Jak zálohovat e - maily a složky Gmailu

Proč byste chtěli zálohovat e-maily v Gmailu? Služba Gmail je důvěryhodná služba a nebude vám jednoduše smazat váš e-mail jeden den nebo se rozhodne, že je hotovo a zruší váš účet. Zálohování zpráv služby Gmail však můžete mít i v případě, že je chcete offline.

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak uložit všechny zprávy Gmailu v režimu offline, je stahovat je do e-mailového klienta, ale také můžete uložit určité zprávy přetažením z e-mailového programu a do jiné složky. Některé další možnosti zahrnují nastavení pravidla přesměrování pro odesílání zpráv na jiný e-mailový účet nebo použití služby zálohování e-mailů k zálohování e-mailů online.

Pomocí e-mailového klienta můžete stahovat e-maily v Gmailu

Používáte-li aplikaci Outlook, Thunderbird nebo jiný e-mailový klient, vaše e-maily se již stahují do vašeho počítače pokaždé, když obdržíte novou zprávu. Váš účet služby Gmail a program, který používáte, však musí mít povoleno protokol POP, takže emaily nebudou odstraněny, pokud je odstraníte z Gmail.com.

Zde je co dělat:

1. Povolte službu POP v nastavení služby Gmail.
   1. Přejděte na stránkuPřesměrování a POP / IMAPv nastavení služby Gmail a ujistěte se, že je povoleno připojení POP.
2. Nastavte službu Gmail v poštovním klientovi pomocí nastavení serveru POP ( ne IMAP ).
   1. Zprávy se automaticky stáhnou a uloží do výchozí složky, kde jsou uloženy všechny e-maily.
3. Zkopírujte e-maily někde v bezpečí. Obvykle to můžete provést výběrem e-mailů, které chcete zálohovat, a potom je přetáhnout z programu a do složky.
   1. Můžete mít e-maily v e-mailovém programu, takže je můžete snadno procházet přesně tak, jako to děláte nyní ve vašem e-mailovém klientovi, ale to by bylo dobré zkopírovat je z programu a dát je někde trochu těžší omylem smazat, jako na externím pevném disku nebo v online zálohovém účtu.

Pokud se dostanete na tuto trasu, všechny zprávy se zobrazí v e-mailovém programu, stejně jako jste je vždy viděli. Nicméně od používání POPu jsou e-maily stále uloženy v počítači, a to i v případě, že odstraníte zprávy z Gmail.com; zůstanou ve vašem počítači, pokud je POP používán.

Jedinou nevýhodou vyhledávání POP je to, že pokud se vaše počítač ukradne nebo se rozpadne, nebo se vaše místní e-mailové složky stanou zkorumpovanými a nemáte jinou zálohu jinde, ztratili jste celý archiv.

Poznámka: Můžete také zálohovat zprávy služby Gmail pomocí e-mailového programu IMAP, ale protože změny provedené na serveru se odrážejí v účtu IMAP, musíte se vyhnout odstranění zpráv z Gmail.com, pokud je chcete uložit do počítače ( od okamžiku, kdy je odstraníte z Gmail.com, bude program IMAP zobrazen také jako smazaný).

Stáhněte si archiv z Google Takeout

Chcete-li stáhnout jednorázový archiv celého účtu Gmail, použijte stránku Google Takeout.

1. Pokud jste se zeptali, otevřete Google Takeout a přihlaste se do svého účtu Google.
2. Klepněte na tlačítkoVYBRAT VŠE , pokud chcete zrušit výběr všech možností v seznamu (pokud chcete do zálohy přidat něco jiného).
3. Přejděte dolů a najděte Poštaa přepněte jej kliknutím na tlačítko vypnuto doprava.
   1. Volitelně klikněte na šipku vedle tlačítka a vyberte, které e-mailové štítky chcete stáhnout, jinak dostanete kopii každého e-mailu.
4. Přejděte na spodní část stránky a stiskněteDALŠÍ.
5. Vyberte tři možnosti, které jsou k dispozici:
   1. Typ souboru: Výběr .zip nebo .tgz. Uživatelé systému Windows by měli mít možnost ZIP, zatímco TGZ je nejlepší pro ostatní operační systémy.
   2. Velikost archivu (max): Zvolte zde možnost, jak velký chcete, aby byl každý archiv součástí stahování. Ve většině případů je vhodný limit 2 GB.
   3. Způsob doručení: Takto stahujete zálohu služby Gmail. Můžete získat odkaz přes e-mail, abyste si mohli stáhnout e-maily z Gmailu do počítače, nebo si můžete vybrat možnost online k uložení zálohy do Disku Google, Dropbox, OneDrive nebo Boxu.
6. Klikněte na tlačítkoCREATE ARCHIVE nebo (pokud jste zvolili možnost třetí strany) LINK ACCOUNT A CREATE ARCHIVE​.
   1. Získáte e-mail, který vám poví, až bude hotový, bez ohledu na volbu, kterou jste zvolili v předchozím kroku.

