Zde je návod, jak vyčistit doručenou poštu za 1 hodinu - múza

Je pravděpodobné, že vaše doručená pošta je hodně podobná té opuštěné koši, která sedí v zadní části skříně. Víte, že to umírá být vyčištěno (a přináší mnoho skrytých překvapení), ale myšlenka na řešení takového úkolu je ohromující. A kdo má šest hodin volného času, aby něco takového ušetřil?

Uspořádání e-mailů však nemusí trvat celý den - ve skutečnosti to můžete udělat za pouhou hodinu, pokud si na to vyhradíte čas.

Minuty 1 až 10: Vymažte nevyžádanou poštu

Nastavte čas na 10 minut a začněte hromadně mazat (nebo archivovat) všechny zprávy, které nepotřebujete, například oznámení z účtů sociálních médií, připomenutí minulých událostí, potvrzení o doručení, které jste již obdrželi, informační bulletiny, které jste již četli (nebo se nikdy nečte) a e-maily, které již nejsou relevantní.

Můžete to usnadnit tím, že ve své doručené poště vyhledáte běžné odesílatele nebo řádky předmětů (například: oznámení na LinkedIn) a odstraníte spoustu věcí najednou.

10 až 30 minut: Vytvoření složek a štítků

Nyní je čas uspořádat zbývající zprávy, které nevyžadují žádnou akci, ale které potřebujete nebo chcete zachovat.

Existuje tolik složek systémů, jako jsou uživatelé e-mailu, ale snadný je zkusit vytvořit složku pro libovolné téma nebo typ e-mailu, který má několik zpráv, které se jí týkají. To by mohlo znamenat složky jako: Příjmy, projekty, výpravy atd. Složky můžete vždy přidávat a upravovat, když se dozvíte, co je pro vás nejlepší.

Chcete-li tento proces urychlit, můžete dokonce vytvořit složku „To File Later“ pro cokoli, o čem si vůbec nejste jisti, a složku „Unsubscribe“ pro vše, co už nechcete. Tip: Jsou to skvělé složky, které lze třídit, když máte mezi schůzkami pět minut.

Ach! A pokud se chcete lépe uspořádat, zkuste některé štítky (nazvané „kategorie“ v aplikaci Outlook) přidat do zpráv další informace. Na jeden e-mail můžete mít více štítků nebo dokonce více vrstev štítků. Tento e-mail ve složce „Trip“ tedy může mít hlavní štítek „New York 2018“ a dílčí štítky „Lety“ a „Pondělí“.

30 až 50 minut: Použijte pravidlo dvou minut nebo vytvořte seznam úkolů pro e-maily, které vyžadují akci

E-maily, které vám nyní zbývají, by měly být pouze e-maily, které vyžadují akci. Pokud lze akci dokončit za méně než dvě minuty, udělejte to hned teď. Pokud potřebujete více času na to, abyste se o zprávu postarali, přidejte ji do svého seznamu úkolů s upozorněním, které vám připomene, že ji skutečně chcete udělat. Poté archivujte e-mail, aby vaše doručená pošta zůstala volná (stále je budete moci vyhledat později).

Pokud prostě nejste tvůrcem seznamu, můžete místo toho použít novou funkci odložení Gmailu, aby se e-mail zobrazil ve vaší doručené poště, až budete připraveni jej zpracovat. Nebo pokud jste uživatelem aplikace Outlook, funkce následné kontroly vám umožní to samé.

50 až 60 minut: Aktualizujte nastavení pro snadnou údržbu

Gratulujeme k nejlépe organizované schránce na světě! Dobře, nejznámější doručená pošta na světě - ale vaše nejlepší doručená pošta.

Ale nenechte párty pokračovat příliš dlouho, nebo zjistíte, že se znovu zaplňuje. Tomu se můžete vyhnout nastavením filtrů, které automaticky třídí vaše příchozí zprávy, takže nemusíte.

Můj oblíbený filtr je pro informační bulletiny a nabízí e-maily, které chci číst, ale ne vždy mám čas na správné, když přijdou. Místo toho jsem v Gmailu nastavil filtr, který je všechny pošle do složky „Přečíst později“. (Aplikace Outlook má svou vlastní verzi filtrů nazvanou „pravidla“, která pro vás mohou udělat nějaké těžké zvedání.)

Můžete také zvážit nastavení automatické odpovědi pro Gmail nebo Outlook, když nebudete moci odpovídat na e-maily tak rychle, jako obvykle (například pokud jste na konferenci, pracujete neobvykle nebo na dovolené). .

Chcete-li skutečně prolétat svými zprávami, můžete povolit a naučit se některé klávesové zkratky pro Gmail nebo Outlook.

Po tomto vyčištění se zbavíte toho otravného pocitu, že jste zmeškali zprávu nebo toho potápěcího pocitu, že každé ráno musíte čelit plné doručené poště. Ve skutečnosti můžete být dokonce připraveni přejít na pokročilejší e-mailovou organizaci, jako je využívání nového Gmailu, používání rozšíření Chrome nebo vyzkoušení tohoto nástroje pro AI v doručené poště.

Nebo na druhé straně, pokud zjistíte, že máte ještě spoustu práce - začněte každý týden odkládat 20 minut na řešení těchto kroků jeden po druhém. Udělejte to po dobu několika týdnů a ocitnete se s doručenou poštou, která vám skutečně usnadní život.