15 Pravidla chatování online se svými spolupracovníky - múza

Ah, Slack! Stále populárnější nástroj (spolu s HipChat a Google Chat) tvrdí, že zvyšuje spolupráci a snižuje e-mail v kancelářích. I když to může být pravda, může to být také hyper-rozptylující, nevhodný způsob komunikace, a já slyším a čtu stále víc a víc grumblings o tom, jak týmy nejsou tak efektivní, jak by měly být.

Věřím, že většina z těchto problémů je způsobena skutečností, že nový soubor sociálních norem ještě nebyl stanoven a internalizován, aby z těchto úžasných nových komunikačních nástrojů byl co nejlépe využit. Takže, v duchu mého e-mailu, telefonu a pravidel pro setkání, zde je 15 pravidel pro digitální komunikaci, kterými by se mělo žít:

Chatování otázky je snadné - ve skutečnosti příliš snadné. Než tak učiníte, ujistěte se, že nejste jen líní a vyhýbejte se hledání odpovědi pro sebe. Až příště budete chtít položit kolegovi „super rychlou otázku“, položte si tyto dvě otázky: Mohu to Google? Mohu to najít v naší interní jednotce nebo dokumentech?
Pokud je někdo offline nebo používá stav „Nerušit“, považujte to za zavřené dveře kanceláře. Posílejte svým kolegům zprávu pouze v případě, že se jedná o takový problém, za který byste se do jejich kanceláře dostali, protože to je vlastně to, co děláte. Když to ale nechcete být rušeni, objasněte to co nejčastěji odhlášením nebo povolením DND.
Nepotřebujete dnes odpověď? Pak byste měli vždy poslat e-mail místo chatu. Chat znamená: „Potřebuji to hned teď.“ Potřebujete odpověď dnes, ale také ji potřebujete, aby pokryla spoustu základů? Pokud by odpověď trvala déle než pět minut, měli byste se vždy rozhodnout pro e-mail. To dává svému kolegovi zdvořilostní rozhodnutí, kdy přerušit jeho práci při řešení vašeho problému.
Víš, že když řekneš „Máš minutu?“ (Nebo jakoukoli její variantu), opravdu říkáš: „Teď si hned vezmu čas.“ Protože odpověď, kterou téměř vždy dostaneš, je obvykle „Ano „Co se děje?“ a realita je taková, že ten člověk byl pravděpodobně uprostřed něčeho jiného. Místo toho zkuste: „Až budete mít minutu, ráda bych vás něco odrazila. Žádný spěch!"
Podobně jako u e-mailu a textů může být tón obtížně měřitelný prostřednictvím chatu. Takže vždy dávejte lidem výhodu pochybností a předpokládejte dobré úmysly. Myslíš, že jsou ostřílení nebo sarkastickí? Znovu si přečtěte zprávu s příjemným tónem a úsměvem jako kontrola střeva. Na druhou stranu, pokud se obáváte, že by vaše zpráva mohla být nesprávně interpretována, vhazujte GIF nebo emoji, abyste vyjasnili své záměry.
Stejně jako odpověď na celou společnost je nejhorší , zasílání chatu, které je relevantní pouze pro hrstku lidí, 50 spolupracovníkům, je nepříjemné. Takže, když debatujete o tom, kdo se do smyčky zapojit, nejprve nejprve smyčku.
Pokud se jedná o oznámení, na které chcete, aby se váš tým mohl vrátit zpět, použijte e-mail. Výjimkou je, pokud vaše společnost pravidelně používá připnuté chaty a každý ví, jak tuto funkci používat a kde hledat klíčové informace.
Používejte nástroje a doplňky k tomu, aby chat byl chytřejší. Otázka „Je každý volný na týmový oběd ve čtvrtek?“ Otevírá záplavu odpovědí a zpět a dopředu. Jednoduchý dotazovací plugin jako Simple Poll se o to dobře postará a sníží veškerý šum na jednu zprávu:

Vždy mějte nuanční nebo tvrdé rozhovory osobně. Nebo, pokud to není možné, udělejte to prostřednictvím telefonního rozhovoru nebo videochatu - to zahrnuje poskytnutí konstruktivní zpětné vazby, vyjednávání a revizi projektů.
Naučte se číst mezi řádky v konverzaci. Protože chatování tak nedbale usnadňuje vystoupení z tématu, stává se to hodně. (A je to v pořádku! Přestávky jsou dobré!) Ale pokud si všimnete, že ovládáte konverzaci nebo dodáváte 75% reakcí GIF, pravděpodobně to znamená, že to není nejlepší čas pro druhou osobu.
Nikdy nepředpokládejte, že někdo viděl vaši důležitou zprávu ve skupinovém chatu. Pokud chcete někoho (nebo každého) vidět, pošlete e-mail místo toho.
Pokud chatujete skupinu a pak se změní na konvoj typu jeden na jednoho, na který nemusí být celý kanál (nebo by neměl být), přemístit diskusi. I když to není důvěrné, je často nejlepší nechat tyto rozhovory od skupiny.
Pokud není kancelář v současné době v plamenech, zkuste někomu věnovat minutu a řekněte: „Ahoj, jak se máš?“, Než zahájíte konverzaci. Udělá to, co řeknete, mnohem plynuleji.
Pokud konverzace přímo nevyžaduje váš vstup, necítte se pod tlakem, aby vás vyzval, pokud jste zaneprázdněni. A ve stejné poznámce, pokud jste zaneprázdněni, neodvádějte pozornost sledováním každé jednotlivé konverzace.
Konečně, tento poslední není ve skutečnosti pravidlem, pouze připomínkou. I když se váš šéf nezúčastní náhodných, hloupých skupinových chatů, on nebo ona by ho stále mohli sledovat. A pokud se snažíte dokončit úkoly včas, nebude nadšený, když uvidíte, jak jste aktivní. Takže se bavte, buďte vděční, že pracujete pro společnost, která uznává dobrý GIF, ale také si svou práci udělejte.