Jak používat službu SharePoint

Zkoumali jsme, co je služba SharePoint, a teď se podíváme na několik běžných způsobů využití. SharePoint je platforma pro spolupráci s dalšími členy týmu. Jedná se často o firemní týmy, ale nemusejí být. Některé aplikace pro službu SharePoint, které se netýkají podnikání, zahrnují:

• Sportovní týmy mohou používat kalendář pro zveřejnění herního plánu a Knihovnu dokumentů pro držení herních videí.
• Knihové kluby by mohly zveřejňovat odkazy na knihu příštího týdne, zatímco psaní skupin by mohlo být předmětem podání a komentářů.
• Dobrovolnické skupiny, které plánují projekt obnovy, mohou vytvořit plán s úkoly a časovou osu.
• Sousedství, které provozuje prodej dvora, může zveřejňovat oznámení o nových účastnících, nebo seznam položek a cen ve sdíleném souboru aplikace Excel v knihovně dokumentů.

Samozřejmě, všechny výše uvedené jsou všechny možné s ostatními aplikacemi a službami, ale služba SharePoint přináší všechny dohromady na jediném místě s webovým rozhraním použitelným v systémech Windows, MacOS a Linux; K dispozici jsou také aplikace Android a iOS. Aplikace Microsoft Office navíc mohou uchopit soubory přímo ze služby SharePoint a stahovat a nahrát.

V následujících částech vytvoříme nový prostor služby SharePoint a poté projdeme kroky pro několik běžných funkcí: sdílení souborů, vytváření jednoduchých webových stránek a přidávání funkčních widgetů na tyto stránky.

Jak vytvořit web služby SharePoint

Před vlastním vytvořením vašeho webu budete potřebovat několik věcí:

• Zaprvé budete potřebovat přístup k účtu Office 365, ale ne pouze k žádnému účtu. Musí to být obchodní účet, protože služba SharePoint není zahrnuta v uživatelských účtech.
• Budete také muset být administrátorem k vytvoření stránky sami. Pokud nejste, vždy se můžete zeptat svého přátelského sousedství admin, aby si pro vás vytvořil jeden.

Vytvoření webu služby SharePoint je jednoduchá věc:

1. Přihlaste se ke službě Office 365 jako správce a vyberte SharePoint z nabídky aplikace vlevo nahoře.

   

2. V nabídce stránky vyberte položku + Vytvořit stránky tlačítko.

3. Vybrat Týmové stránky v následujícím dialogu. (Komunikační stránky jsou většinou jen pro publikování oznámení a dalšího obsahu.)

4. Zvolte počáteční návrh vašeho webu. To ho vyplní nějakým počátečním obsahem - nebojte se, můžete je později upravovat.

5. Uveďte podrobnosti o vašem webu, včetně jeho jména a popisu.

6. Vybrat Dokončit dokončete nastavení. Služba SharePoint bude pracovat na pozadí pro vytvoření webu, ale uvidíte jeho průběh.

   

Nyní, když máte prostor nastaven, budete mít k dispozici některé funkce přímo z krabice (zobrazené výše), včetně:

• Konverzace: Soukromé vývěsky pro vaši skupinu.
• Dokumenty: Zde můžete sdílet soubory. Ty budou mít prospěch z funkcí pro verifikaci a check-in / check-out, které jsme popsali při zavádění služby SharePoint.
• OneNote Notebook: Vaši spoluhráči mohou spolupracovat s tímto notebookem OneNote vytvářením a přidáváním na stránky.
• Stránky stránek: Umožňuje vytvořit vlastní webové stránky pro váš tým.

Sdílení souborů pomocí Knihovny dokumentů je stále velmi častým používáním stránek služby SharePoint. Podívejme se na to, jak to udělat.

Jak používat knihovny dokumentů SharePoint

Knihovny dokumentů obsahují složky a soubory a pracují podle očekávání. Chcete-li použít Knihovnu dokumentů:

1. Vybrat Dokumenty v levé navigaci.

2. Vybrat + Nové pro přidání nových položek, jako jsou složky nebo soubory Microsoft Office. Můžete také přetáhnout další soubory do aktuální složky knihovny; nemusí být soubory Office.

   

3. Vyberte soubor sady Office, který chcete otevřít v příslušné webové aplikaci. Výběrem souboru jiného než Office se provede jedna ze tří věcí:

   • Otevřete jej pro náhled, pokud je to web-přátelský formát jako obrázek nebo PDF;
   • Otevřete v příslušné aplikaci, pokud používáte systém Windows (který umí hovořit se službou SharePoint);
   • Stáhněte je do počítače, kde jej můžete otevřít příslušným programem.

