Mám intenzivní strach z přetrvávajících oznámení. Jistě, je to trochu ořechů, ale odmítám ponechat na telefonu jakoukoli červenou vlajku nedotčenou. To znamená, že okamžitě otevřu každé bankovní upozornění, které dostanu (i když vím, že nákup byl můj), každý e-mail, který dostanu (i když ho ve skutečnosti nečtu hned), a každý text, který vidím (i když nemám t reagovat hned).
Možná si myslíte, že kvůli tomu trávím každou sekundu svého dne nosem v telefonu, ale ne. Vlastně jsem zachránil spoustu potíží a úzkosti důsledným odstraňováním oznámení a dosahováním nulové schránky. Tehdy jste nejen otevřeli, smazali a odpověděli na každý e-mail, ale také jste jej z nějaké doručené pošty odstranili.
Mluvil jsem s několika lidmi, se kterými spolupracuji o tom, proč nechávají tolik zpráv nepřečtených, přetrvávající ve svých doručených, a dostal jsem několik velmi rozumných logických odpovědí: „Připomíná mi to, abych na ně odpověděl, “ „Používám je jako své - Seznam pro dnešek, “„ Neustále je otevírám, pokud vím, že je chci přečíst, ale teď nemám čas, “„ Je snazší je najít, “„ Je to spam, nemám číst to. “
Ale také jsem se jich zeptal, jestli se budou cítit lépe, pokud nebudou mít žádné zbylé e-maily, nebo jestli je to zdůraznilo, aby viděli tak vysoký počet oznámení vedle své doručené pošty, a většina z nich řekla ano oběma. Protože i když máte, co si myslíte, že je blázen-důkaz systém, mentálně, ten pocit neúplnosti, chybějící něco, nechat lidi čekat, bude stále na vás nag.
Nejlepší možností je tedy vše otevřít a odstranit z doručené pošty.
Zní to pro vás nemožné? Myslíš si, že jsi příliš hluboký kolen, než aby ses dostal tam, kde jsem? Držte si klobouky, protože se chystám vyhodit vaši mysl - a vaši doručenou poštu - do pěti jednoduchých kroků.
Krok 1: Najděte svůj čas
Nejdříve si zjistěte, kolik času budete potřebovat, abyste toho dosáhli. Závisí to také na tom, kolik e-mailů máte v doručené poště - čím větší číslo, tím déle bude trvat.
Pokud chcete, aby to bylo jednorázové řešení, musíte zablokovat dobrý kus času. Ujistěte se, že to dobře zapadá do vašeho rozvrhu - nesnažte se to dělat, když jste zdůrazněni, přetíženi nebo ve špatné náladě, protože v té době trhliny propadnou věci jako důležité reakce.
A naopak, pokud to chcete řešit jeden krok za druhým - jeden den zrušit odběr všech nevyžádaných, další den vytvářet složky atd. - ujistěte se, že blokujete také čas v plánu každý den. Fyzickým umístěním do kalendáře nebo seznamu úkolů se cítíte (více) povinni jej dokončit.
A stejně jako poznámka, nula doručené pošty nikdy nebude jednorázovou věcí (ale o tom později).
Krok 2: Zhodnoťte svou doručenou poštu
Dále se pojďme dobře a dlouho podívat na to, s čím pracujeme. Stačí se podívat - ještě se nedotýkejte, neodstraňujte ani neklikejte na nic. Procházejte pouze předmětové linie, přijatá data a odesílatele a berte na vědomí trendy:
- Jaké druhy e-mailů dostáváte pravidelně? Je většina z nich zpravodajů? Nevyžádaná pošta? Zprávy od vašeho šéfa, rodiny nebo přátel? Řetězová písmena?
- Jaké jsou předmětové linie? Jsou konkrétní? Poskytují vám snadno informace o obsahu?
- Z jakého data pocházejí? Před několika měsíci? Pochází většina z nich od jednoho dne v týdnu?
- Kdo ti posílá e-mail? Šance jsou dobrý kus z nich pocházejí jen z několika lidí nebo účtů.
