Sociální sítě v dnešní době nadále získávají větší popularitu, ale e-maily jsou nejdokonalejší možností pro zasílání zpráv a snadno překonávají všechny ostatní formy elektronické komunikace i v tomto moderním světě, naplněném mnoha tunami aplikací. Správa poštovních zásilek se může jevit jako drahá funkce, zejména pro malé a střední podniky a několik správců hledá nákladově efektivní řešení.
Mnoho podniků považuje za obtížnou úlohu provozovat vlastní poštovní servery kvůli neustálému úsilí spamerů, aby posílali odchozí spam a bičují masivní příchozí spam přes své poštovní servery. Vzhledem k tomu, že většina společností čelících takovým problémům je malá až středně velká, jsou často nedostatečná pro vlastní technické řešení správné konfigurace a správy poštovního serveru a řízení těchto hrozeb. To je důvod, proč několik podniků outsourcuje své potřeby externím poskytovatelům služeb za značné náklady.
Nejde ovšem o samotné náklady; outsourcing těchto požadavků nemusí vypadat jako drahá záležitost, ale přichází i se skrytými riziky.
4 Rizika outsourcingu poštovních serverů
- Podnik ztrácí kontrolu nad vlastním zabezpečením pošty. Externí společnost spravuje autentizaci a šifrování založené na serveru, což může vyžadovat dodatečné šifrování pro citlivou komunikaci, ale to už není v rukou vlastníka firmy.
- Smluvní podmínky outsourcingové společnosti mohou občas umožnit skenování obsahu pošty, aby pomohlo při cílení reklamy, čímž by představovalo ještě vyšší riziko důvěrnosti a narušení soukromí.
- Sdílení poštovního serveru s jinými podniky může způsobit problémy s poskytováním, když osoba v jiné společnosti odesílá spamové zprávy prostřednictvím tohoto poštovního serveru. To může zvýšit riziko, pokud outsourcingová společnost nedokáže rozpoznat spam a zablokovat ji.
- Největší překážkou je, že jiný podnik může zobrazit celý obsah zprávy. Někdy může být obsah zprávy uložen na serverech outsourcingové společnosti na neurčito. Tyto nevýhody jsou významné.
U malých firem, které vyžadují důvěrné a spolehlivé e-mailové systémy, může být těžké rozhodnout, zda se má zadávat externě. Malým firmám je možné provozovat spamový filtr a zabezpečený poštovní server podle těchto pokynů.
Vyberte správného ISP nebo poskytovatele hostingu
Při výběru poskytovatele služeb Internetu se ujistěte, že je schopen zvládnout problémy spojené se zneužíváním a spamem. Pokud spravujete svůj vlastní e-mailový server, je velmi důležité, aby váš poskytovatel internetových služeb neumožňoval zneužívání a nevyžádanou poštu v síti. Chcete-li zajistit, aby hostitel nebo poskytovatel ISP správně spravoval tyto problémy ve své síti, existuje mnoho zdrojů pro ověření pověsti jeho domén a IP.
Odmítnout příchozí spam co nejvíce
Existuje mnoho doménových databází a adres IP, které mohou snižovat množství příchozí spam dosahující poštovní schránky bez blokování legitimní e-mailů. Tyto databáze lze volně použít, pokud objem e-mailů není příliš vysoký. Je však důležité, aby byly správně používány.
Zastavte odchozí spam
Spamová emise je způsobena hlavně jednotkou nebo osobou ve společnosti, která chce odeslat nevyžádanou poštu nebo bezpečnostní problém, který ostatním umožňuje posílat spam pomocí vaší IP adresy.
V prvním případě neexistuje žádné technické řešení, i když všichni zaměstnanci v oblasti marketingu by měli vědět, že všechny ID e-maily používané pro hromadné zasílání zásilek by měly zejména vyžadovat příjem e-mailů o produktech potvrzeným procesem opt-in.
Druhý případ je častější. Většina spamu je způsobena bezpečnostními problémy patřícími do jedné z těchto kategorií: malware trojské koně a viry, otevřené relé, ohrožené účty a ohrožené webové servery. Tyto problémy by měly být řešeny správně, aby se předešlo spamovým problémům.
Monitorování protokolů
Využijte čas nebo nastavte automatické mechanismy založené na počtu e-mailů, které budou sledovat váš poštovní server. Detekce problému a co nejdříve implementace nápravných opatření před tím, než se reputace domény nebo IP adresy začnou zhoršovat, může skutečně snížit dopad incidentu na běžný tok pošty.
Vnitřní poštovní server je určitě životaschopnější volbou pro malé firmy. Pokud se má důkladně zabývat důvěrností nebo problémy s ochranou soukromí, musí se rozhodnout pro vlastní poštovní server. Pokud se výše uvedené body berou v úvahu, neměl by být ohromující provozovat vlastní poštovní server, ale pak je vždy jednodušší řečeno než hotovo.
Optimálním řešením může být nalezení spolehlivého poskytovatele e-mailových služeb, který zajistí 100% důvěrnost, spolehlivost a současně vás ušetří z bolesti při správě vlastního poštovního serveru.
