25 Základní pravidla pro etiketu e-mailu, kterou potřebujete znát - múza

E-mailem. Je to jak hlavní pohodlí, tak nepřetržité rozptýlení. Ale bez ohledu na to, jak se na to v současné době cítíte, jedna věc je jistá - je to nevyhnutelná nutnost. Šance, že to nemůžete zvládnout během pracovního dne, aniž byste složili jeden (v pořádku, pravděpodobně mnohem více než jeden) e-mail.

A pokud chcete být profesionálem a přesvědčit se o tom způsobem, který je jasný, efektivní a to neznamená, že vaši spolupracovníci chtějí položit hlavy na své stoly z čisté frustrace? No, existuje několik různých pravidel etikety, které budete chtít mít na paměti.

"Jo jo jo. Slyšel jsem to všechno milionkrát předtím, “pravděpodobně si myslíte. Ale navzdory tomu, kolikrát byly tyto body kladeny domů, jsem ochoten se vsadit, že jste se v minulém týdnu alespoň jednou za poslední týden dopustili společného e-mailového pasu - možná dokonce i den.

Netřeba dodávat, že si myslím, že bychom mohli občas použít opakovací zařízení. Zde je užitečný seznam, který vám pomůže popsat všechna ta pravidla týkající se e-mailové etikety, které přísaháte, přestože se vám nepodaří implementovat.

Základy

Když stavíte dům, začnete suterénem. Než se tedy pustíme do konkrétních částí vašeho e-mailu, podívejme se na základní informace.

I když ignorujete nebo zapomenete každou další část tohoto článku, alespoň se ujistěte, že jste zaškrtli tato políčka.

1. Pokud odesíláte z osobní adresy - například při žádosti o zaměstnání nebo při informačním pohovoru - zkontrolujte, zda je vaše adresa stále profesionální. Chcete udělat správný dojem a „[email protected]“ to nebude snižovat.

2. Pokud jste dostali rozzlobenou zprávu nebo se cítíte rozzlobení, odstupte na několik minut od počítače. Vypálení něčeho v žáru momentu povede pouze k problémům.

3. Zahrnujte přátelský pozdrav a zavírání. Díky tomu se celá vaše zpráva bude cítit mnohem úplnější, leštěnější a profesionálnější.

4. Zkorigovat. Dost toho řekl.

Načasování

Efektivní načasování je jednou z těch věcí, na které je příliš snadné zapomenout, když děláte maximum pro to, abyste se dostali do vaší doručené pošty.

Ale pokud jste někdy dostali okamžitou jednoslovnou odpověď na promyšlenou a zdlouhavou zprávu, nebo jste čekali týdny na odpověď, na kterou jste netrpělivě čekali, myslím, že budete souhlasit, že načasování si zaslouží trochu více pozornosti.

1. Obecně platí, že na e-maily odpovídejte, jakmile to budete realisticky schopni. Nechcete, aby lidé viseli.

2. Pokud si zpráva zaslouží trochu více času a přemýšlení, nevystřelte napůl zadek, okamžitou odpověď, abyste ji dostali z vaší desky. Místo toho odpovězte a potvrďte, že jste ji obdrželi - a upozorněte odesílatele, že budete muset trochu času promyslet věci.

3. Skvělý tip, který vám pomůže udržet vaše odpovědi pod kontrolou? Spoluzakladatel Muse Alex Cavoulacos doporučuje, že čím rychleji budete reagovat, tím kratší by měla být vaše odpověď.

Příjemci

Zdánlivě nekonečné e-mailové řetězce. Spolupracovníci, kteří vás nadále hlásí do zpráv, které s vámi nemají vůbec nic společného. Ti spoluhráči, kteří zřejmě nemají ponětí, pro co je to praktické pole BCC.

Jsou to všechno věci, o kterých se pravděpodobně budete potýkat - alespoň když se jich ostatní dopustí. Ale podívejme se na tebe na minutu. Pokud jde o seznam příjemců, porušili jste některá z těchto pravidel etikety?

1. Při používání funkce „Odpovědět všem“ postupujte opatrně a používejte jej pouze v případě, že je třeba aktualizovat všechny uživatele v tomto vlákně. Byli jste varováni.

2. Nebojte se používat BCC, zejména v těch případech, kdy nechcete, aby byly všechny adresy nebo příjemci viditelné pro všechny.

3. Zde je užitečné pravidlo, které byste měli mít na paměti: Uvedení někoho v poli „To“ znamená, že očekáváte odpověď. Naproti tomu, pokud toho člověka CC spojíte, jednoduše ho necháte ve smyčce ve vaší zprávě ostatním.