Toto cvičení vám pomůže nejen zjistit nejlepší přístup k zodpovězení, organizaci a kondenzaci vaší doručené pošty, ale také vás upozorní na vaše typické zvyky. Pokud máte sklon uchovávat zprávy několik měsíců, aniž byste je zkontrolovali, je to problém prokrastinace. Pokud máte více nevyžádaných e-mailů než pracovních, jedná se o prioritní problém. Pokud dostáváte příliš mnoho stejných lidí, jedná se o komunikační problém. A pokud dostáváte hromadnou část, řekněme pondělí, je to problém s plánováním. A věřte mi, že všechny jsou snadno opravitelné.
Posouvat se…
Krok 3: Odhlásit a spam
První věc, kterou budeme fyzicky dělat, je začít mazat a odhlásit se ze všech spamů. Budete překvapeni, jak moc se tento nepořádek vymaže sám, a to ještě předtím, než začnete řešit důležité věci.
Zde jsou druhy, které s největší pravděpodobností získáte:
- E-maily od lidí, na které vždy reagujete
- E-maily od lidí, na které někdy reagujete
- E-maily od lidí, na které nikdy neodpovíte
- Zpravodaje a předplatné (ve skutečnosti se přihlásíte k odběru)
- Upozornění na sociální média
- Nevyžádané / spam / PR zprávy / neidentifikovaní odesílatelé
Posledními třemi kategoriemi jsou to, s čím se budeme nejprve zabývat, hromada „nepracujících“ nebo „pro zábavu“.
Informační bulletiny a předplatné
Toto jsou nejdůležitější zprávy „nevyžádané“ pošty, protože je pravděpodobné, že jste se k nim v určitém okamžiku přihlásili z legitimního důvodu. Může to být obchod, který milujete a dostáváte kupóny, zpravodajský sbor, vědecký časopis, produktové kolo.
Než začnu hrát špatného policajta a řeknu, že se toho všeho zbavím - což, upřímně, není hrozný nápad, pokud chcete nový začátek - pojďme všechno do perspektivy a vymyslet, co ve skutečnosti používáte. Pro každou z nich si položte tyto tři otázky:
- Jak často je otevíráte?
- Pokud je otevřete, jak často je čtete?
- Pokud je čtete, jak často je používáte? (ať už se jedná o vytištění, odeslání příteli, odkazování na vaši práci, uložení a pozdější přečtení)
Pokud nemůžete na tyto otázky odpovědět, odhlásit se a smazat. Pokud se vám nedaří číslo tři, odhlásit a odstranit. Pokud si nepamatujete, jak jste je začali přijímat, odhlásit se a smazat. Pokud je neotevřete dostatečně často, můžete se odhlásit a smazat. Pokud jste na plotě - v pořádku -Unroll.me je aplikace, která vám pomůže třídit tu obrovskou hromadu předplatného, takže nemusíte dělat práci sami.
Buďte laskaví, ale buďte k sobě upřímní. Opravdu si budete pamatovat, že tento kupón použijete dříve, než vyprší jeho platnost? Opravdu se někdy vrátíš a přečte si ten článek? Opravdu se zajímáte o XYZ? Pokud to není nadšené „Ano!“, Ušetřte si později bolest hlavy a přerušte kabel.
Upozornění na sociální média
To představuje všechny e-maily, které dostanete z Twitteru, Facebooku, Instagramu, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo. Pokud si myslíte, že se to týká, hodte to také do hromady. Někteří z nich pravděpodobně říkají něco jako „Jesse komentoval váš příspěvek“ nebo „Máte 25 nových sledujících“, zatímco jiní jsou propagační, bezpečnostní kontroly nebo informační bulletiny.
Z důvodu nulové složky doručené pošty jen řeknu, že byste se měli pokusit udržet svůj účet a sociální média co nejednotnější. Protože kromě upozornění na doručenou poštu budete pravděpodobně také v rohu aplikace dostávat telefonické oznámení a jasně červené číslo - což nakonec způsobí, že to bude zbytečné.
