Říkejte mi blázen, ale vždy jsem raději spal než kofein. Ale s nevyzpytatelnými harmonogramy a pevnými lhůtami není pro konzultanta snadný úkol strávit šest a více hodin spánku - stačí se zeptat kteréhokoli z mých dietních nápojů a kolegů závislých na kávě. Mezi náročnou prací a ještě náročnějším domácím životem jsem strávil spoustu času zkoušením různých hacků produktivity, abych vytlačil co nejvíce z každého dne.
Můj oblíbený nástroj, jak věci udělat? 10minutový časovač v mém telefonu.
Moje „pravidlo 10 minut“ je zcela jednoduché: Každý úkol na vašem seznamu úkolů by neměl trvat déle než 10 minut. Pokud to trvá déle než 10 minut, měli byste ji rozdělit na menší úkoly nebo ji delegovat na někoho jiného. Klíčem k tomuto pravidlu je jeho vynucení, což znamená, že časovač telefonu se nastaví tak, aby se zhasl u 10minutové značky. Úroveň rychlosti a zaměření, které to přináší vašemu dni, není ničím ohromujícím.
Když poprvé vyzvu své týmy, aby uvedly pravidlo 10 minut do praxe, obvykle jsem se setkal se skepticismem. Otázky jako: „To je bláznivé - mohu opravdu postavit tento velký Excel model v 10minutových krocích?“ A „Říkáte mi, že to děláte také ve svém domácím životě, že si užíváte 10minutové sprchy a děláte 10minutové cvičení? “Hojně. (Odpověď na obě tyto otázky je mimochodem „ano!“)
Chcete to vyzkoušet? Zde jsou tři tipy, jak pro vás pravidlo 10 minut pracovat.
1. Delegovat
Nejúčinnějším způsobem, jak najít více času ve vašem dni, je zdaleka outsourcing věcí na vašem seznamu úkolů, které někdo jiný může snadno udělat za 10 minut nebo méně. Mám například velmi úspěšného a ctihodného kolegu, který tvrdí, že jeho úspěchem je to, že „říká„ ano “všem, ale ve skutečnosti plní pouze úkoly, které dokáže jen nejlépe.“ Všechno ostatní deleguje.
Delegování není tak snadné, jak to zní. Může být obtížné opustit úkol, když se obáváte, že práce jiné osoby nebude tak dobrá jako vaše vlastní. Je užitečné si uvědomit, že „hotovo je lepší než perfektní“ a jediný způsob, jak se ve své kariéře posunete vpřed, je, pokud pustíte věci, které jste zvládli, a přijmete nové výzvy. Dalším posunem v myšlení, který mi pomohl, bylo uvědomit si, že delegování vytváří příležitosti pro ostatní. Nyní aktivně přemýšlím o tom, jaké úkoly a projekty mohu vytvořit pro svůj tým, které jim pomohou učit se, rozvíjet se a rozvíjet svou kariéru (což také pohodlně pomůže vyčistit můj talíř). (Zde je několik dalších tipů pro delegování.)
Jednou z výzev, s nimiž se setkávám nejvíce u lidí, kteří mají problémy s delegováním - zejména u osob na pozicích na základní úrovni - je to, že zapomínají, že mohou a měli by je delegovat. Pokud se cítíte nepříjemně, když žádáte nadřízeného nebo nadřízeného, aby něco udělal, zkuste toto: Začněte poukazem na to, co děláte, a umístěte své „požádání“ jako žádost o pomoc. Například, namísto „Potřebuji, abys zavolal týmovým vedoucím“, mohl bys říci „Pracuji na získávání údajů pro tuto analýzu - bylo by pro tebe možné mi pomoci tím, že zavoláš ostatním týmovým vedoucím?“
Jako manažer vám mohu říci, že se příliš často setkávám s prosbou svých týmů, aby něco delegovaly na mě, a mám to rád, když mi vytvářejí příležitosti, abych pomohl.
