Běžíte od setkání k setkání. Vaše doručená pošta je naplněna k krokvím (a vy jste s tím až tady). Trávíte hodiny a hodiny prací každý den a stále se necítíte, jako byste si v seznamu úkolů udělali důlek.
Rozumíme. Byli jsme tam. A víme, že za den prostě nebude dost hodin. Sestavili jsme proto seznam nejlepších tipů na produktivitu, které vám pomohou co nejlépe využít čas, který máme.
Od plánování vašeho útoku na den až po udržení e-mailu od toho, abyste se vypořádali s těmi rozptýleními, které se vždy zdají vyskakovat, pomůžeme vám vše udělat co nejefektivněji, abyste konečně měli čas na další věci (jako je, víš, spánek).
Plánování úkolů
- Nepřeceňujte počet věcí, které můžete udělat za den. Namísto vytvoření rozsáhlého seznamu úkolů (a pocitu frustrace, když jej nedokončíte), zkuste náš seznam úkolů 1-3-5: Naplánujte si jeden velký úkol, tři středně velké úkoly a pět malé úkoly každý den.
- "Pokud jsem už něco dokončil, zapíšu si to a zkontroluj to ze seznamu." Vždycky se cítím dobře, když vidím, že se něco udělá. “ Michael Peggs, @michaelpeggs
- Zkuste připoutat k úkolům emoce: Připomínáte si, že dokončením velkého hřiště pro klienty se budete cítit „vítězně“ nebo zabalení daňového přiznání vám poskytne „masivní úlevu“ může být jen podpora, kterou musíte skrze ni prosadit.
- Nikdy nedávejte na svůj seznam obrovský projekt jako jediný. Místo toho to rozdělte na menší úkoly, které vám pomohou zůstat na dobré cestě s dosažením konečného cíle.
- „Díky Evernote se můj organizační systém transformoval z neohrabané stránky notebooků, poznámek a textových úprav na pevně tkaný integrovaný systém Evernote, který je synchronizován přes můj notebook, mobilní telefon a tablet. Od poznámek k klientům, přes návrhy blogů až po řečové skripty, je to všechno. “ Michael Terrell, @michaelterrell
- Když přemýšlíte o všech věcech, které musíte udělat - jak v práci, tak v životě - zvažte, jaké úkoly můžete ze své desky odstranit zadáním externích služeb.
- Nejprve udělejte to, co chcete udělat nejméně. To vás povzbudí, abyste to zvládli rychleji, abyste se dostali k úkolům, které vás baví víc, a zbytek dne tak trochu vylepšil.
- Dokončete jeden významný úkol před obědem. Tím, že jednu velkou věc z cesty brzy, můžete vzít oživující polední přestávku a začít odpoledne svěží, aniž byste se cítili panikatí o tom obrovském úkolu na vašem seznamu.
- "Každou neděli sestavím seznam toho, co musím ten týden udělat." Blokuji jeden den, abych věci dokončil. Uložím posledních 30 minut každého pracovního dne a vytvořím plán na další den se třemi prioritními úkoly. Posledních 30 minut také používám k uzavírání úkolů a kontrole e-mailu. Díky tomu je ranní ráno mnohem snazší! “ Anna Runyan, @classycareer
- Existuje spousta systémů pro správu úkolů, takže nakonec jde o to, co pro vás funguje a jak se držet. Neustálé zkoušení nových systémů bude v dlouhodobém horizontu ztrátou času, takže strávte měsíc experimentováním a poté se zavázejte. Tip: Váš konečný systém může být kombinací několika!
Nakládání s e-mailem
- Zkontrolujte pouze e-mail v konkrétních časech během dne a pokuste se jej omezit na 4-5krát denně. Pokud nemáte téměř tolik sebeovládání, použijte nástroj jako Doručená pošta, abyste zabránili zobrazování e-mailů v doručené poště, dokud na ně nebudete připraveni.
- Pokud vás e-mail opravdu dostane dolů, zkuste systém Time Management Ninja, abyste jej zkontrolovali pouze dvakrát denně.
- Potřebujete rychle odpovědět na e-maily? Přidejte spodní znak „Odesláno z mého iPhonu“ do spodní části stránky - i když odesíláte e-maily z počítače. I když byste to neměli dělat pořád, je to rychlý způsob, jak zahodit odpovědi na jednu větu, aniž by si lidé mysleli, že jste hrubí.
- Přistupujte ke svým e-mailům s ohledem na to, jak dlouho vám bude trvat, než na ně odpovíte. Pokud bude odpověď trvat méně než tři minuty, stačí to udělat hned teď. Pokud to bude trvat víc, než to, odložte stranou. A pak, když máte velký kus času, se s nimi nejprve vypořádejte.
