Když přemýšlím o jarním úklidu, přemýšlím o svém šatníku - a o tom, jak moc to opravdu musím projít: abych vyčistil věci, které jsem nenosil celou sezónu, najdi dobrého, mimo cestu místo pro věci, které nenosím velmi často, a všechny ostatní organizujte do nějakého systému, který dává smysl.
Ale budu upřímný: Pokud se chci zabývat oblastí mého života, která je největší nepořádek, měl bych opravdu vyčistit svůj e-mail.
Zní povědomě? Myslím, že ano. Tento rok jsem tedy přišel s několika tipy, jak vyčistit svůj šatník - a jak je použít ve vaší doručené poště.
1. Vymažte co je vzadu
Pokud jde o e-maily, novější vždy získají pozornost. Takže pokud se chystáte na jaro čistit, nejlepší místo, kde začít, je vaše nejstarší nepřečtené zprávy. I když odpovíte pouze na tři nejstarší e-maily, budete mít pocit, že jste udělali nějaký pokrok, protože to jsou ty, které shromažďovaly prach (a opravdu je třeba na ně odpovědět nebo je archivovat).
2. Declutter, a vyhodit některé věci ven
Stejně jako u svého šatníku budete spokojeni se svou doručenou poštou, pokud drží jen to, co potřebujete. Studie skutečně ukazují, že snížení množství denního e-mailu, které dostanete, bude mít skutečný dopad na vaši správu času a úroveň stresu.
Takže si vezměte tyto první týdny na jaře jako výmluva, abyste vyjasnili, co již nepotřebujete. Informační bulletiny, které jste ve skutečnosti nikdy nečetli, oznámení ze stránek sociálních médií, na která se ani nedíváte, seznamy e-mailů, které pro vás již nejsou užitečné - to vše je férová hra.
Nejste si jisti, jak začít identifikovat tyto nepořádky v doručené poště? Zkuste to:
- Vyhledejte „odhlásit se“ k povrchovým zpravodajům, ze kterých se můžete odhlásit.
- Podívejte se do koše, zda neobsahuje e-maily, které jsou stále nepřečtené. Pokud jste ji smazali, aniž byste se na to dívali - je pravděpodobné, že ji vůbec nepotřebujete.
- Vyhledejte „od: no-response“ a objevte automatizované e-maily od společností (preferuji e-maily od skutečných lidí).
Při každém kroku se můžete odhlásit ze všeho, co ve skutečnosti nečtete ani nepotřebujete.
3. Nepotřebujete denně? Dejte to jinde
Jakmile se rozhodnete, na které zpravodaje a seznamy, na kterých chcete rozhodně zůstat, zvažte vytvoření konkrétních složek (nebo toho, čemu říkám „tematické složky doručené pošty“), kam se automaticky ukládají nepodstatné e-maily - místo toho, aby se zobrazovaly v doručené poště.
Filtrováním těchto e-mailů podle typu a jejich snadným přístupem, aniž byste byli před vámi, získáte kontrolu zpět: Podíváte se na nabídky na webu Fab.com a nové styly v Banánské republice, když se rozhodnete, nikoli když rozhodněte se vložit do své doručené pošty. Když se rozhodnete, že je čas na přestávku v sociálních médiích, zkontrolujete nové sledovatele Twitteru. Získáte nápad.
Než začnete s filtry, rozhodněte se o svých tématech. Když jsem se díval na svou doručenou poštu pro pachatele s časem plýtvající časem, rozhodl jsem se, že jsou to tři: panlisté, sociální média a informační bulletiny. Pro každý z nich vytvořte nové štítky.
Tip pro profesionály: Začněte štítkem s hvězdičkou, abyste jej dostali na vrchol štítků, abyste je nezapomněli zkontrolovat (např. „* Sociální média“ místo „Sociální média“).
Poté nastavte filtry tak, aby příslušné e-maily přeskakovaly přímo do „tematických doručených“. Kroky Gmailu pro nastavení filtrů jsou:
- Ve vyhledávacím poli klikněte na šipku dolů. Objeví se okno, které vám umožní zadat kritéria vyhledávání.
- Zadejte kritéria vyhledávání. Pokud chcete zkontrolovat, zda vaše vyhledávání fungovalo správně, klikněte na tlačítko Hledat.
- Klikněte na „Vytvořit filtr“ ve spodní části okna vyhledávání.
- Vyberte akce, které chcete provést. V takovém případě při vytváření filtru vyberte „Přeskočit doručenou poštu (archivovat)“ a „Použít štítek:“.
- Klikněte na tlačítko „Vytvořit filtr“.
Nyní všechny tyto e-maily z adresy pripomenutí@fab.com jdou přímo do mé doručené pošty s tématem „* Newsletter“ a kontroluji, kdy jsem v režimu online nakupování. Doporučujeme nastavit vaše nastavení štítků s tematickou poštou na „Zobrazit, pokud je nepřečtené“, aby z této strategie „mimo dohled, mimo mysl“ skutečně těží. A zatímco výše uvedené pokyny platí konkrétně pro Gmail, mnoho jiných e-mailových systémů nabízí podobné funkce označování a třídění.
Přepracování vaší schránky trvá nějakou dobu, ale slibuji, že to rozhodně stojí za to. Stejně jako čisté skříně vám pomohou najít to, co skutečně hledáte, organizovaná schránka zajistí, že trávíte čas a energii na e-mailech, které opravdu potřebujete číst.
Šťastný jarní úklid!
: Spring Clean Your Cubicle!
