Pokud jste v současné době zaměstnáni - a člověk -, víte o skvělé e-mailové potopě. Získáte toho víc, než můžete odpovědět každý den, a často vám brání v tom, abyste vykonávali svou „skutečnou práci“. Ale v tomto moderním světě, být na vrcholu vaší doručené pošty je nutné, pokud chcete udělat dojem na svého šéfa a dostat se dopředu.
Nyní mnoho lidí posuzuje, jak dobře zvládají e-maily podle počtu e-mailů, kterými prošli. „Dnes odpoledne jsem strávil tři hodiny a odpovídal na 120 e-mailů“ je ve většině kanceláří důvodem k oslavám a vychvalování práv. Ale ve většině případů je to obrovská chyba.
Pravda je, že existují tři typy e-mailů:
Když čelí bloku času na útok na jejich doručenou poštu, většina lidí začíná rychlým občerstvením. Je uspokojivé je dostat pryč, celkový počet e-mailů ve vaší doručené poště klesá mnohem více a nevyžadují příliš mnoho inteligence.
Ale ve skutečnosti byste měli postupovat opačně. Je to stará skála, oblázková, písčitá metafora: Představte si, že máte skleněnou nádobu představující váš čas, stejně jako skály, oblázky a písek. Jediný způsob, jak to vše dovnitř, je začít s největšími věcmi: vašimi kameny. Pokud nejprve naplníte svou nádobu pískem, nikdy se do ní nevejdete.
Pokud jde o e-mail, ujistěte se, že nenaplňujete svou nádobu pískem tak, že nejprve odpovíte na rychlé a snadné e-maily - nikdy se nedostanete k velkým, důležitým. Namísto toho, když čelíte dvouhodinovému bloku času, měli byste vždy začít s e-maily, které vyžadují 30 nebo více minut, a získat alespoň jednu nebo dvě z těch, které provedete dříve, než začnete dělat rychlejší. Na druhou stranu, pokud máte jen 15 minut před příští schůzkou, je to ten pravý čas, abyste dostali rychlé e-maily z cesty.
Nejjednodušší způsob, jak bezproblémově implementovat tuto strategii ve svém každodenním životě, je přidat dvě značky (nebo filtry v Gmailu): „rychlá odpověď“ a „vyžaduje soustředěný čas“. Všechny e-maily, které nejsou označeny, by tedy spadaly do střední kategorie a vyžadovaly by pět až 30 minut.
Když víte, že máte solidní blok nepřetržitého času, začněte otevřením adresáře zaměřeného na čas a rozhodněte, které z nich budete nejvíce potřebovat. Rozpoznání, jak vzácné jsou tyto velké bloky času, je klíčem k úspěchu: Když ho máte, plně jej využijte! A až budete příště čekat na autobus nebo na linku na kávu několik minut, otevřete místo kontroly Instagram složku „rychlá odpověď“.