Takže vaším dalším úkolem je přejít na každý účet sociálních médií, který máte, klikněte na „Nastavení“ a vypněte všechna e-mailová upozornění. Poté klikněte na poslední, který vám platforma poslala, a klikněte na „odhlásit se“, abyste se ujistili, že jste také mimo jejich seznam.
Krása tohoto je, že to není trvalé rozhodnutí - vždy se můžete vrátit a změnit nastavení. Ale umístil bych velké peníze, aby vám nic neuniklo.
Haraburdí
Spousta nevyžádaných věcí jsme si dali na sebe, ať už je to proto, že rozdáváme naše informace do náhodných obchodů, nebo uvádíme naši adresu na našich sociálních médiích, nebo reagujeme na cizince. Takže moje největší rada pro vás je vždy být opatrný v tom, jak rozdáváte svůj e-mail a komu.
Ale některé z nich je nevyhnutelné, a to je to, co byste měli smazat bez otevření. A pro lidi, kteří vám stále posílají věci, se ujistěte, že je nahlásíte jako spam, než je smažete, aby se už znovu nezobrazovaly.
Krok 4: Organizace
Jakmile jste zvládli většinu chmýří - a teprve poté, co jste chmýří zvládli - je čas se dostat k masitým věcem - nebo do prvních tří kategorií, které jsem uvedl výše.
Teď vám nebudu říkat, jak organizovat vaši doručenou poštu - neexistuje dokonalý systém, ideální strategie nebo metoda „každý úspěšný člověk to dělá“. Jste strážcem vaší pošty, a tak si zasloužíte zařídit ji podle svých představ. Ale uvedu několik přístupů, které můžete použít:
Použití štítků a složek
Toto je možnost pro lidi, jako jsem já, kteří odmítají používat aplikace, když to dokážou sami. Nejprve určete pro každý e-mail, pokud musíte odpovědět okamžitě, pokud potřebujete odpovědět později, nebo pokud nemusíte odpovídat vůbec (k této zprávě řeknu, otevřete ji, přečtěte si ji a buď soubor nebo jej smažte hned ve stejnou chvíli).
Poté rozhodněte o svém akčním plánu. Pokud potřebujete odpovědět brzy, ale nyní nemáte čas, označte ji hvězdičkou nebo ji vložte do složky označené „Need to response“ a do svého seznamu úkolů vložte poznámku, abyste se v této složce mohli vrátit zpět.
Pokud potřebujete čekat déle - možná proto, že pracujete na něčem souvisejícím - pošlete krátkou odpověď a dejte odesílateli vědět, že jste zprávu viděli a za X dní se k němu vrátíte. Poté ji uložte do jiné složky označené „Probíhá“.
Při pojmenovávání složek se ujistěte, že jste konkrétní a že jsou snadno rozpoznatelné. Není nic horšího, než zapomenout, kam vložíte své bankovní výpisy nebo informace o pojištění, protože složka byla označena „Různé“.
Nejdůležitějším trikem při otevírání každé zprávy na místě je zavedení dalšího záložního systému. Jistě, používání složek je udržuje v pořádku, ale protože jsou již otevřeny, není zde žádná varovná značka, která by je zkontrolovala. Opřete se tedy o seznam úkolů, online kalendář nebo o připomínky telefonu, abyste se ujistili, že sledujete, kdy něco dostanete a kdy se potřebujete někomu vrátit.
Používání aplikací
Pokud pro vás první přístup nefunguje, vždy existují aplikace! A mám spoustu na vás vyzkoušet.
V Gmailu vyzkoušejte Inbox by Google, skvělý nástroj, který vám pomůže rychle vyhledat fotografie nebo události, třídit zprávy do kategorií a dokonce synchronizovat s kalendářem. Boomerang, rozšíření Gmailu, vám také umožňuje naplánovat odesílání e-mailů později a odesílat aktualizace, když vy nebo někdo musí odpovědět, takže je nikdy nebudete muset nechat neotevřené.
Mezi další skvělé organizační aplikace patří Sortd, který vytváří užitečné seznamy, Organizátor, který automaticky třídí vaše zprávy, a CloudMagic, který vám umožňuje odložit položky, abyste se k nim později vrátili.
