Pokud byste se chtěli zeptat kariéry, co si myslí o své doručené poště, většina z nich by řekla, že je to duše sající černou díru následných zpráv, otravné korespondence zaměstnanců a zpravodaje nebo tiskové zprávy do wazoo. A pokud byste se měli také zeptat těch lidí, jestli by někdy mohli vidět, jak se každý den dostávají skrz své doručené, většina by se posmívala myšlence na takový nemožný čin.
Tento minulý týden jsem se však rozhodl přijmout výzvu, která by přiměla většinu profesionálů ke krizi: udělal jsem smlouvu, abych dostal každou noc nulu do schránky, než jsem šel spát.
Takže, udělal jsem to? Odpověď je ano. Bylo to snadné? Sakra ne.
I když si nemyslím, že se někdy budu moci dostat do nulové schránky každý den svého života, naučil jsem se několik důležitých lekcí, které mi pomohou lépe spravovat doručenou poštu vpřed.
Největší? Žádná z věcí, které mi nejvíce pomohly, nebyla průlomová. Byly to strategie, které slyším znovu a znovu od odborníků na produktivitu a e-mailových magnátů - je to jen otázka jejich skutečného zavedení a následného sledování.
V této poznámce mi dovolte sdílet několik věcí, které ve skutečnosti musíte udělat, aby se vaše doručená pošta stala hroznou.
1. Položte „Odpověď na e-mail“ do svého rozvrhu
Už jsem o tom psal už dříve, ale jedna z věcí, které mi připadají nejúčinnější, když jsem se každou noc snažil dostat do nulové schránky, nekontrolovala moji doručenou poštu neustále. Místo toho bych každý den zablokoval určité kusy času, abych se mohl věnovat e-mailu: pro mě, 30-60 minut ráno, na oběd a pozdní odpoledne bylo dost času dostat věci na druhou.
Vypadá to kontraintuitivně (jistě jsem byl skeptický), ale soustředěním se na jeden úkol a na nic jiného jsem dokázal projít svou doručenou poštou mnohem rychleji než obvykle. Časová osa mě také povzbudila k moci prostřednictvím e-mailů rychlejším tempem, než abych se důkladně zabývala zprávou, kterou jsem nechtěla odpovídat nebo se nechat rozptýlit nedůležité zprávou, než ji pouze vymazat.
Kromě toho, odpovídání na mé e-maily ve specifických částech času způsobovalo, že to vypadalo jako méně nekončící fuška a spíš jako jen další věc v mém seznamu úkolů, což bylo mnohem snazší projít. Před tímto týdnem jsem si neuvědomil, že moje doručená pošta byla vždy vzadu v mé mysli, a byl jsem v neustálém stavu strachu, kdy jsem celý svůj e-mailový účet kontroloval. Protože se stal součástí mého plánu jako všechno ostatní, nezpochybňoval jsem, kdy jsem musel poslat svůj další e-mail; Právě jsem si na to udělal čas.
Bylo také super příjemné „odhlásit se“ na konci sezení a nebát se toho, co se děje ve světě kyberprostoru.
2. Odpověď na většinu e-mailů hned
Osobně asi 65–70% e-mailů v mé doručené poště vyžaduje rychlé odpovědi, které mi zabere méně než minutu nebo dvě, než budu psát. Příliš často se dostávám do špatného zvyku, že je nechám ve své doručené poště a řeknu: „Eh, to je snadné. Dostanu se k nim později. “Ale, jak jsem si uvědomil, ve skutečnosti mi trvalo více času a energie, než jsem si je přečetl, zpracoval je natolik, aby se rozhodl, že je dost snadné odložit až později, a pak se vrátit později a zpracovat znovu je reagovat.
Tím, že jsem se nutil, abych na tu korespondenci odpovídal hned a tam, během mého drahocenného času „e-mailové odpovědi“, jsem mohl dostat více věcí ze své doručené pošty a z mé mysli - a přiblížit se k této nepolapitelné nule.
3. Punt další e-maily do strategické časy
Nakonec jsem do Gmailu nainstaloval aplikaci Boomerang minulý týden poté, co můj velmi zaneprázdněný kamarád trval na tom, abych to dostal („Je to zachránce!“ Pořád říkala). A musím přiznat: Měla pravdu.
