Zatímco ztráta dat ovlivňuje každého, kdo používá počítač, je obzvláště problematický pro ty, kteří používají software pro zpracování textu. Ztráta důležitých dokumentů, které jste strávili tolik času, je frustrující - zejména pokud jste jako většina uživatelů, kteří vytvářejí dokumenty přímo v počítači a nemají tu výhodu ručně psané kopie. Otázky a příběhy o hrůze o obnovení ztracených souborů jsou v on-line fórech a bombardují oddělení technické podpory. Jediným jistým způsobem obnovení ztracených souborů je jejich obnovení ze zálohy. To je důvod, proč je systém zabraňující ztrátě dat na prvním místě velmi důležitý. Zde je pět způsobů, jak zajistit, aby vaše dokumenty zpracovávající slovo byly bezpečné.
Nikdy neukládejte dokumenty na stejném disku jako váš operační systém
Zatímco většina textových procesorů uloží vaše soubory do souboru Moje dokumenty složky, je pro ně to nejhorší místo. Ať už jde o selhání viru nebo softwaru, většina problémů s počítačem ovlivňuje operační systém a často je jediným řešením přeformátování jednotky a přeinstalování operačního systému. V takovém případě bude vše na jednotce ztraceno.
Instalace druhého pevného disku do počítače je poměrně levným způsobem, jak tento problém řešit. Druhý interní pevný disk nebude ovlivněn v případě poškození operačního systému a může být dokonce nainstalován v jiném počítači, pokud potřebujete zakoupit nový; Navíc budete překvapeni, jak snadné je nastavit. Pokud máte skeptický postoj k instalaci druhé interní jednotky, je externí pevný disk vynikající volbou. Externí disk můžete kdykoliv připojit k libovolnému počítači, jednoduše připojením do portu USB nebo Firewire. Mnoho externích jednotek má další výhodu při zálohování jedním stisknutím a / nebo naplánovaným zálohováním. stačí specifikovat složky a plán a software se postará o ostatní.
Zálohujte soubory pravidelně, bez ohledu na to, kde jsou uloženy
Pouhé uložení souborů na jiném místě, než je váš operační systém, nestačí; musíte vytvořit pravidelný zálohování souborů. A řeknime si to: Dokonce i vaše zálohování podléhá selhání: DVD se poškrábá a pevný disk se rozbije. Je rozumné zvýšit pravděpodobnost, že budete schopni načíst soubor tím, že jej provedete druhou zálohu; pokud jsou data skutečně důležitá, můžete dokonce chtít přemýšlet o uložení zálohy do ohniště.
Dávejte si pozor na přílohy e-mailu
Dokonce i když jste si jisti, že neobsahují viry, přílohy e-mailů mohou způsobit ztrátu dat. Přemýšlejte o tom: Pokud obdržíte na svém disku dokument se stejným názvem jako jeden a váš e-mailový software je nastaven tak, aby ukládal přílohy na stejném místě, riskujete přepsání souboru, který již existuje. To se často stává, když spolupracujete na dokumentu a kolegové posíláte aktualizace emailem. Ujistěte se, že jste nastavili svůj e-mailový program, aby ukládal přílohy na jedinečné místo, nebo, když to blokujete, přemýšlejte dvakrát před uložením přílohy e-mailu na pevný disk.
Dávejte si pozor na chybu uživatele
Nesouhlasíme s tím, ale často se zabýváme vlastními problémy. Využijte záruky zahrnuté ve vašem textovém editoru, jako jsou například funkce verzí a sledované změny. Obvyklým způsobem, jakým uživatelé ztrácejí data, je při úpravách dokumentu a při náhodném odstranění částí. Po uložení dokumentu budou části, které jsou změněny nebo odstraněny, ztraceny, pokud nemáte povoleny funkce, které vám budou ukládat změny.
Pokud nechcete pokročit s pokročilými funkcemi, použijte F12 předtím, než začnete pracovat, uložit soubor pod jiným jménem. Není to tak organizované jako některé z ostatních metod, ale je to užitečný trik nicméně.
Jděte do Cloud
Uložení souborů a jejich záloh v cloudovém smyslu - vzdáleném serveru - se stává stále častějším. Nabízí mnoho výhod, jako jsou velkorysé přidělování prostorů, snadné použití, přístup odkudkoli a jakýkoli přístroj, který používáte, a spolehlivost. Služba ukládání dat v cloudu zálohuje vlastní servery, takže je uložena dvojnásobná ochrana souborů uložených tímto způsobem. Z těchto důvodů je cloud storage stále více tou nejlepší volbou pro většinu lidí.
Existuje několik hlavních volných možností:
- Disk Google nabízí 15 GB s každým účtem Google.
- Uživatelé Mac získávají 5 GB s iCloud, který je integrován do všech zařízení Apple.
- Společnost Microsoft poskytuje 5 GB prostoru s programem OneDrive, který je dodáván s účty Office 365 a XBox.
Pokud máte k dispozici více než uložit, výše uvedené služby nabízejí placené možnosti, stejně jako četné další společnosti zabývající se skladováním v cloudu
Udržujte pevné kopie vašich dokumentů
Není to elegantní a nezabrání vám, abyste museli znovu psát a formátovat dokument, ale uchovávání tištěné kopie důležitého dokumentu přinejmenším zajistí, že budete mít obsah souboru - a to je lepší, než mít vůbec nic.
