Jak zachovat malý soubor PST archivací vaší staré pošty

Jak hromada pošty, kterou máte v aplikaci Outlook, roste, takže obvykle trvá čas, kdy aplikace Outlook dělá, co chcete. Limit velikosti souboru PST se stává. (Soubor PST nebo "Osobní složky" je samozřejmě v místě, kde aplikace Outlook uchovává všechna data, včetně kalendářů, kontaktů a e-mailů.)

Malý soubor PST je rychlý soubor PST

Ať tak či onak, platí, aby velikost vašeho hlavního souboru PST byla malá a zvládnutelná. Pomocí aplikace AutoArchive můžete provést některé aplikace Outlook. Nebo rozdělíte zprávy mezi více souborů PST, které mohou být bezbolestné a rychlé.

Archivovat starou poštu v aplikaci Outlook a udržovat soubor PST malý

Vytvoření archivu starých zpráv v aplikaci Outlook odděleně od souboru PST, který používáte každý den:

1. 1. V aplikaci Outlook 2007:
      1. Vybrat Soubor> Správa datových souborů z nabídky v aplikaci Outlook.
   2. V aplikaci Outlook 2016:
      1. Klikněte na tlačítko Soubor.
      2. Přejděte na stránku Informace kategorie.
      3. Klikněte na tlačítko Nastavení účtu.
      4. Vybrat Nastavení účtu … z zobrazené nabídky.
      5. Přejděte na stránku Datový soubor záložka.
2. Klikněte na tlačítko Přidat :
   1. V aplikaci Outlook 2016:
      1. Zadejte název archivu pod Název souboru:.
      2. Vyberte požadovaný formát v části Uložit jako typ:; typicky vyberte Datový soubor aplikace Outlook.
   2. V aplikaci Outlook 2007:
      1. Vyberte požadovaný formát. Pokud nemusíte mít přístup k datům přímo v aplikaci Outlook 2002 nebo dříve, je bezpečné zvýraznit Soubor osobních složek aplikace Office Outlook (.pst).
      2. Klikněte na tlačítko OK.
      3. Zadejte požadovaný název souboru.
         1. Roční archivy fungují dobře a pojmenování souboru PST po roce má smysl. Samozřejmě, můžete si vybrat měsíční archivy, pokud máte spoustu velkých pošty k řešení nebo jiné schématu. Jen se ujistěte, že výsledné velikosti souborů PST jsou někde kolem 1-2 GB. Větší soubory mají tendenci být méně účinné.
      4. Klikněte na tlačítko OK.
      5. Zadejte do souboru požadovaný název souboru PST archivu Název:.
         1. Opět má smysl pojmenovat váš archiv po jeho obsahu.
3. Volitelně chránit přístup heslem.
4. Klikněte na tlačítko OK.
5. Nyní klepněte na tlačítko Zavřít.

Přesunout poštu do archivu

Naplnění nově vytvořeného archivu PST:

• Přetáhněte všechny složky do kořenové složky, která se nově objevuje pod Složky pošty.
  • To je užitečné, pokud již máte Archiv složka, která obsahuje, například, všechny loňské zprávy. Stačí ji pustit do archivu PST.
• Alternativně můžete archivovat jednotlivé položky:
  • Klikněte na kořenovou složku pojmenovanou podle vašeho archivu PST pod Složky pošty pravým tlačítkem myši.
  • Vybrat Nová složka … z nabídky.
  • Zadejte požadovaný název složky.
  • Ujisti se Odeslat a odeslat položku s je vybrána pod Složka obsahuje: pokud chcete archivovat e-maily. Pro archivaci dalších položek zvolte příslušnou kategorii.
  • Klikněte na tlačítko OK.
  • Přetáhněte jednotlivé nebo skupiny e-mailů do nově vytvořené složky.
• Chcete-li přesunout všechny zprávy před určitým datem ve složce (nebo vnořených složkách):
  • • V aplikaci Outlook 2016:
      • Klikněte na tlačítko Soubor.
      • Přejděte na stránku Informace kategorie.
      • Klikněte na tlačítko Nástroje pro čištění.
      • Vybrat Archiv… z menu, které se objevilo.
    • V aplikaci Outlook 2007:
      • Vybrat Soubor> Archivovat … z nabídky v aplikaci Outlook.
  • Ujisti se Archivovat tuto složku a všechny podsložky: je vybrána.
  • Zvýrazněte požadovanou složku.
  • Zadejte datum e-maily, před kterými (například letošní 1. ledna) se chcete přesunout Archivní položky starší než: __ .
  • Použijte Procházet … pro výběr archivního souboru PST vytvořeného výše.
  • Klikněte na tlačítko OK.
• Volitelně kompaktujte svůj živý soubor PST, abyste si nárokovali nově uvolněný prostor.

Zavřete soubor PST v archivu

Po archivaci všech položek můžete zavřít soubor PST v aplikaci Outlook:

1. Klikněte na kořenovou složku archivu PST pod Složky pošty pravým tlačítkem myši.
2. Vybrat Zavřít "___" z nabídky.

Přístup k poště z uzavřeného souboru PST archivu

Chcete-li načíst zprávy z archivního souboru PST, který jste uzavřeli:

1. 1. V aplikaci Outlook 2016:
      1. Klikněte na tlačítko Soubor.
      2. Vybrat Otevřít a exportovat.
      3. Klikněte na tlačítko Otevřete datový soubor aplikace Outlook.
   2. V aplikaci Outlook 2007:
      1. Vybrat Soubor> Otevřít> Datový soubor aplikace Outlook … z nabídky v aplikaci Outlook.
2. Zvýrazněte požadovaný archivní soubor PST.
3. Klikněte na tlačítko otevřeno.

Soubor PST a jeho složky se zobrazí pod Složky pošty, připraven k akci.