Zvukové konferenční hovory přinášejí mnoho výhod pro obchodní a společenské setkání, ale přicházejí s vlastními společnými problémy. Neschopnost řešit je může znamenat rozdíl mezi profesionální, efektivní a efektivní schůzkou a sotva pochopeným konferenčním hovorem chudého člověka, který nedosahuje svých cílů. Zde je sedm běžných problémů a jak je opravit.
1. Hluk pozadí
Jedná se o jakýkoli hluk, který pochází od účastníka kromě jejich hlasu, jako jsou chlácholí židle, hluk na pozadí, hluk strojů, šumění papíru atd. Tyto zvuky získáváte většinou u účastníků, kteří používají VoIP (hlas přes internetový protokol), protože tradiční telefon sluchátko má vyhrazené a krátkodobé mikrofony, zatímco VoIP pracuje s mikrofonem na přístroji, který je rozumnější. Příkladem je systém mikrofonu v přenosných počítačích. Někteří lidé se účastní konferencí pomocí svých zařízení hands-free.
Jediným způsobem, jak tuto situaci napravit, je upozornit účastníky na poruchy, které způsobují, což se nejlépe provádí prostřednictvím komunikace před konferenčním hovorem. Jako pořadatel například budete chtít rozeslat e-mail na etiketu před konferenčním hovorem.
2. Echo
Echo může být součástí šumu v pozadí, ale je to mnohem techničtější. Někdo, kdo se účastní konferenčního hovoru, může mít problémy s telefonem - například mu chybí zrušení ozvěny. (Další informace o tom, jak přestat vytvářet ozvěnu.)
Někdo s ozvěnou je obvykle požádán, aby zavěsil. Takže opět je důležité proaktivní povědomí o jakýchkoli technických problémech s telefony a jinými zařízeními používanými v konferenčním hovoru.
3. Nedostatek správy přítomnosti
Při zvukovém konferenčním hovoru používáte pouze jeden z vašich smyslů: váš sluch. Nevidíte lidi, s nimiž mluvíte, nebo posloucháte. Pokud neustále sledujete jednotlivé vstupy a výstupy ve svém konferenčním hovoru, nemusíte se ani jednou dozvědět o přítomnosti ve vašem publiku.
Tento problém přetrvává bez konečného řešení. Prvním nástrojem nabízejícím jakýkoli druh řízení přítomnosti je UberConference, který vám umožňuje vidět, kdo mluví, kdo je tady, kdo není, a tak dále. Několik takových nástrojů se objevilo v poslední době, některé se zajímavými vizuálními rozhraními představujícími účastníky s ikonami. Nejlepší způsob, jak zvládnout přítomnost účastníků, může být jednoduchá etiketa: Požádejte každého člověka, aby oznámil své příjezdy a odchody jako věc zdvořilosti.
4. Hudba v klidu
Lidé normálně upravují své telefonní rozhraní pro své individuální použití, nikoli však pro konferenční hovory. Přestože by mohlo být hezké, kdyby někdo, kdo byl přerušen, slyšel hudbu, bude to v konferenčním hovoru nepříjemné. Někteří účastníci mohou konferenci pozastavit, když se účastní nějakého jiného volání nebo úkolu, například tím, že neúmyslně přidá na konferenci rytmickou atmosféru. Zde opět stojí předběžná kampaň na zvyšování povědomí o etiky.
5. Nedostatek vedení
V některých případech, pokud skupina nemá vůdce, místo toho bude veden chaos. To je zvláště pravděpodobné v nastavení konference. Jedna osoba by měla řídit diskusi, aby každý dostal dostatek času na to, aby mluvil a potřebnou pozornost, a vrátit věci zpět na cestu, kdyby se objevil strach nebo přímý konflikt.
6. Nesprávné řízení materiálů a dokumentů
Mnoho konferencí se týká dokumentů, materiálů a nástrojů. Nesprávné šíření těchto informací způsobuje, že někteří účastníci jsou v určitých bodech v temnotě, což způsobuje nezajímavost. Dávejte tedy pozor, abyste příslušné informace a dokumenty šířili všem účastníkům před zahájením konference.
Dalším lepším způsobem je použití nástrojů online spolupráce, které umožňují interakci s takovými materiály.
7. Špatná kvalita hovoru
To se stává často u služby VoIP, která závisí na řadě faktorů, které zahrnují šířku pásma, kodeky, telefony a další zařízení. S tím nemusíte dělat mnoho, pokud jste vedoucím konference nebo pořadatelem. Účastník trpící špatnou kvalitou hlasu musí řešit technické problémy na své straně.