Chcete-li, aby se vaše doručená pošta každodenně bavila, vyzkoušejte hru E-mail, která vám časem vynaloží úsilí a odmění vás pozitivní zpětnou vazbou. A pro vášnivé mobilní uživatele vyzkoušejte Boxer, váš dokonalý nástroj pro efektivní odpovídání a třídění a na cestách.
Krok 5: Vytvořte systém pro budoucnost
Gratulujeme! (Doufejme, že jste prošli každým e-mailem, odstranili jej nebo tříděli a dosáhli jste tohoto krásného čísla nula).
Ale práce tady nekončí - nyní musíte přijít s metodou, jak to udržet. Zde jsou dvě věci, které doporučuji, aby vaše doručená pošta byla na stálém základě:
Promluvte si s vaší sítí
Když jste ve druhém kroku analyzovali svou doručenou poštu, byli tam někteří lidé, kteří se zasekli? Ať už je to proto, že vám odesílají nejvíce zpráv, nebo protože mají typický čas nebo den, s vámi komunikují?
Tito přesní lidé vám mohou pomoci udržovat nulovou poštu (kdo by si myslel?). Jakmile zjistíte, co systém pro vás funguje, rozhodněte se, jak chcete dostávat e-maily, a informujte svou síť.
Například můj šéf hledá podle předmětu, aby našel e-maily, které potřebuje, takže se vždy ujistím, že jí v řádku předmětu poskytl dostatek informací, takže je lze snadno najít. Podobně posíláme mnoho naléhavých aktualizací sem a tam. Spíše než reagovat, jak přicházejí, jsme nastavili systém, který bude odesílat pouze určité typy aktualizací v určitých dnech. Teď vím přesně, jaké druhy zpráv očekávat a kdy.
Otevřená komunikace není jen klíčem k organizovanému a ohleduplnému pracovnímu postupu, ale jeho nedostatek může také přispět k vaší bláznivé doručené poště. Posaďte se tedy se svým šéfem a kolegy a dejte jim vědět, jak vám lépe poslat věci - a zeptejte se jich, na co také dávají přednost!
Budou také chvíle, kdy dostáváte spoustu e-mailů o věcech, o kterých byste mohli snadno mluvit osobně. Pokud k tomu dojde často, namísto komunikace online naplánujte týdenní schůzky, aby prozkoumaly všechny tyto informace.
Naplánujte čas e-mailu do vašeho dne
Přestože ve vaší doručené poště jsou stovky a tisíce nepřečtených e-mailů, vsadím se, že byste svůj účet kontrolovali každý den, ne-li za hodinu. Proč se tak rychle vymkne kontrole?
Myslím, že to aktivně nekontrolujete. Pravděpodobně to obnovíte, přejděte dolů a uvidíte, kdo co poslal, a pak zavřete před otevřením nebo opravdu čte cokoli.
Pojďme změnit tento zvyk - začněte odkládat stranou 15 minut na začátku a na konci každého dne (nebo krátkých okamžiků každých pár hodin), projděte a otevřete každou jedinou věc, která přichází. Udělejte to prioritou jako každý jiný úkol. A po chvíli budete moci otevírat, číst, mazat, ukládat a označovat všechny druhy e-mailů, které obdržíte během několika sekund.
Poslední věc, kterou doporučím, je oddělit pracovní a osobní účty. Čím více je budete mixovat, tím je pravděpodobnější, že ve svém pracovním účtu vytvoříte nepřečtený spam a důležité zprávy se ztratí v osobním účtu.
Všiml jsem si, když jsem se podíval na hromadu účtů mých kolegů, že jejich práce jsou mnohem organizovanější, protože pochopitelně berou svou kariéru vážně. Ale váš osobní život si zaslouží tolik lásky. Pokud tedy nejste v doručené nule, dejte mu čas a energii, které musí být stejně čisté. Protože věřím, že uklizený život je ve všech oblastech šťastnější a méně stresující.
Fungovalo to pro vás? Máte nějaké další tipy, jak hackovat doručenou poštu nula? Tweet mě!
