Každý vždy hledá způsob, jak usnadnit práci. A není zde žádný nedostatek tipů, triků a hacků, které by měly pomoci s tímto cílem.
Ale ten, který pro mě pracuje každý den a den, je automatizace opakujících se úkolů. Myšlenka, jak to udělat, je, že vám ušetří vaši duševní energii pro projekty, které ve skutečnosti vyžadují hluboké myšlení a zaměření.
Pravděpodobně si myslíte, že to zní skvěle, ale jak to mám udělat?
Vše, co musíte udělat, je vytvořit cheat sheet.
Nejjednodušší a nejužitečnější list obsahuje položky, které běžně kopírujete a vkládáte. Nezáleží na tom, v jakém oboru jste. Pokud pro svou práci používáte počítač, pravděpodobně budete muset před dokončením úkolu pravidelně hledat několik věcí.
Pro mě je to několik různých řádků HTML kódu, které často potřebuji k nahrávání článků do Museu.
Na minulých pozicích jsem měl hned několik časově úsporných listů, které zachovávají zaostření: jeden pro tabulkové formáty Excel, druhý pro záhlaví poznámek a nejoblíbenější, dokument s telefonními čísly a pokyny pro přihlášení k počítači pro nové zaměstnanci. Místo toho , abych se znovu vypořádal s problémem vyhledání telefonního čísla finančního úřadu , mohl jsem se prostě obrátit na svého spolehlivého doc, zkopírovat a vložit, co jsem potřeboval, a poslat e-mail bez ztráty páry.
Jak přesně tedy začnete?
Krok 1: Poznamenejte si, co jste zjistili, že jste přepisovali nebo opakovaně hledali
Možná denně posíláte hodně stejných nebo podobně formulovaných e-mailů. Pokud pokaždé píšete od nuly, plýtváte cennou mozkovou energií (a časem). Jak vidíte ve výše uvedeném příkladu, mí přátelé se mě vždy ptají, jak se postavit do Museu - nyní mám rychlou reakci připravenou na cestu.
Váš „podváděcí list“ by se mohl skládat z několika e-mailových šablon připravených k opětovnému použití v závislosti na tom, kdo je příjemce. (A pokud používáte Gmail, určitě se podívejte do konzervovaných odpovědí - jedná se o měnič her.)
Krok 2: Vyberte způsob uložení vašich informací
Neexistuje jediný způsob, jak toho dosáhnout - použijte program, který vám dává největší smysl. To by mohlo znamenat dokument Word, dokument Google, záznam Poznámkového bloku nebo dokonce koncepty e-mailů uložených v anotované složce. Ať už si vyberete cokoli, důležité je, že na něj můžete snadno odkazovat.
Krok 3: Strávte 20 minut vyplněním dokumentu těmito položkami z prvního kroku
Ať už to je cokoli (e-maily, vzorce Excel nebo možná telefonní čísla), stojí za to trochu úsilí napsat tento dokument do jednoho dokumentu a poté jej snadno získat a znovu použít v budoucnu. Vím pro mě, bylo to obrovskou úlevu (a ušetřilo to asi hodiny), když jsem se jen podíval na poznámku na ploše, kterou jsem zkopíroval a vložil do Excelu, které jsem našel několikrát denně.
A pokud si to budete přát, můžete si tuto starou školu nechat. Vezměte mého starého administrativního pracovníka: Ona lemovala monitor různými barevnými poznámkami, které jí pomohly rychle se odkazovat na stavové kódy a zkratky, které denně potřebovala.
Ať už preferujete jakýkoli systém - poznámku v digitálním notebooku, dokument Wordu nebo dokonce poznámku - najděte něco, co vám vyhovuje. A i když vím, že někdy může být těžké zasáhnout pauzu na vašem seznamu bláznivých úkolů a pracovat na něčem, co je v tuto chvíli únavné, je to pracovní hack, který vám ušetří hodiny po celé délce. Můžete to udělat v době, kdy byste si vzali kávu po bloku.
Tak na co čekáš? Je to jedna z nejjednodušších věcí, které můžete udělat pro zvýšení své každodenní produktivity.
