Možnosti ověření dat aplikace Excel zahrnují vytvoření rozevíracího seznamu, který omezuje data, která mohou být zadána do konkrétní buňky, na přednastavený seznam položek.
Pokud do buňky přidáte rozevírací seznam, vedle něj se zobrazí šipka. Klepnutím na šipku se otevře seznam a umožní vám vybrat jednu z položek seznamu, která se dostanete do buňky.
Data použitá v seznamu mohou být umístěna:
- na stejném listu jako seznam
- na jiném listu ve stejném sešitu
- v jiném sešitu
Výukový program: Použití dat uložených v jiném sešitu
V tomto tutoriálu vytvoříme rozbalovací seznam pomocí seznamu položek umístěných v jiném sešitu.
Výhody použití seznamu položek umístěných v jiném sešitu zahrnují centralizaci dat seznamu, pokud je používána více uživateli a ochrana dat před náhodnou nebo úmyslnou změnou.
Poznámka: Pokud jsou data seznamu uložena v samostatném sešitu, musí být sešity otevřeny, aby byl seznam funkční.
Postupujte podle kroků uvedených níže v tématech tutoriálu, abyste vytvořili, používali a změnili rozevírací seznam podobný tomu, který je vidět na obrázku výše.
Tyto pokyny k výuce však neobsahují kroky formátování pracovních listů.
To neovlivní dokončení tutoriálu. Váš pracovní list bude vypadat jinak než příklad na straně 1, ale rozevírací seznam vám poskytne stejné výsledky.
Tutorial Témata
- Otevírání souborů a ukládání dat tutoriálu
- Vytvoření dvou pojmenovaných rozsahů
- Otevření dialogového okna Ověření dat
- Zadání zdroje dat a dokončení seznamu sestupných položek
- Změna položek seznamu
- Možnosti pro ochranu seznamu rozpadu
Zadání výukového data
Otevření dvou pracovních sešitů aplikace Excel
Jak bylo uvedeno, pro tento výukový program budou data pro rozevírací seznam umístěny v rozbalovacím seznamu v jiném sešitu.
Pro tento výukový kurz postupujte takto:
- Otevřete dva prázdné sešity aplikace Excel
- Uložte jeden sešit s názvem data-source.xlsx - tento sešit bude obsahovat údaje pro rozevírací seznam
- Uložte druhý sešit s názvem drop-down-list.xlsx - tento sešit bude obsahovat rozevírací seznam
- Nechte obě sešity otevřené po uložení.
Zadání výukového data
- Zadejte níže uvedená data do buněk A1 až A4 data-source.xlsx sešit, jak je vidět na obrázku výše.
-
A1 - Perník A2 - Lemon A3 - ovesné vločky A4 - Úlomek čokolády
- Uložte sešit a nechte jej otevřený
- Zadejte níže uvedená data do buněk B1 drop-down-list.xlsx pracovní sešit.
-
B1 - Typ cookie:
- Uložte sešit a nechte jej otevřený
- Rozbalovací seznam bude přidán do buňky C1 tohoto sešitu
Vytvoření dvou pojmenovaných rozsahů
Vytvoření dvou pojmenovaných rozsahů
Pojmenovaný rozsah umožňuje odkazovat na určitý rozsah buněk v sešitu aplikace Excel.
Pojmenované rozsahy mají mnoho použití v aplikaci Excel včetně jejich použití ve vzorcích a při vytváření grafů.
Ve všech případech se použije pojmenovaný rozsah namísto řady odkazů na buňky, které označují umístění dat v listu.
Při použití v rozevíracím seznamu umístěném v jiném sešitu je třeba použít dva pojmenované rozsahy.
- Jeden je vytvořen pro položky seznamu v sešitu, kde jsou data umístěna
- Druhá je vytvořena v sešitu, kde je umístěn rozbalovací seznam. Tento druhý pojmenovaný rozsah odkazuje na pojmenovaný rozsah v prvním sešitu
Tutorial Kroky
První pojmenovaný rozsah
- Vyberte buňky A1 - A4 z data-source.xlsx sešit, který je zvýrazní
- Klikněte na pole Název nad sloupcem A
- Do pole Název zadejte "Cookies" (bez uvozovek)
- zmáčkni ENTER na klávesnici
- Buňky A1 až A4 z data-source.xlsx sešit nyní má název rozsahu Cookies
- Uložte sešit
Druhý pojmenovaný rozsah
Tento druhý pojmenovaný rozsah nepoužívá odkazy na buňky drop-down-list.xlsx pracovní sešit.
Spíše to, jak bylo zmíněno, bude odkazovat na Cookies název rozsahu v data-source.xlsx pracovní sešit.
To je nutné, protože aplikace Excel nebude přijímat odkazy na buňky z jiného sešitu pro pojmenovaný rozsah. Bude to však s výjimkou jiného názvu oblasti.