4. Zatímco moderní webové aplikace vám umožňují editovat soubor s kolegou současně, stále máte možnost "vyzkoušet" soubor. Vyberte soubor (y) výběrem v levém sloupci zaškrtnutí a potom vyberte nabídku přetečení napravo. The Překontrolovat volba zabraňuje každému uložení nové verze souboru během práce na něm; ostatní uživatelé si mohou i nadále stáhnout kopii a pracovat na ní, ale nemohou vytvořit novou verzi, dokud ji neuložíte a znovu ji "zkontrolovat".

   

Jak vytvořit stránky stránek služby SharePoint

Stránky stránek služby SharePoint umožňují vytvářet webové stránky s textovými a grafickými informacemi. Hlavní rozdíl je, že pouze členové vašeho webu budou moci vidět je, když jsou přihlášeni, takže je to trochu soukromý intranet. Vytvoření nových stránek na serveru SharePoint:

1. Vybrat Stránky z levé navigace.

2. Z horní lišty nabídky vyberte možnost + Nové, potom vyberte mezi typy stránek:

   • Stránky Wiki jsou samozřejmé.
   • Stránky stránek jsou prázdné stránky, které můžete sestavit pouze z názvu.
   • Stránky webových stránek poskytněte některé předdefinované rozvržení, které vám umožní upustit od nejrůznějších gadgetů ve stylu palubní desky.

   

3. Jakmile bude stránka vytvořena, otevře se stránka a začne editovat. Můžete začít tím, že mu udělíte jméno. Další obsah přichází ve formě webových částí, které se dostaneme níže.

   

4. Vybrat Publikovat aby vaše změny byly k dispozici kolegům.

5. Vaše stránky jsou k dispozici v rámci Stránky v levé navigaci.

6. Existující stránky můžete prohlížet a poté vybrat Upravit v nabídce.

   

Jak přidat webové části do stránek SharePoint

Jednou z skvělých funkcí služby SharePoint jsou webové části, které můžete vložit do svých stránek. Dokonce i když chcete přidat jednoduchý text a grafiku, musíte ji nejprve přidat k webovému úložišti; tyto widgety mohou obsahovat věci, jako jsou kanály zpráv, adresář členů týmu nebo seznamy nedávné aktivity na webu. Pokud jste ve výše uvedených krocích vytvořili stránku, přidejte k ní webovou část následujícím postupem:

1. Vyberte stránku a poté ji vložte Upravit jak je popsáno výše.

2. Webové součásti můžete přidat na stránku v místech, kde je Plus (+) se zobrazí symbol. Zvolte toto tlačítko, když se zobrazí, a v místní nabídce se zobrazí seznam dostupných webových částí. Můžete procházet celý seznam nebo vyhledat podle klíčového slova.

   

3. Jakmile vyberete webovou část, bude do ní vložena stránka.

4. V tomto okamžiku budete muset nakonfigurovat webovou část. Pro něco, co je zobrazeno níže, vyberte níže Přidat obrázky pro výběr snímků, které chcete zobrazit.

   

5. Vybrat Publikovat aby vaše změny byly k dispozici kolegům.

Zatímco domovská stránka je vytvořena automaticky pro vás, je to stále stránka stejně jako každá jiná a můžete ji naplnit webovými součástmi do obsahu vašeho srdce.

Instalace a použití aplikace úloh

Věci začnou být opravdu zajímavé, když přidáte Aplikace na vaše stránky. Ty přesahují funkcionalitu webových částí a obsahují věci jako blogy nebo vlastní seznam, který je jako malá databáze. Podíváme se na aplikaci Úkoly, která vám umožní nastavit to-dos pro členy týmu, přiřadit je a sledovat jejich dokončení. Přidání úloh na server SharePoint:

1. Na domovské stránce webu vyberte položku + Nové a pak vyberte Aplikace.

2. Zobrazí se stránka s výběrem dostupných aplikací. Vyberte požadovanou položku.

   

3. Nyní se objeví v adresáři Obsah webu obrazovku, kterou můžete zobrazit výběrem v levé navigaci. Možná budete muset provést konfiguraci jako některé z webových částí, ale pomocí úkolů je vše připraveno, abyste mohli začít delegovat.

   

Služba SharePoint má mnohem více funkcí než ty, které jsou zde uvedeny. Použitím těchto stránek můžete vytvářet velmi funkční a spolupracující stránky pro přátele a kolegy.