Pokud jste jako mnoho 9 až 5, pravděpodobně trávíte většinu dne odesíláním e-mailů a zbytek na ně navazujete.
Pokud byste mohli jen dostat odpověď na vaši otázku nebo získat zpětnou vazbu na vaši zprávu nějakým včasným způsobem, mohli byste buldozerovat prostřednictvím svého seznamu úkolů a zavolat ho den před setměním. Místo toho je však váš nezodpovězený e-mail pohřben v přeplněné doručené poště vašeho manažera a ve vaší skříni jste zoufale zanecháni, vážně uvažujete o signálu SOS. Co děláš?
Než stisknete „poslat“ na jiný přihlašovací e-mail, změňte řádek předmětu na všechny čepice a připněte se k tomuto milovanému červenému vykřičníku, použijte tyto tipy, abyste to hned poprvé dostali.
1. Ať je to Snappy
Tuto radu uslyšíte, pokud jde o všechny formy komunikace, ale pro vaši e-mailovou zprávu je velmi důležité, abyste svou zprávu rychle informovali. Čtení dlouhých bloků textu je náročné, zejména pro manažery, kteří jsou neustále zaplavováni zprávami. Pokud je zpráva příliš dlouhá, riskuje se, že ji odsunou stranou a znovu se objeví, když je více času (což v mnoha případech nikdy není).
Přemýšlejte krátce, punticky a k věci. Použijte odrážky nebo seznamy, kde můžete. Udržujte své odstavce na čtyřech až pěti řádcích, takže je lze snadno sbírat - v poli zprávy byste měli vidět spoustu prázdného místa. A pokud je to příliš těžké, může to být známka toho, že se pokoušíte pokrýt příliš mnoho témat v jednom e-mailu. Přilepte se k jednomu tématu na e-mail a posílejte ostatní pod samostatnou obálkou.
2. Zaměřte se na všechny potenciální dotazy a požadavky
Zároveň si přejete být ve své e-mailové zprávě dostatečně důkladní, že není žádný prostor pro nesprávný výklad nebo není třeba, aby příjemce požádal o další informace. (Poslední věcí, kterou chcete, je konečně dostat tuto odpověď - a místo přijetí rozhodnutí dostanete otázku!)
Předvídejte tedy otázky, které byste mohli dostat předem, a odpovězte na ně. Pokud například potřebujete, aby si šéf vybral místo pro nadcházející událost, poskytl odkazy na webové stránky restaurací nebo hotelů, připojil fotografie prostorů, o kterých víte, že si bude chtít prohlédnout, a zahrnoval srovnání nákladů pro možnosti .
Nezapomeňte: čím více práce pro původní e-mail děláte, tím méně práce budete muset následovat.
3. Získejte konkrétní v řádku Předmět
Napište podrobné řádky předmětu tak, aby příjemce jasně pochopil problém a výzvu k akci v těle e-mailu. Přeskočte vágní fráze jako „Otázky pro vás“ a „Skvělý nápad pro schůzku“ a místo toho použijte něco jako: „Potřebujeme zpětnou vazbu: Položky pořadu jednání pro schůzku rozpočtu Q1.“
Tato strategie vám také pomůže snadno vyhledat zprávu ve vaší doručené poště, pokud váš příjemce zavolá k diskusi, spíše než k psaní zpět e-mailem.
4. Zvýrazněte položky akce
Pokud narazíte na více než jeden bod nebo ve svém e-mailu kladete více než jednu otázku, ujistěte se, že tyto položky vyčnívají ze zbytku vyprávění tím, že je označíte tučně, zvýrazníte je nebo je uspořádáte do seznamu s odrážkami. Kontrast přirozeně přitahuje pozornost příjemce na maso zprávy (kus, který si nemůžete dovolit nechat si ujít!) A je perfektním průvodcem pro skimmery, kteří zrychlují prostřednictvím e-mailu.
5. Olovo s počtem potřeb
Jak frustrující je to, když jste v e-mailu uvedli řadu možností, ze kterých si příjemce může vybrat, ale pouze obdržet odpověď, která zní „Zní to dobře!“? Chcete-li tomu zabránit, ujistěte se, že vaše cíle jsou jasné od začátku. U e-mailů, které obsahují více než jednu otázku, poznamenejte si počet dotazů v prvním řádku zprávy, aby příjemce přesně věděl, kolik má hledat a adresu. Pokud v celé zprávě posypete otázky, riskujete, že příjemce přehlédne příslušné informace.
6. Vědět, kdy vyzvednout telefon
Pokud se domníváte, že téma bude vyžadovat (nebo vyžaduje) více e-mailů bez dohledu, přeskočte nebo zastavte e-mailovou diskusi úplně. Některé firmy lze nejlépe řešit telefonicky nebo osobně, zejména pokud jsou logistika nebo vztahy složité. Ve skutečnosti je vaše ochota vyjít zezadu za závojem e-mailu v těchto případech nejen nejúčinnější, ale také ukazuje asertivitu a iniciativu.
Přeji-li si a doufáme, vaše zprávy se neotevřou, ale použití těchto tipů ano. A pokud můžete nechat své e-maily vyniknout a přestat točit svá kola při následném sledování, jen si pomyslete - můžete mít ve skutečnosti ještě více času na ruce.
