Když Adrean Turnerová zahájila novou roli účetní účetnictví, jedním z úkolů, které jí byly předány od jejího předchůdce, byla měsíční zpráva, jejíž sestavení trvalo téměř dva týdny. Strávila na něm každý měsíc několik prvních prvních měsíců ve společnosti, i když se na stole nashromáždily další povinnosti.
Pak si něco uvědomila. Nikdo - ani její šéf - jí nikdy nedal žádnou zpětnou vazbu na zprávu. Ukázalo se, že se na to nedívali, natož kopat data, která poskytla. Abych byl upřímný, měla co dělat lépe, než trávit tolik času a vynaložit tolik úsilí na něco, z čeho se nikdo nedostal.
"Hledal jsem způsoby, jak být efektivnější a efektivnější, " říká Turner, kariérový kouč Muse a autor FIT pro úspěch. Jedním z těchto způsobů by bylo vyčistit prostor ve svém rozvrhu pro věci, které měly větší dopad.
Všichni bychom mohli mít prospěch z prozkoumání věcí na našich seznamech úkolů a hodin v našich dnech trochu podrobněji. V duchu jarního nebo sezónního čištění je zde sedm tipů, které vám pomohou zvládnout plán.
1. Získejte zásoby a sledujte svůj čas
Nemůžete opravdu vyčistit svůj plán, pokud nevíte, co je v něm - a to zahrnuje všechny věci ve vašem doslovném a oficiálním kalendáři a všechny věci, které neexistují. "Vždycky říkám, že chcete-li trávit čas lépe, musíte přijít na to, jak nyní trávíte čas, " říká Laura Vanderkam, autorka knihy Off the Clock: Cítíte se méně zaneprázdněni, když budete hotovi více . "Lidé mají spoustu příběhů, které si vyprávějí o svém čase, " dodává, ale ty příběhy nejsou vždy přesné.
Doporučuje tedy sledovat vaši dobu týdne nebo i několik dní pomocí aplikace, tabulky nebo kusu papíru. Jakmile se objektivně podíváte na to, kam teď váš čas jde, můžete začít třídit a rozhodovat o tom, co musí jít.
Vanderkam říká, že můžete kanál Marie Kondo - vyvolává tato třída jógy ve středu radost? A co ta show, kterou sledujete? - ale jen do určité míry. "Je směšné si myslet, že všechno vzbudí radost." Možná budete milovat svou práci, ale vaše dojíždění nevyvolá radost. Milujete své děti, ale výměna plenky nevyvolá radost, “říká. Cílem je zeptat se: „Co způsobuje největší bolest? A o čem vlastně mohu něco udělat? “
Turner dělá podobné cvičení s klienty, kteří chtějí změnit kariéru nebo se o to nebo o to postarají, ale mají pocit, že jsou tak zaneprázdněni, že nemají čas věnovat se svým cílům. Nechává je, aby si do půl hodiny po dobu dvou týdnů nechali záznam času. Často si uvědomují, že čas, který strávili procházením sociálními médii nebo chatováním o své oblíbené televizní show na Slacku, přispívá k několika hodinám, kdy mohli udělat něco produktivnějšího, nebo dokonce jen něco, co se jim opravdu líbí.
2. Vyčistit opakující se schůzky a úkoly
Jakmile víte, co je ve vašem kalendáři, můžete se zeptat proč , říká Heather Yurovsky, kariérní trenér Muse a zakladatel Shatter & Shine. "Jaký je účel každé věci tady?" Dosahujeme toho nebo se něco musí změnit? “Vysvětluje. "Klíčem není strach zpochybňovat, co je ve vašem kalendáři."
Začněte opakujícími se schůzkami, které mohou velmi snadno vybudovat a převzít váš kalendář, protože, jak zdůrazňuje Vanderkam, „každý se nemusí ospravedlňovat.“
Pokud jste podněcovatelem opakujícího se setkání, Yurovsky vás vybízí, abyste jednou měsíčně pozastavili a zeptali se: „Má to stále smysl? Plníme to, co jsme si stanovili? Jsou lidé zapojeni a přispívají? (Známkou toho, že se schůzka nemusí uskutečnit, je to, že nikdo jiný nemluví.) “Pokud odpovědi na tyto otázky nejsou, zvažte zvážení zrušení schůzky, zkrácení či méně časté nebo sdělení příslušných informací e-mailem .
