Nejsem matematik, ale odhaduji, že dostávám 100 až 4 miliardy e-mailů denně. A stejně jako bych chtěl odpovědět na každou z nich, to prostě není možné. Ne, pokud chci s mým životem dělat jiné věci, jako kdybych procházel můj seznam úkolů a navázal oční kontakt s ostatními lidskými bytostmi.
Jak tedy mohu rozhodnout, kdo dostane odpověď a kdo se navždy ztratí ve své doručené poště? No, oblékl jsem si svůj kostým, zavřel oči a uviděl, co se stane.
Dělám si legraci, že se tento hacker produktivity stal naprostou bustou. Místo toho pracuji prostřednictvím svých zpráv s nejlepšími úmysly. Důraz na nejlepší úmysly, protože položky se proklouznou trhlinami. A pokud ano, je to obvykle z následujících důvodů:
1. Neuvažovali jste o mé dostupnosti
Vidím toto vyskakovací okno a myslím: „Jistě!“ Otevřu však přílohu a uvidím, že je to 65 stránek. A to je přibližně o 64 více stránek, než mohu přečíst za 10 minut, které mám dnes.
V ideálním světě bych si vyčistil svůj rozvrh, rozvinul schopnost zdvojnásobit rychlost čtení a poskytl vám moji nejúžasnější zpětnou vazbu. Ale je mnohem pravděpodobnější, že budu předpokládat, že budu v určitém okamžiku schopen „najít čas“, pak to nebudu moci udělat, a pak si nebudu pamatovat obdržení vaší poznámky, dokud vaše schůzka dlouho neskončí.
Jakmile budete vědět, že budete chtít někoho „myšlenky“, pošlete toto: Rádi bych získal zpětnou vazbu k mé 65stránkové prezentaci do příštího pátku. Vím, že je toho hodně na čtení, takže dejte mi vědět, kdy by bylo vhodné, abych to poslal.
2. Na nic jste se neptali
Řekl jste, že vaše prezentace na příští týden je tady. A skutečně je to právě tady, připojené k této zprávě, jak bylo slíbeno.
Ale já si nejsem opravdu jistý, co ode mě teď potřebujete. Chtěli byste obecnou zpětnou vazbu? Potvrzení, že jsem to viděl? Možná je to emodži zvrácená tvář?
Každý e-mail by měl obsahovat další krok (i když je to „není potřeba žádná odpověď“). Nikdy nechceš příjemce nechat přemýšlet: "Um, OK, díky?"
Zkuste to na velikost: Tady je moje prezentace pro příští pátek. Byl bych rád, kdybyste si vybrali vhodné mém SFW. Dejte nám vědět, pokud máte nějaké nápady!
3. Vyjasnil jsi, proč jsem byl pozván na stranu CC
Ahoj, ahoj, proč jsem tady? I když je vždy ctí být zahrnut v tom, co se pravděpodobně změní v nekonečný e-mailový řetězec, který pronásleduje mé sny, vidím to a jsem okamžitě zmatený. Toto je poprvé, co jsem o tomto projektu slyšel, a bez jakýchkoli souvislostí mohu uzavřít přibližně nic o tom, proč jsem zapojen.
Spíše než „nasazovat lidi“ a doufat, že to přijdou na to, vyhláskujte, co byste chtěli od všech: Jenni: Funguje vaše týmová časová osa pro váš tým při vytváření memů SFW? Tom: Můžete znovu zkontrolovat, zda jsou skutečně bezpečné pro práci?
4. Nepoužili jste datum splatnosti
I když budu mít v úmyslu na to reagovat, pravděpodobně nebudu. A to není proto, že jste požádali o půjčku kočky s absolutně žádným kontextem. Ale spíše proto, že ještě než budu moci přemýšlet o odpovědi, musím se vrátit zpět ke každému, kdo spadl do mé schránky s jasným termínem. Takže tohle bude i nadále narážet na můj seznam, dokud nezapomenu, co znamená „poslat detaily Dave cat“.
Udělejte si laskavost a hodte do času nebo data, kdy potřebujete odpověď. Je to tak snadné, jak mi můžete dát vědět ve čtvrtek odpoledne, pokud máte kočku, kterou si mohu v pátek půjčit na svou prezentaci?
5. Nepoužil jsi dost slov, které znám
Nebudu na to reagovat, protože na to nemohu reagovat.
Částečně proto, že bych ani nevěděl, kde začít ve své odpovědi, a částečně proto, že si nejsem jistý, jestli to povede k tomu, že virus z jakéhokoli robota napadne vaši doručenou poštu.
Zadejte svůj e-mail rychle znovu a ujistěte se, že každé slovo obsahuje alespoň jednu samohlásku. Dobře, dobře, jste zaneprázdněni - ujistěte se, že většina slov dělá.
S velmi vzácnou výjimkou vaši spolupracovníci nejsou čtenáři mysli. Nejsou ani dokonalí. Jsou to jen lidé jako vy, kteří se snaží zůstat na vrcholu své doručené pošty, zatímco vykonávají svou práci, zatímco debatují o tom, co budou jíst k večeři, protože oběd byl před hodinou a už mají hlad znovu (oh, jen já?).
I když nemůžu zaručit, že přijetím všech mých doporučení získáte 100% míru odezvy, dává vám to mnohem lepší šanci. A pokud to dokážete zadáním několika dalších slov, proč to neberete?
Vynechal jsem něco? Řekněte mi na Twitteru!