- Čím rychleji budete reagovat, tím kratší bude vaše odpověď - a méně času budete muset ztratit vysvětlením „Omlouváme se za zpožděnou odpověď“. Pokud tedy nemůžete na e-mail odpovědět do 48 hodin, alespoň rychle odpovězte: „K tomu se brzy dostanu!“
- Jednou za čtvrtinu proveďte masivní příjem doručené pošty a archivujte všechny zprávy starší než dva až tři měsíce. (Vážně, odpovídat na ně v tuto chvíli by bylo jen trapné.) Jako e-maily, které jste přihlášeni k odběru do vaší doručené pošty, udělejte rychlé rozhodnutí o tom, zda jste je skutečně přečetli, nebo zda byste se měli odhlásit.
- "Vyhněte se první kontrole e-mailu první ráno." Je příliš snadné dostat se na stranu reakcí na zprávy. Zjistil jsem, až počkám, až dokončím některé z prioritních položek v mém seznamu úkolů, mohu věnovat větší pozornost e-mailům, a také cítím, že jsem dokončil svou práci. “ Hannah Morgan, @careersherpa
- Používejte předem připravené odpovědi, abyste se vyhnuli opakovanému psaní stejných věcí. Pro každý e-mail, který pravidelně odesíláte - nebo dokonce jen část e-mailu, jako je odstavec zabalení - vytvořte předpřipravenou odpověď, kterou můžete vložit, kdykoli ji budete potřebovat. Nikdy jste neslyšeli o předpřipravených odpovědích? Více zde
- Nastavte automatické filtry, aby e-maily okamžitě vytáhly ze složky Doručená pošta a do správné složky. (To je skvělá volba pro věci, jako jsou informační bulletiny, ke kterým se chcete vrátit ve svůj vlastní čas.)
- Pomocí Boomerang vytáhněte e-maily z vaší doručené pošty, dokud nebudete připraveni se s nimi vypořádat. To je užitečné ze dvou důvodů: Zaprvé, dostane zprávu mimo dohled a mimo mysl, což vám dává prostor k přemýšlení o jiných věcech. Za druhé, automaticky vám připomene e-mail později, což vám dává o jeden menší úkol starat se o sledování na vlastní pěst.
- Chcete ve své doručené poště dostat méně e-mailů? Zkuste vytvořit automatickou odpověď s odpověďmi na často kladené otázky, které dostanete. Pokud je to možné, vždy odpovězte na e-maily spíše s výroky než s dotazy, abyste se vyhnuli příliš velkému dopředu a dozadu.
Správa schůzek
-
Neplánujte více času, než potřebujete. Většina schůzek je naplánována na celou hodinu, kdy by měly být maximálně 20 minut, 30 minut nebo 45 minut.
-
Neplánujte „schůzky aktualizace“ - poskytnutí aktualizace se může téměř vždy uskutečnit e-mailem. Pokud účelem schůzky není ani učinit rozhodnutí, ani dokončit akci společně, zrušte ji (nebo pěkně naznačte svému šéfovi, že to nemusí být nutné).
-
Seskupte své schůzky zády k sobě, abyste se nemuseli příliš často přepínat z režimu schůzky do pracovního režimu nebo se vypořádat s nepříjemným časem mezi schůzkami, kde máte pocit, že se vám nedaří nic udělat. Ještě lepší je naplánovat den bez schůzek, takže máte alespoň jeden den, kdy se můžete opravdu soustředit na práci.
-
Pokud se setkáváte s někým mimo kancelář, přemýšlejte o tom, zda se opravdu potřebujete osobně setkat. Mohl by být váš cíl místo toho uskutečněn telefonním hovorem nebo videokonferencí?
-
Buďte neuvěřitelně aktivní při udržování schůzek na správné cestě. Pošlete všem agendu pro každou schůzku, a pokud konverzace zmizí z tématu, nebojte se ji znovu zapojit. Jednoduchý, „Pojďme si naplánovat čas, abychom to probrali později, pokud je to užitečné, protože zbývá jen 10 minut, ”Funguje perfektně.
-
Setkáte se telefonicky? Snažte se tajně uschovat do 19 minut. To vám pomůže udržovat přátelský chat s chatem na minimu a dostat se přímo k věci. A pokud konverzace probíhá a pokračuje, dejte pěknou omluvu, proč musíte zavěsit (jako je tvrdá zastávka nebo umírající telefon).
Mastering Time Management
- Sestavte si svůj rozvrh na základě svých nejlepších časů, jak věci dokážete udělat. Víš, že jsi v ranních hodinách? Odložte tento čas na soustředěnou práci a pokuste se ji udržet bez setkání nebo rozptýlení. Vždy trefíte kolem 15:00? Plánujte zde každý den hodinu bezduché úkoly.
- "Nepodceňujte sílu malých kousků času, aby se věci staly." Namísto plýtvání 15 minut mezi schůzkami přijďte se seznamem malých úkolů, které můžete vyřadit za 15, 10 nebo dokonce pět minut: Odpovězte na e-maily, oslovte kontakt, udělejte nějaké průmyslové čtení. “ Rychlá společnost
- Nejste si jisti, kam směřuje váš drahocenný čas? Použijte tracker, jako je Rescue Time nebo Toggl, abyste měli přehled o tom, co děláte po celý den. Během týdne nebo dvou začnete chápat, co jsou viníci sání času - a budete moci naplánovat svůj útok tak, jak se jich zbavíte.
