Sdílená poštovní schránka umožňuje svým zákazníkům, dodavatelům a ostatním posílat e-maily na centrální adresu, kde mohou všichni členové týmu vidět a reagovat na tyto zprávy.
Co je poštovní schránka se sdílenou službou Office?
Jedním z nejúčinnějších způsobů sdílení e-mailových zpráv se skupinou lidí je nastavení sdílené poštovní schránky sady Office 365. Se sdílenou poštovní schránkou má každý uživatel přiřazený ke schránce úplný přístup ke zprávám. Mohou číst příchozí e-maily, odpovídat na zprávy, předávat zprávy a sledovat, jak jiní reagovali na příchozí poštu.
Když člen týmu reaguje na e-mailovou zprávu ze sdílené schránky, e-mail je odeslán ze sdílené schránky, nikoliv z e-mailové adresy uživatele. Příjemce e-mailu vidí pouze adresu sdílené schránky. To udržuje individuální e-mailovou adresu vašich zaměstnanců důvěrné a dává vaší firmě profesionální vzhled.
Vaše organizace může vytvořit tolik sdílených poštovních schránek, kolik potřebujete. Sdílené schránky nemají uživatelská jména nebo hesla. Sdílená schránka nevyžaduje licenci Office 365, ale každý uživatel, který je přiřazen poštovní schránce, musí mít předplatné Office 365.
Proč používat sdílenou poštovní schránku sady Office?
Zákaznické služby, oddělení lidských zdrojů nebo oddělení marketingu, které chtějí, aby příchozí e-mailové zprávy odpovídal dalším členům týmu, jsou dobrým příkladem efektivního využití sdílené schránky. Každá osoba přiřazená ke sdílené schránce může zobrazit a reagovat na každou zprávu v této poštovní schránce.
Práce se sdílenou poštovní schránkou Office 365 není jen o e-mailu. Je to o pomoci lidem ve vaší organizaci pracovat efektivněji. Spolu se sdílenou poštovní schránkou budou vaše týmy mít přístup ke sdílenému seznamu kontaktů ak sdílenému kalendáři. Se sdíleným seznamem kontaktů má každý ve skupině přístup k důležitým e-mailovým adresám. Se sdíleným kalendářem mohou členové skupiny zadat své schůzky na centrální místo, které mohou všichni ve skupině vidět.
Nastavte sdílenou schránku
Sdílené poštovní schránky sady Office 365 mohou být nastaveny pouze správcem předplatného sady Office.
Podle následujících pokynů nastavte sdílenou poštovní schránku:
- Přihlaste se do administračního centra Office 365 pomocí účtu správce.
- Vybrat Skupiny> Sdílené schránky.
- Vybrat Přidat poštovní schránku.
- Na stránce Přidat poštovní schránka do pole Název zadejte název sdílené schránky. Alias poštovní schránky je automaticky vytvořen v poli E-mail, ale můžete jej změnit na něco jiného. Po označení jména sdílené schránky vyberte možnost Přidat pro vytvoření poštovní schránky.
- V části Další kroky vyberte možnost Přidat členy do této schránky.
- Na stránce Členové sdílené schránky vyberte možnost Přidat členy.
- Zaškrtněte políčko vedle těch lidí, kteří budou mít přístup ke sdílené schránce. Pokud se v seznamu nezobrazuje jméno osoby, zadejte její jméno do pole Hledat. Až budete hotovi, vyberte Uložit.
Uložit odeslaný e-mail do sdílené schránky
Když někdo odešle e-mailovou zprávu ze sdílené schránky, kopie této zprávy se uloží do složky Odeslaná pošta, nikoliv do sdílené schránky. Chcete-li tyto e-maily uložit do sdílené schránky, upravte nastavení sdílené schránky.
Zde je návod, jak uložit odeslané e-mailové zprávy do sdílené schránky:
- Vybrat Skupiny> Sdílené schránky.
- Vyberte sdílenou schránku.
- Vybrat Upravit vedle nastavení Odeslané položky.
- Na stránce Odeslané položky přesuňte posuvník do polohy Zapnuto pro Kopírovat položky odeslané jako tato schránka a Kopírovat položky zasílané jménem této schránky. Po dokončení vyberte možnost Uložit.
Použijte sdílenou poštovní schránku v aplikaci Outlook 2016, Outlook 2013 a Outlook 2010
Jakmile správce vaší organizace nastaví sdílenou poštovní schránku, uživatelé nemusejí nic dělat, aby zobrazili sdílenou poštovní schránku ve verzi pro stolní počítače aplikace Outlook. Sdílená schránka se automaticky zobrazí v podokně složek.
Odeslání e-mailu ze sdílené schránky:
- Otevřete aplikaci Outlook.
- Vybrat Nový Email pro vytvoření nové zprávy.
- Vybrat Z a vyberte sdílenou schránku.
- Zadejte zprávu a vyberte ji Poslat.
Přístup ke sdílené poštovní schránce v aplikaci Outlook na webu
Pokud chcete pracovat se sdílenou poštovní schránkou ve webovém prohlížeči, musíte ji přidat ručně.
Přidání sdílené poštovní schránky do online verze aplikace Outlook:
- Přihlaste se do účtu Office 365 a vyberte položku Výhled aplikace.
- Na navigačním podokně klepněte pravým tlačítkem na název poštovní schránky a vyberte Přidat sdílenou složku.
- V Přidat sdílenou složku dialogové okno, zadejte e-mailovou adresu sdílené schránky a potom vyberte Přidat.
Sdílené poštovní schránky a aplikaci Outlook pro mobily
Sdílené schránky se v mobilní aplikaci Outlook nezobrazují. To znamená, že chcete-li získat přístup ke sdílené schránce ze svého smartphonu, musíte otevřít prohlížeč a používat aplikaci Outlook na webu.
Budete si všimnout malého rozdílu v tom, jak pracujete s vaším individuálním e-mailovým účtem v aplikaci Outlook a se sdílenou poštovní schránkou. Se sdílenou poštovní schránkou vy a vaši členové týmu lépe spolupracujete, abyste odpověděli na e-maily od vašich zákazníků, dodavatelů, dodavatelů a dalších.