4. Se vším tím, čím méně lidí můžete zahrnout do e-mailu, tím lépe. Příliš mnoho kuchařů v kuchyni povede pravděpodobně ke zmatku a zkříženým drátům.

Předmět

Na jakou první část vaší zprávy se lidé budou dívat? To je snadné: váš předmět.

Jak již víte, skvělá řada témat může pro váš e-mail jako celek zázraky. Špatný předmět? Řekněme, že to může inspirovat velké přitěžení mezi vašimi příjemci.

1. Udělejte svůj předmět konkrétní, spíše než abyste se spoléhali na vágní fráze, jako je „Checking In“. To umožňuje příjemcům okamžitě získat informace o vaší zprávě. Navíc to bude mnohem snazší najít, když to budete později potřebovat.

2. Drž to krátce. I když chcete, aby to bylo konkrétní, neznamená to, že musí být samostatným odstavcem. Pokuste se držet méně než 10 slov - cokoli déle, než to může být jeho vlastní věta.

3. Nezáleží na tom, jak moc jste ve spěchu, úplně nevynechávejte pole předmětu. Nikdo ve svém doručené poště rád neviděl ten zlověstný „žádný předmět“.

Email tělo

Tady to je - maso a brambory vaší zprávy. Ostatní pole jsou důležitá, ale zde přesně ozřejmíte, proč kontaktujete dotyčnou osobu.

Ano, komunikace na pracovišti je stále více příležitostná. To však neznamená, že chcete, aby se vaše e-maily proměňovaly v neorganizované nepořádky. Nezapomeňte dodržovat tato pravidla etikety a vaše zprávy musí být vyleštěné a profesionální.

1. To je další místo, kde budete chtít být co nejjasnější a výstižní - pravděpodobně byste se měli jen domnívat, že zlaté pravidlo e-mailu. Koneckonců, když něco vysvětluje stránky textu, pravděpodobně to bude lepší udělat osobně nebo telefonicky.

2. Dodržujte všechna tradiční pravidla psaní, která jste se naučili ve škole. To znamená správnou strukturu vět, velká písmena, interpunkci a odolávání pokušení rozhazovat vaši zprávu pomocí emodži.

3. Zkontrolujte, zda vaše zpráva obsahuje jasné položky dotazu nebo akce. Ať už žádáte o názor spolupracovníka na něco nebo hledáte podrobnosti o části projektu, musíte mít solidní důvod pro zaslání e-mailem - a také musíte tento důvod výslovně uvést.

4. Pokud od příjemce není vyžadována žádná akce a vy jednoduše zasíláte e-mail k aktualizaci, objasněte to také. Lidé musí odejít od vaší poznámky vědět, co se od nich očekává.

5. V případě potřeby použijte odrážky nebo číslované seznamy. Všichni jsme zaneprázdněni a některé formátování usnadňuje procházení vaší zprávy a získávání nejdůležitějších informací.

6. Tučně důležité informace, aby vynikly, ale nepoužívejte všechny čepice, díky nimž bude vypadat, jako byste křičeli.

7. Použijte čitelné písmo a vyhněte se příliš mnoha různým barvám písma. Chcete, aby vaše zpráva byla co nejjednodušší na čtení.

Přílohy

Potřebujete k e-mailu něco připojit? Často se jedná o dodatečnou myšlenku a vy skončíte jen tím, že se pustíte do toho, co je potřeba, těsně předtím, než zasáhnete „poslat“.

Přílohy však nejsou divokým západem e-mailového světa. Ne, stále existuje několik pravidel etikety, které chcete zajistit.

1. Před připojením čehokoliv se ujistěte, že je to skutečně potřeba. Nemá smysl připojovat jednostránkový dokument Word obsahující dvě věty.

2. V případě pochybností připojte soubor jako PDF, abyste se nestali žádnými problémy s kompatibilitou.

3. Pokud potřebujete poslat velkou přílohu, ujistěte se, že jste „zip“ nebo komprimovali jako první.

4. Zvykněte si přiložit soubor před vypracováním textu e-mailu. Tímto způsobem se můžete vyhnout obávané zprávě „Promiňte, zapomněl jsem na přílohu!“.

Pokud se vám kroutí očima a tvrdíte, že jste to všechno předtím slyšeli, neobviňuji vás. Ale je pravděpodobné, že se vám tato často opakovaná pravidla pro etikety nedodržíte jednou za čas.

Zvažte tedy toto vaše přátelské připomenutí, abyste se vymanili z autopilota a věnujte větší pozornost vašim zprávám. Vaši spolupracovníci vám děkují.

Máte nějaká další pravidla nebo zvířátka pro přidání do seznamu? Dejte mi vědět na Twitteru!