéfa.
Co místo toho odeslat
Pokud váš šéf rozhodně nemusí být ve smyčce, vytáhněte jej z linky CC a po ukončení interakce pošlete velmi krátké shrnutí relevantních informací, které se objevily během konverzace („FYI, společnost Y bude uvedený v tomto příběhu dne Z) “). Udržuje váš manažer informovaný o tom, co se děje, aniž by ho neustále udržoval ve smyčce, když zjistíte podrobnosti. Jeden e-mail rozhodně převyšuje 42!
Celkově lze říci, že název hry s e-mailem šéfovi je zefektivnění vašich zpráv a větší výběr toho, co odešlete. Může to znít kontraintuitivně, ale pokud dostávám méně e-mailů od zaměstnance, ale všechny mají smysl, pravděpodobně si myslím, že člověk dělá lepší práci než někdo, koho neustále slyším.
