Chcete-li zachovat výchozí nastavení Osobní složky soubor štíhlý a malý a v dokonalé podobě pro rychlý každodenní přístup, aplikace Outlook je praktická AutoArchive funkce, která automaticky přesune staré položky do archivního souboru.
Ale co když archivujete pouze jednou za rok a na vyměnitelném médiu? Řekněme, že každý rok mezi Vánocemi a silvestrovským rokem, chcete přesunout starou poštou z Outlooku na DVD-ROM za rok. S nějakým žonglováním souboru PST můžete.
Archivace pošty Outlook do odnímatelného média
Chcete-li archivovat starou poštu aplikace Outlook na vyměnitelné médium:
- >> Krok za krokem Screenshot Walkthrough
- Vybrat Soubor | Správa datových souborů … z nabídky v aplikaci Outlook.
- Klikněte na tlačítko Přidat….
- Zanechat, opustit Soubor osobních složek aplikace Office Outlook (.pst) vybraný.
- Pokud potřebujete mít přístup k archivovaným zprávám z verze aplikace Outlook před aplikací Outlook 2003, vyberte možnost Soubor osobních složek sady Office 97-2002 (.pst).
- Klikněte na tlačítko OK.
- Pod Uložit do:, přejděte na vyměnitelné médium, síťovou jednotku nebo na jiné místo, kde chcete archiv uložit.
- Zadejte požadované jméno vašeho archivu do Název souboru:.
- Klikněte na tlačítko OK.
- Dejte archivu popisné jméno (například rok archivované pošty) pod Název:.
- Případně šifrování a ochrana heslem archivovaných zpráv.
- Klikněte na tlačítko OK.
- Klikněte na tlačítko Zavřít.
- Přesuňte složky, které chcete archivovat, do nového umístění archivu v navigačním podokně aplikace Outlook.
- Chcete-li archivovat pouze jednotlivé zprávy, ne celé složky, klepněte pravým tlačítkem myši na nové místo archivu a vyberte Nová složka… vytvořit nový Poštovní a poštovní zásilky složky v něm. Poté přesuňte požadované zprávy do nové složky.
- Klikněte pravým tlačítkem myši na místo archivu.
- Vybrat Zavřít "…" z nabídky.
Vaše zprávy jsou nyní archivovány a vynechány. Samozřejmě, můžete je připojit zpět do aplikace Outlook kdykoli snadno číst nebo obnovit.