Archivované soubory služby Gmail se zobrazují ve formátu MBOX, což je velmi velký textový soubor. E-mailové programy jako Thunderbird mohou nativně číst soubory MBOX. U velmi rozsáhlých archivních souborů byste měli namísto pokusu analyzovat textový soubor použít e-mailový program kompatibilní s MBOX.

Služba Google Takeout nabízí zobrazení vašeho účtu Gmail v okamžiku zobrazení; nepodporuje přírůstkovou archivaci, takže dostanete všechno, pokud se neomezíte na konkrétní štítky. Přestože můžete požádat o odběr archivů kdykoli budete chtít, použití Takeout pro opakované výpisy dat není efektivní. Pokud potřebujete vytahovat data častěji než jednou za kalendářní čtvrtletí, najděte alternativní způsob archivace.

Používejte službu Online Backup

Backupify zálohuje osobní informace z Facebook, Flickr, Blogger, Kalendář Google a Kontakty, LinkedIn, Twitter a podobné služby. Předtím, než se zavážete zaplatit za službu, dejte jí zdarma 15denní zkušební verzi.

Případně zkuste Upsafe nebo Gmvault. Upsafe nabízí zdarma až 3 GB úložného prostoru (s volnými možnostmi pro více), zatímco Gmvault je open-source projekt s multiplatformní podporou a robustní komunitou vývojářů.

Selektivní archivace pomocí datových pravidel

Pokud nepotřebujete všechny své e-maily, zvážit selektivnější přístup k archivaci e-mailů.

• Odesílání: Když obdržíte e-mail, který víte, že jej chcete zachovat, předávejte ho jinému účtu pro archivaci, například jinému účtu služby Gmail nebo dokonce jinému poskytovateli, jako je účet Outlook nebo Yahoo. Chcete-li uchovat kopii toho, co odešlete, použijte e-mailovou adresu jiného účtu v řádku BCC odchozích e-mailů.
• Automatické přesměrování: Řekněte službě Gmail kopírování nebo zaslepení kopírování všech přijatých e-mailů na konkrétní e-mailovou adresu.
• IFTTT recept:Webové stránky IFTTT vytvářejí recepty (skripty uvádějící, že pokud dojde k události X, měla by následovat událost Y), takže můžete nastavit konkrétní akce Gmailu, které spustí konkrétní aktivitu. Recepty IFTTT jsou zvláště užitečné, když potřebujete nastavit vlastní pravidla a používat zdroje mimo ekosystém společnosti Google.
• Předat Evernote nebo OneNote: Nastavte položku [email protected] alias importujte e-maily přímo do přiřazeného notebooku OneNote nebo použijte vlastní e-mailovou adresu Evernote pro protokolování zpráv do Evernote.

Přemýšlej před archivem!

Existuje celá řada služeb zálohování, které naznačují, že musíte zálohovat své e-maily, aby se jednoho dne magicky nezmizely navždy.

Přestože společnost Google smí smazat váš účet za porušení podmínek služby nebo může hacker získat kontrolu nad svým účtem a odstranit některý nebo celý archiv, jsou tyto výsledky poměrně vzácné. Společnost Google, jako poskytovatel robustní e-mailové platformy založená na cloudovém směru, nemá tendenci ztrácet zprávy ani náhodně odstranit účty bez důvodu.

Ačkoli může mít oprávněný důvod zálohování vašeho účtu, zálohy nejsou obvykle nutné. Mohou skutečně otevřít vaše e-maily k ještě většímu úniku dat, když propojíte další produkty a služby s vašimi účetními nástroji v Gmailu, které nemusí být stejně bezpečné jako vlastní cloudová platforma společnosti Google.