I když nemáte na starosti, můžete stále jednat, jako Turner s touto měsíční zprávou. A pokud tak učiníte tím, že navrhnete řešení, spíše než jen kladete otázky nebo předkládáte problémy, říká Turner, že „děláte to tak, že jste investovali do toho, co děláte.“ Pokud se jedná o setkání někoho jiného, požádejte o agendu a pokud je tu něco, co byste si měli přečíst, nebo být připraveni diskutovat. Můžete organizátorovi jen připomenout, aby se ptal na ta setkání, která tam vždy byla.
3. Řadit věci podle důležitosti a naléhavosti
Pokud jste sledovali svůj čas, ale máte problémy se zabalením hlavy kolem toho, co by mělo zůstat a co by mělo jít, navrhne Turner použití matice řízení času, která je uvedena v klasické obchodní knize Stephena Coveye Sedm zvyků vysoce efektivních lidí: silné lekce v osobní změně . Cílem je třídit aktivity podle důležitosti a naléhavosti a dát je do jednoho ze čtyř kvadrantů:
- Kvadrant I: Důležité, Naléhavé zahrnuje věci jako krize, schůzky na poslední chvíli pro důležité termíny
- Kvadrant II: Důležité, nikoli naléhavé zahrnuje věci jako strategické plánování, stanovení dlouhodobých cílů
- Kvadrant III: Není důležité, urgentní zahrnuje věci jako určité e-maily, telefonní hovory, schůzky a události
- Kvadrant IV: Není důležité, není naléhavé, zahrnuje věci, jako je bezmyšlenkovité procházení sociálními médii, sledování televize, na které vám opravdu záleží
"Pak musíte skutečně určit, co musíte udělat více a co musíte udělat méně, abyste se ujistili, že jste co nejproduktivnější, " říká. Například byste mohli být překvapeni, když zjistíte, že většina vašich denních aktivit spadá do kvadrantů III a IV, takže vaším cílem by mohlo být snížení těchto aktivit, aby se vytvořil prostor pro činnosti v kvadrantech I a II.
4. Minimalizace nebo zadávání zakázek
V některých případech stačí říct ne (pěkně) přidání určité události do kalendáře nebo úkolu do seznamu. Ostatní věci prostě musíte udělat. Ale to neznamená, že je nemůžete přimět, aby zabírali méně času, nebo že musíte být ten, kdo je provede.
Existuje nějaký úkol, který byste mohli delegovat nebo zadávat externě? Jako manažer je okamžitě možné předat úkol jedné z vašich přímých zpráv. Ale i když nejste v dohledném postavení, přemýšlejte o malých způsobech, jak byste mohli udělat to samé. Trávíte hodiny manuální aktualizací databáze nebo systému? Bylo by možné se spojit s technikem a najít automatizovaný proces? Nebo můžete kompromitovat práci s tak zdlouhavou prací v domácnosti, aby to nikdo neudělal pokaždé?
Pokud nemůžete předat určité úkoly ostatním velkoobchodům, pokuste se minimalizovat čas a úsilí, které vyžadují. Aby se vrátila k Turnerovu příkladu, spolupracovala se svým šéfem na přepracování procesu podávání zpráv tak, aby posílala rychlé měsíční snímky a čtvrtletně sestavovala podrobnější zprávu. Ujasnilo jí to čas a přitom stále dostalo svému šéfovi a kolegům informace, které potřebovali. Ať už to vypadá, jako by to zasahovalo do vašeho rozvrhu, zjistěte, zda existuje způsob, jak to udělat méně.
5. Vytvořte bloky
Je snadné se podívat pryč a vrátit se a najít svůj kalendář, který praskne různými schůzkami a povinnostmi. Ať už to vy nebo vaši kolegové hodíte na každou jednotlivou položku, ponechává vám to jen útržky času na hlavu a malou naději na splnění některých největších úkolů na vaší desce. Součástí čištění vašeho plánu je nalezení strategií, jak zabránit tomu, aby se znovu zaplnil - stejně jako byste organizovali fyzický prostor.