2. Najděte snadný 10minutový úkol
Zpočátku možná budete skeptičtí, ale jednoduše změnou způsobu, jakým své úkoly sestavujete, uvidíte, že téměř vše lze rozdělit na 10 minutové úkoly. Potřebujete prozkoumat nové téma? Začněte s 10 minutami v článcích o skenování zpráv Google, poté s 10 minutami zapisování všeho, co znáte, a několika nejdůležitějších otázek, na které musíte odpovídat, a poté s 10 minutami každého volajícího, abyste získali radu ohledně zodpovězení otevřených otázek (bonusové body, pokud byli jste dostatečně důvtipní, abyste si všimli, že telefonní hovor je formou delegace!).
Voilà! Právě jste vymačkali úkol, který by jinak mohl přetrvávat do hodin až 30 minut.
Tento přístup funguje také po hodinách. Mám kolegu, kterého desetiminutové pravidlo tak zaujalo a jak jí to pomohlo během pracovní doby, že se rozhodla zkusit to doma. Na několik rán vytáhla svůj časovač, aby si naplánovala předpracovanou rutinu, as 10minutovou sprchou, 10minutovou snídaní atd. Zjistila, že dokázala zkrátit svůj standardní čas „připravenosti“, obchodování místo toho pro vyhledávaný spánek. Nikdy si nemyslela, že je možné sprchovat se za 10 minut - dokud to nezkusila a neuvědomila si, že je to vlastně docela snadné!
3. Použijte tento časovač
Používání vašeho časovače je kritickou součástí pravidla, takže na to nezapomeňte. Jak každý v obchodním světě ví, „děláme to, co měříme.“
To platí také pro pravidlo 10 minut - musíte použít časovač nebo hodiny, abyste mohli sledovat, jak dlouho na věci utrácíte. Smartphony to usnadňují díky vestavěným časovačům, ale všechny hodiny s minutovou rukou to zvládnou. Ať už děláte cokoli, hádejte - protože pokud se vaše přibližně 10 minut vždy stane 20, maximalizujete svou produktivitu.
Někdy utratíte za úkol méně než 10 minut (více času zpět - yay!) A někdy ten alarm zazvoní a vy budete stále v telefonu (ne, nenavrhuji, že prostě zavěsíte) když se alarm vypne). Necítíte se špatně z běhu - jen si to poznamenejte pro příště.
Například, pokud má jeden spolupracovník tendenci se otřást, předzvěst příští konverzaci tím, že jí řekne, že máš 10 minut na brainstorming. Co když opravdu potřebujete více času? To je také v pořádku: Sledování stráveného času vám poskytne informace o tom, jak pracujete, takže příště si můžete naplánovat svůj den lépe.
10minutové pravidlo v akci
Jeden z mých nejoblíbenějších příkladů tohoto pravidla v akci nastal před několika lety, když tým, na kterém jsem pracoval, obdržel obávaný telefonický hovor od 4:00 od klienta, který přesměroval práci, kterou budeme prezentovat následující ráno. Ugh, tolik na relaxační večer!
Jednalo se o dvě velké práce, takže jsme rozdělili náš tým na čtyři na polovinu. Každý z našich dvou pod-týmů měl přepracovat přibližně stejný počet snímků aplikace PowerPoint, s podobným množstvím analýzy, takže by nám to mělo trvat přibližně stejné množství času na dokončení.
Řekl jsem svému spoluhráči, že opravdu chci dokončit do 18:00, abychom mohli jít na večeři, a on souhlasil, ale pochyboval o naší schopnosti to udělat. Takže jsme stránky zkompilovali, děleno dvěma hodinami zbývajícími za den, a zjistili jsme, že kdybychom mohli dosáhnout rychlosti 10 minut na stránku, měli bychom dostatek času na její dokončení - plus vyrovnávací paměť pro vše, co se ukázalo být obzvláště ošidný. Po opětovné aktivaci jsme stránky rozdělili, nastavili časovač a začali klikat. Abychom z toho udělali hru, drželi jsme na tabuli soupis toho, kolik stránek každý z nás vyplnil pod nebo nad 10minutovou značkou.
V šest hodin jsme byli hotoví - a cítili jsme se v tom opravdu dobře. Další tým, který nepoužil pravidlo 10 minut? Skončili kolem 9.
Výzva je na. Pro svůj další úkol dnes vytáhněte časovač a vyzkoušejte si to sami. Hodiny tikají!
