Buďme skuteční. Skutečnost, že vám Gmail umožňuje rozdělit vaši doručenou poštu do pěti podsložek, může znamenat pouze jednu věc: Většina e-mailů, které dostáváme, je naprostá blbost. A když posíláte poznámku kolegovi, svému šéfovi nebo manažerovi najímání, je pravděpodobné, že přistane někde mezi něčím důležitým a spamem Viagra nebo GIF BuzzFeed.
Jak tedy zajistit, aby vaše zpráva byla zaznamenána a - co je důležitější - přečtena? Vložte si do obuvi vašeho příjemce a ujistěte se, že jakýkoli e-mail, který píšete, odpovídá na těchto pět otázek.
1. Proč bych to měl otevřít?
Předmětem je ID volajícího ve vašem e-mailu - bude určovat, zda bude přijat nebo ignorován. Je to konkrétní a přímé, aby váš příjemce přesně věděl, co od zprávy očekává. Pokud budete potřebovat, aby vám váš spolupracovník poskytl zpětnou vazbu do úterý, nezachovávejte v posledním řádku poznámku. Napište svůj e-mail „Odpovědět do úterý: poznámky z dnešního setkání“ místo „Hej“ (což je ekvivalent e-mailu k slyšení „musíme mluvit“).
Pokud se ucházíte o práci, použijte klíčová slova, jako je název pozice nebo vaše zkušenost. Psaní „Community Manager with 4 Years Experience“ je krátký a sladký způsob, jak nabídnout své přihlašovací údaje předem.
2. Kdo jste?
Pokud píšete někomu poprvé - například manažer najímání nebo někdo, koho jste slyšeli, hovoří na nějaké akci, ale nesetkali se - budete chtít vytvořit co nejrychlejší vztah. Například, než jsem napsal společnosti studený e-mail o otevřených nezávislých pozicích, zjistil jsem, že zakladatel i já jsme navštěvovali stejnou vysokou školu. Vložil jsem „Yale alum“ do svého předmětu i do první věty svého e-mailu; Dostal jsem odpověď a naplánoval jsem rozhovor do 48 hodin.
Použijte cokoli společného, co najdete - školy, společní přátelé nebo zájmy, profesní asociace - a dejte příjemcům vědět, že se vám vyplatí spojit. Nebo pokud pracujete ve velké společnosti a kontaktujete exekutivu, se kterou jste se setkali dříve, rychlé připomenutí toho, kdy a kde jste se naposledy připojili, jí pomůže uklidnit její paměť.
3. Co potřebujete?
To je důvod, proč píšete na prvním místě! Nyní je čas na velké vysvětlení, že? Ještě ne. Mají být jasné a přesvědčivé v jedné nebo dvou větách. V práci si představte svůj e-mail jako krátký úvodní kontakt, který může vést živý rozhovor telefonicky nebo osobně, je-li třeba další vysvětlení.
To platí zejména pro studené e-maily, když příjemce neočekává vaši zprávu. Pokud se chystáte požádat o schůzku s kávou, buďte konkrétní, ale ponechte prostor pro intriky. Například napište: „Rád bych se podělil o to, co jsem se naučil v oblasti marketingu obsahu, a také se naučím, jak mohu přispět k vašim současným projektům.“ Pamatujte: Zaneprázdnění lidé nechtějí, aby byl jejich mozek „vybrán“, chtějí chytřejší výměnou nápadů.
4. Co pro mě znamená?
Myslete na svůj e-mail jako na transakci: To, co chcete od svého příjemce, by mělo být pro ni přínosem stejně jako pro vás. Všichni v práci hledáme souhlas našich kolegů, manažerů a zákazníků. Jak může váš požadavek pomoci vašemu příjemci dosáhnout tohoto cíle? Vyjadřujte se slovy jako „Mohu být přínosem pro váš tým, “ „to může pomoci představit vaše nápady jasněji, “ nebo dokonce „zpětná vazba od zákazníků ukazuje, že hledají řešení, jako jsou tato.“
5. Oceníte to?
S tolika neosobními e-maily, které přicházejí každý den do našich doručených, vynikněte tím, že projevíte trochu lidskosti. Ať už se obracíte na kolegu nebo na studený kontakt, žádáte od této osoby čas, aby se na váš e-mail zamyslel. Ukažte, že si ceníte úsilí tím, že se odhlásíte „děkuji“ nebo „upřímně“ (vážně „nejlepší“ je příliš matoucí). Malá etiketa půjde dlouhou cestou k získání požadované odpovědi.
Tyto otázky si ponechejte v poznámce Post-it a před odesláním si zkontrolujte své zprávy proti nim. Nejen, že budete ovládat e-mailové řemeslo, budete zatraceně dobrý komunikátor v každém profesionálním prostředí.