Boomerang velmi jednoduše umožňuje znovu naplánovat, kdy se e-maily objeví ve vaší doručené poště. I když by to mohlo znít jako podvádění, abych vše naplánoval na pozdější dobu („Dneska v noci jsem se dostal do složky Doručená pošta naplánováním 45 e-mailů, aby se zobrazily v mé doručené poště zítra ráno!“), Jde o strategický způsob, jak je používat.
Například jako spoluzakladatel populárního webu pro přijímání na vysokou školu mi zaměstnanci středních škol neustále zasílají návrhy vysokoškolských esejů k úpravám, což mě baví. Není však zábavné nechat ty návrhy sedět ve své doručené po několik dní a nemám čas je upravovat, jakmile se objeví. Místo toho jsem použil Boomerang, abych je naplánoval, aby se vrátili, když jsem měl více času je upravit (v mém případě to je v pátek odpoledne).
Schopnost naplánovat, co přišlo do mé schránky, když udělal obrovský rozdíl v mé produktivitě a kolik jsem dokázal udělat.
Pro další způsob, jak to udělat, génius Doručená pošta Alex Cavoulacos napsal o systému pro strategickou správu e-mailů vyžadujících různé úrovně úsilí pomocí štítků a složek. Když už mluvíme o tom:
4. Použijte štítky nebo složky
Označit moje slova: Nepoužívejte svou doručenou poštu jako nějaký druh skládky pro výpis všech vašich e-mailů; použijte štítky, karty nebo složky (ať už je váš poskytovatel e-mailů nazývá) k řádné organizaci a uložení všeho, co obdržíte.
Mám na svém e-mailovém účtu více než 30 různých štítků, a přestože to může znít obsedantně nebo specificky, pomůže mi to rychle načíst zprávy, které potřebuji, a jakmile to s nimi udělám, bude to možné, takže moje schránka se zdá být mnohem méně děsivá.
Například právě teď mám pár dopisů tam a zpět s některými mými zaměstnanci z The Prospect . Namísto toho, abych tyto e-maily stále nechával ve své doručené po celou dobu, uložil jsem je do příslušných složek souvisejících s Prospectem, aby se zobrazovaly pouze v případě nové zprávy. Tím se fyzicky vyjasní moje doručená pošta věcí, s nimiž jsem se již zabýval, což způsobuje, že další věci se zase cítí mnohem lépe zvládnutelné.
5. Odhlásit se z e-mailových seznamů
Tento tip je docela samozřejmý: Zbavte se chmýří. Chodíte rovnou do koše v doručené po příjezdu určitých zpravodajů? Odhlásit se. A ani tahat omluvu „Ale možná si ji přečtu později!“. Moje obecné pravidlo je, že pokud odstraním zpravodaj třikrát za sebou, odhlásím se na místě.
Osobně jsem četl spoustu zpravodajů pro různé koncerty, takže abych se dostal přes slogan, použil jsem Boomerang k nalezení výhodnějších časů pro zpravodaje, které jsem rád objevil ve své doručené poště, a odhlásil jsem se od všeho jiného.
Tím, že jsem se zbavil těchto e-mailových seznamů, v podstatě jsem se zdržoval přijímání několika desítek dalších e-mailů každý den. Předtím jsem se cítil, jako bych strávil polovinu času doručené pošty pouze odstraňováním zpravodajů a jiných hromadných seznamů e-mailů, o které si už nemusím dělat starosti. Vypadá to, že moje doručená pošta je o osobním e-mailu, který je zaměřen konkrétně na mě, a zpravodaje, které jsem držel, jsou věci, na které se ve skutečnosti těším.
Při pohledu zpět na můj experiment, stálo to za to pokusit se dostat do doručené pošty každý den?
Myslím, že krátká odpověď zní ne, neměli byste se hýbat nebem a zemí, abyste viděli ten ohňácký banner „Žádná nová pošta!“ V Gmailu každou noc před spaním. Tento experiment mi však prokázal, že nepotřebuji mít v mé schránce vždy desítky (ne-li stovky) e-mailů; existují způsoby, jak omezit zprávy, a proto snížit moji e-mailovou indukovanou úroveň stresu. Nyní si více uvědomuji, že odpovídání na e-maily nemusí být trvalou fuškou - je to jen další zářez v mém denním seznamu úkolů, což mi zase způsobuje menší starosti.
Změnou svých e-mailových návyků jsem celý proces přijímání a odesílání e-mailů na sobě mnohem jednodušší - a ušetřil jsem tím spoustu času. Kdo to nemiluje?
