Tady je něco skvělého o chytrých telefonech: Někdo vám pošle e-mail, a zatímco čekáte na lince nebo v tranzitu, můžete rychle zaslat rychlou odpověď a zkontrolovat ji ze svého seznamu.
A teď na něco, co není tak chytré na smartphonech: Umožňují vám okamžitě reagovat.
Nech mě to vysvětlit. Snižujete někdy příchozí zprávu a vypálíte rychlou reakci, když čekáte nebo jdete z místa na místo? (Přiznání: Poslal jsem e-maily, když jsem byl na běžícím pásu.)
Zdá se být vhodné, účelné - i ohleduplné - vrátit se k někomu ASAP. Pokud však vaše odpověď zruší všechny formality (a nejste na této úrovni), nebo ještě horší, neodpovídá na otázku jiné osoby; ve skutečnosti vás to nutí vypadat špatně.
Tady jsou tedy dva časy, kdy čekání na odeslání e-mailu bude mít mnohem lepší dojem.
1. Až budete požádáni o nové nápady
Váš nápad byl sestřelen. Pochopitelně se tam chcete dostat hned zpátky a ukázat, že máte v hlavě spoustu dalších skvělých myšlenek. Takže napíšete první, který vám přijde na mysl, a řeknete: „A co místo toho zkusíme x?“
Když však někdo požádá o nové myšlení, chce, abyste byli, dobře, ohleduplní. A možná, že myšlenka, která skočí do vaší mysli, bude stále vaším nejlepším uchazečem po skončení oběda, ukončení schůzky, do které se chystáte skočit, nebo spaní na ní. Ale nemusí to být - a pak byste museli sledovat vaše následné kroky, abyste tentokrát řekli, že jste si to opravdu promysleli.
Pokud to není naléhavé, dejte si čas na formulaci odpovědi. Poznamenejte si tuto počáteční myšlenku do konceptů, abyste ji neztratili, ale nechte se nad tím zamyslet, abyste si mohli vybrat nějaké možnosti.
Chcete okamžitě napsat zpět, abyste dokázali, že jste na vrcholu? Zašlete e-mail s potvrzením o tom, že se v daném časovém rámci dostanete do kontaktu s novými nápady (jako později v ten den, do 24 hodin nebo do konce týdne). Pokud druhá osoba požádá o nový přístup ASAP, zkuste řádek jako „Z horní části mé hlavy …“, který ukazuje, že je to rychlý návrh, nikoli plně rozvinuté hřiště.
2. Když je další e-mail opravdu dlouhý
Představte si toto: Píšete zdlouhavou zprávu dotýkající se několika citlivých nebo složitých bodů a někdo odpoví „Skvělé!“ Pouhých 30 sekund poté, co zasáhnete odeslání. Pravděpodobně by vás zajímalo, jestli ten druhý člověk skutečně četl, co jste napsali.
Ale když se role obrátí, můžete zapomenout na tento pocit a soustředit se na efektivní správu vaší doručené pošty. Takže se vám podaří zdlouhavý e-mail a protože na vás nic nevyskočí, napíšete zpět „Zní to dobře!“ A zaškrtnete jej ze svého seznamu.
A je to dobré - dokud si neuvědomíte, že souhlasíte s něčím, o čem jste dříve nediskutovali, ani k otázce o jednom z bodů.
Chcete-li se tomuto problému vyhnout a udělat lepší dojem, použijte jednu ze dvou následujících strategií. Pokud víte, že někdo chce naléhavě odpovědět, zkuste výše uvedený návrh - potvrďte příjem a sdílejte, když budete moci e-mail zkontrolovat podrobněji. Vypadá to takto: „Děkuji za zaslání. Jsem na schůzkách celé ráno, ale dnes se budu podrobněji zabývat později. “
Druhá strategie je nejlepší, když jste e-mail zkontrolovali, funguje to pro vás a vaším hlavním cílem je prokázat, že i když rychle odpovíte, opravdu jste si ji přečetli. V takovém případě uveďte jednu konkrétní věc - ať už jste s bodem jedna silně souhlasili, nebo oceňujete aktualizaci v bodě čtyři. A pokud nejste známí svými schopnostmi čtení v rychlosti, stále mu dejte alespoň pár minut.
Ano, zdržení se odpovědi na lepší dojem se zdá kontraintuitivní, protože včasnost je ctnost. Nakonec je však pro všechny zúčastněné snazší, pokud si uděláte čas na zaslání jednoho zamyšleného e-mailu, spíše než na rychlou odpověď, otázku, když si později e-mail přečtete v plném znění, a vysvětlení, jakmile na to budete přemýšlet. Přerušte si přestávku a dejte si čas na její zpracování - oh, a ověřte svou odpověď.