- Neměli byste pracovat celý víkend, ale zkuste najít pár hodin, abyste vyčistili svou doručenou poštu, vyřadili menší, bezduché úkoly a začněte s náskokem všech očekávaných projektů. Dělat to při sledování filmu v neděli večer může být skvělý způsob, jak to udělat, aniž by to mělo pocit, že děláte příliš mnoho práce.
- Využijte lhůty a lhůty ve svůj prospěch. I když nemáte technicky termín pro úkol, nastavte si jeden pro sebe. Vědět, že máte jen dvě hodiny na to, abyste něco udělali, vám pomůže zajistit, abyste na internetu neztratili ani hodinu.
- Zní to kontraintuitivně, ale nezapomeňte naplánovat spoustu přestávek po celý den. Jsme nejproduktivnější, když máme kusy soustředěné práce, následované krátkými přestávkami. Zkuste použít online časovač, abyste si připomněli, že vstáváte ze svého stolu, pořiďte si svačinu nebo trochu vody, nebo si pár minut povídejte se spolupracovníkem, než se vrátíte na brusný kámen.
- Časově omezený rozpočet na vaše oblíbené rozptýlení. S vědomím, že budete mít 10 minut na Instagramu poté, co budete pracovat několik hodin, vám může pomoci vyhnout se plýtvání časem. Navíc, použití této odměny za získání tvrdé práce vám může pomoci zůstat motivovaní.
- "Pokud máte potíže s zahájením projektu, začněte tím, že spustíte pomlčku." Jinými slovy, nastavte určitý čas nebo určité množství práce na projektu, které musíte udělat, než se přesunete na cokoli jiného. “ 43 Složky
- „Vždy mějte úkoly zálohování. Někdy se život pokusí vykolejit vaši produktivitu: Osoba, se kterou potřebujete mluvit, je nedostupná, internet nefunguje nebo se prostě nemůžete soustředit na úkol, který máte po ruce. Vždy máte jiné možnosti, abyste mohli něco udělat, i když nemůžete dokončit svůj primární úkol. “ Time Management Ninja
Zabývat se rozptýleními
- "Vypnu počítač a nechám telefon na lichých místech, která mi brání okamžitě jej najít." To zajišťuje, že jsem odpojen a plně přítomen. A pravda je taková, že vím, že můj mozek potřebuje přestávku, jinak bude moje podnikání trpět. “ Christie Mims, @revolutionsclub
- Potřebujete rychlou opravu, aby vás vaši spolupracovníci neodváděli? Pop do sluchátek. Není to hloupý důkaz, ale lidé jsou mnohem méně pravděpodobné, že se na vás obrátí s naléhavou otázkou nebo klepy, pokud se podíváte připojeni k úkolu.
- Když narazíte na zajímavé články, nenechte si je nyní přečíst, aby vám bránily v produktivitě. Místo toho použijte službu jako Pocket nebo Instapaper a uložte je, abyste si ji mohli přečíst později, když budete mít více času (například na dojíždění).
- Každý týden určujte časy bez internetu. I když se hodně naší práce spoléhá na internet, stále je třeba udělat něco, bez čeho bychom se měli udělat - a to jsou často soustředěné úkoly, kterým se nejvíce vyhýbáme. Vypněte Wi-Fi na několik hodin každý týden, abyste se mohli pustit do těchto úkolů.
- Buďte agresivní v tom, jak v práci používáte sociální média. V ideálním případě byste ho vůbec neměli používat. Pokud je to nutné, omezte jej na určený „rozptylovací čas“ a deaktivujte automatické přihlašování, abyste měli při každém přechodu na Facebook překážku. Potřebujete být agresivní? Vyzkoušejte aplikaci, jako je SelfControl, zablokovat přístup během pracovního dne.
- Přestaňte se snažit multitaskovat! Opravdu jsme pro to nestavěli, a přestože to může mít pocit, že se vám daří více, vše vám nakonec zabere déle. Pokud je to pro vás těžké, strávte týden nebo dva agresivně monopolním úkolem.
- "Stejně jako multitasking, nepořádek přetíží vaše smysly a ztěžuje vám to." Takže pokud zjistíte, že máte problémy se zaostřením, rozhlédněte se kolem svého stolu (a pracovní plochy počítače) a zjistěte, zda někdo z nich potřebuje trochu uklízení. “ Ooomf
- Pokud potřebujete soustředěný čas, neváhejte se vypnout od kolegů. Pokud používáte interní chatovací systém, vložte zprávu „Nerušit“ a dejte lidem vědět, že na něčem pracujete a kdy budete znovu k dispozici. A pokud máte skutečnou kancelář s dveřmi? Uzavřete to, s pěknou poznámkou na přední straně vysvětlující totéž.
- Pro maximální zaměření se ujistěte, že žádné z vašich zařízení není nastaveno na ping, když přijdou nové zprávy. Dokonce i něco tak malého jako bzučení z telefonu může stačit k zničení produktivního toku.