Vytvoření druhého pojmenovaného rozsahu proto není provedeno pomocí příkazu Název pole ale pomocí Správce jmen možnost umístěná na Vzorce záložku pásku.
- V buňce klikněte na buňku C1 drop-down-list.xlsx pracovní sešit
- Klikněte na Vzorce> Správce jmen na pásu k otevření Správce jmen dialogové okno
- Klikněte na tlačítko Nový pro otevření Nové jméno dialogové okno
- V řádku Název: Data
- Ve sloupci Refers to line: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Klepnutím na tlačítko OK dokončete pojmenovaný rozsah a vraťte se do dialogového okna Správce názvů
- Klepnutím na tlačítko Zavřít zavřete dialogové okno Správce jmen
- Uložte sešit
Otevření dialogového okna Ověření dat
Otevření dialogového okna Ověření dat
Veškeré možnosti ověřování dat v aplikaci Excel včetně rozbalovacích seznamů se nastavují pomocí dialogového okna Ověření dat.
Kromě přidávání rozbalovacích seznamů do listu lze ověření dat v aplikaci Excel také použít k řízení nebo omezení typu dat, které lze zadat do konkrétních buněk v listu.
Tutorial Kroky
- Klikněte na buňku C1 drop-down-list.xlsx sešit, aby se jednalo o aktivní buňku - v tomto případě bude umístěn rozbalovací seznam
- Klikněte na tlačítko Data v nabídce pásku nad pracovním listem
- Klikněte na tlačítko Ověření dat ikonu na pásu klepnutím otevřete rozbalovací nabídku
- Klikněte na tlačítko Ověření dat v nabídce otevřete dialog Ověření dat
- Nechte dialogové okno otevřít pro další krok v tutoriálu
Použití seznamu pro ověření dat
Výběr seznamu pro ověření dat
Jak bylo zmíněno, existuje řada možností pro validaci dat v aplikaci Excel kromě rozbalovacího seznamu.
V tomto kroku vybereme Seznam jako typ ověření dat, který má být použit pro buňku D1 listu.
Tutorial Kroky
- Klikněte na Nastavení v dialogovém okně
- Klepněte na šipku dolů na konci Dovolit line otevřete rozbalovací nabídku
- Klikněte na Seznam vyberte rozbalovací seznam pro ověření dat v buňce C1 a aktivujte ji Zdroj v dialogovém okně
Zadání zdroje dat a dokončení seznamu sestupných položek
Vzhledem k tomu, že zdroj dat pro rozbalovací seznam je umístěn v jiném sešitu, zadá se druhý zadaný dříve vytvořený rozsah Zdroj v dialogovém okně.
Tutorial Kroky
- Klikněte na tlačítko Zdroj řádek
- Do zdrojového řádku zadejte "= Data" (bez uvozovek)
- Klikněte na tlačítko OK pro dokončení rozevíracího seznamu a zavření Ověření dat dialogové okno
- Malý šipka dolů ikonu umístěnou na pravé straně buňky C1
- Klepnutím na šipku dolů otevřete rozbalovací seznam obsahující čtyři jména souborů cookie zadaných do buněk A1 až A4 data-source.xlsx pracovní sešit
- Kliknutím na jedno z názvů byste tento název měli zadat do buňky C1
Změna seznamu skládání
Změna položek seznamu
Chcete-li aktualizovat rozbalovací seznam aktualizací změn v našich datech, může být nutné pravidelně měnit volby v seznamu.
Protože jsme použili a pojmenovaný rozsah jako zdroj pro naše položky seznamu spíše než skutečné názvy seznamu, změnou názvů souborů cookie v pojmenovaném rozsahu umístěných v buňkách A1 až A4 data-source.xlsx sešit okamžitě změní názvy v rozevíracím seznamu.
Pokud jsou data zadána přímo do dialogového okna, změna seznamu znamená vrátit se do dialogového okna a upravit zdrojový řádek.
V tomto kroku se změníme Citrón na Sušenka v rozevíracím seznamu změnou dat v buňce A2 daného rozsahu v souboru data-source.xlsx pracovní sešit.
Tutorial Kroky
- Klikněte na buňku A2 v poli data-source.xlsx sešit (Lemon), aby se stal aktivní buňkou
- Typ Sušenka do buňky A2 a stiskněte klávesu Enter na klávesnici
- Klepněte na šipku dolů pro rozevírací seznam v buňce C1 drop-down-list.xlsx sešit otevřete seznam
- Položka 2 v seznamu by měla být nyní přečtena Sušenka namísto Citrón
Možnosti pro ochranu seznamu rozpadu
Možnosti pro ochranu seznamu rozpadu
Vzhledem k tomu, že se naše data nacházejí na jiném pracovním listu z rozevíracího seznamu, dostupné možnosti k ochraně dat v seznamu zahrnují:
- Chraňte pracovní list, který zahrnuje blokování buněk A1 až A4 na listu 2
- Vyžaduje heslo pro úpravu sešitu
- Má sešit otevřený jako Pouze ke čtení