Chelsea Williams, kariérní trenér a konzultant talentů, doporučuje blokovat kusy času ve vašem kalendáři, když nebudete mít k dispozici odpovědi na e-maily nebo telefonní hovory nebo účastnit se schůzek. Můžete jej použít pro vyšší úroveň strategizace nebo zaměření času projektu (přemýšlejte o kvadrantu II). Protože je již ve vašem kalendáři rezervovaný a viditelný, zabraňuje hromadění dalších věcí a dopadání na čas, který potřebujete. "Vytvoříte prostor, " říká. A pokud tyto bloky opakujete, dodává, že se stanou přirozenou součástí vašeho týdenního rytmu.
"Jsem velkým fanouškem blokování času, " říká Yurovsky, který také navrhuje předvídat a řešit další potřeby s touto strategií. Pokud například zjistíte, že opouštíte kancelář zneklidněnou a znepokojenou, doporučuje vám blokovat posledních 30 nebo 45 minut dne. Můžete se vyhnout vybití dveří okamžitě po schůzce a dát si šanci vyhladit a přechod hladší. "Kdekoli se časový blok začínáš cítit svěží."
6. Nezapomeňte na prostoje
Řízení času není jen o vtlačení co nejvíce lidské práce do vašeho harmonogramu nebo o jeho úplném zúčtování, takže nemůžete dělat absolutně nic. Je to také o vytvoření prostoru pro nepracovní věci, které máte rádi, a těch, které vám umožňují dobíjet.
"Chcete si vědomě zvolit prostoje, " říká Vanderkam. "Přemýšlejte o tom, co mě opravdu omlazuje?" Může to být příroda, cvičení, přátelé, umění, pečení nebo cokoli jiného, co vás baví, které naplní vaše metaforické baterie. Pro Vanderkam je čtení jednou z těch věcí. "Dostala jsem se mnohem lépe, když jsem se ujistila, že mám dobré knihy ke čtení, " říká, protože "když mám dobrou knihu, čtu to, co dělám, jako svou výchozí volbu prostoje.", ona (stejně jako mnozí z nás) upadá do bezduchého svitku sociálních médií.
Není to tak, že musíte nutně tužku prostojů do kalendáře (nebo, erm, klikněte a zadejte tam) - i když, pokud je to, co dáváte přednost, jděte na to! Jen si pamatujte, že by měla být úmyslnou součástí rovnice. "Máme tendenci zaplňovat otevřený prostor, protože porovnáváme to, co jsme požádáni, nebo přemýšlíme o tom, že s ničím neuděláme, " říká Vanderkam. "To není správné srovnání." Srovnání je se všemi ostatními věcmi, které můžete dělat. “
7. Předstírej, že jsi přítomen
Když mluvíte o čtvrtek ve vzdálenosti tří týdnů, je snadné si myslet: „No jistě, že jsem volný, zní to skvěle!“ A vložte jej do svého kalendáře, aniž byste zvážili, zda se budete cítit stejně ve středu tři týdny. minus ode dneška.
Ale „když přemýšlíte o něčem v budoucnosti, zeptejte se sami sebe, jestli to uděláte zítra, “ říká Vanderkam. "Víš, kolik energie máš teď a předpokládáš, že to bude zítra docela podobné." To vám umožní být trochu ohleduplnější. “Stručně řečeno, pokud byste nebyli nadšeni, že to dnes nebo zítra uděláte, pravděpodobně nebudete nadšeni, že to uděláte za tři měsíce, takže se podle toho rozhodněte. Protože „nakonec bude budoucnost zítra.“
Jak už bylo řečeno, Vanderkam varuje před tím, než si na poslední chvíli zvykne zrušit dlouhodobě držené plány. "Pokud jste se zavázali něco udělat a pokud je to s lidmi, které si ceníte, možná byste se k tomu měli chovat jako k učení, " říká. "Připomeňte si, že to není dobrý pocit a jak se tomu mohu v budoucnu vyhnout?"
Jinými slovy, úklid vašeho rozvrhu není vždy o odstranění věcí, které již existují - možná na riziko poškození profesionálních nebo osobních vztahů. Je to o získání kliky na svůj čas a udržení uklizené do budoucna.
Představte si, že váš plán čištění bude dlouhodobý cíl. "Povzbuzuji lidi, aby byli odvážní, " říká Vanderkam. Pokud jste trochu statečný a hodně úmyslný, budete moci udělat méně z toho, co se vám nelíbí a více z toho, co děláte.
