Víte, že se musíte někomu vrátit co nejdříve, když pošle e-mail označený jako „naléhavý“. Můžete si představit, že druhá osoba zírala na jeho obrazovku, odpojila se nebo posedla obnovila svou doručenou poštu, protože na vás čeká na konečná čísla, schválení, postup, odpověď nebo další kroky.
Ale věděli jste, že to není jediný čas, kdy musíte upřednostnit odpisování? Je to pravda: Pokud necháte zprávu sedět několik dní v některém z následujících scénářů, riskujete, že vypadáte docela necitlivě nebo neprofesionálně.
Je to určitě tvrdá rovnováha, protože v každém případě také chcete říct správnou věc. Ale je důležité si udělat čas na odpověď.
1. Když jste předtím potrestali
Jste obeznámeni s trestáním e-mailu pro správu doručené pošty? Jak Muse spoluzakladatel a COO Alex Cavoulacos vysvětluje:
Zašlete krátký text „Děkuji za přemýšlení o mně - tento měsíc jsem zaúčtován, ale pokud se natáhnete, ráda bych vám pomohla.“ Mnoho lidí nikdy nebude sledovat vůbec nic - buď proto, že zapomněli, nebo proto, že již nepotřebují váš čas a radu - takže si můžete být jisti, že lidé, kteří ho sledují, jsou ti, kteří vaši pomoc nejvíce potřebují.
I když vám tato strategie ušetří odpověď na všechny lidi, kteří se nikdy nedostanou zpět, kompromis je v tom, že pokud někdo udělá, jak se zeptáte - čeká však dlouho a pak následuje - opravdu jí dlužíte poslat odpověď. Ona je uctivá tím, že vás kontaktuje později, a tak jí chcete ukázat stejnou zdvořilost.
Samozřejmě můžete být stále příliš zaneprázdněni, abyste pomohli (a to je v pořádku). Neměli byste však být příliš zaneprázdněni, abyste mohli poslat užitečnou odpověď - i když to dá krátkou odpověď, nasměruje ji na někoho jiného nebo poskytne odkaz na zdroj - a pokud možno do 24 hodin. Skládání skutečné odpovědi vás navíc ušetří od zahájení nekonečného e-mailového řetězce „Vrátím se k vám později“, což bude považováno za vedení druhé osoby.
2. Když jste říkal něco osobního
Pro mnoho lidí je obtížné sdílet osobní informace se svými spolupracovníky. Pokud tedy někdo udělá čas, aby se s vámi podělil o rozrušující zprávy prostřednictvím e-mailu, vždy se vyžaduje rychlé zpětné psaní.
Nemusí to být zdlouhavá odpověď, a je to v pořádku, pokud si nejste stoprocentně jisti, co máte na srdci. Téměř vždy můžete říci „Je mi líto, že vás slyším …“ Pak zamyslete, cokoli v akci v e-mailu bylo (a za předpokladu, že tam byl jeden, což obvykle bývá), s něčím, jako: „Udělejte si prosím čas …“ nebo "Když se vrátíš, můžeš se vrátit zpět."
A pokud se vyskytne časově citlivý problém, který vyžaduje, abyste požádali o něco hmatatelného, věnujte pár minut vymezení nejmenšího požadavku, než odpovíte.
Takto můžete například reagovat na spolupracovníka, který vám řekne, že kvůli úmrtí v rodině nebude moci dokončit prezentaci rady kvůli tomuto týdnu:
I když nemáte přesně ta správná slova - a nikdo to neví - odpověď rychle ukazuje, že vám záleží. Díky tomu se vaše obavy cítí opravdivější a je jasné, že jste neprohrabali minulost této zprávy ani ji nepřidali na seznam, jako byste to měli s jakoukoli jinou zprávou.
Ano, všichni bojujeme za dobrý boj, abychom dosáhli nulové schránky; a zcela chápu nutkání chtít odložit odpověď na jeden tvrdý e-mail, protože jste mohli odpovědět na 10 základních zpráv ve stejném množství času. Ale nestojí to za to, aby se někdo jiný cítil nedůležité - nebo riskoval vaši pověst ohleduplného člověka. Udělejte si čas na odpověď na zprávu v jedné z těchto kategorií: Nejste jediný, kdo bude rád, že jste to udělali.
