Jak zabezpečit soubory Microsoft Office

V závislosti na verzi sady Microsoft Office, kterou používáte, může obsahovat různé aplikace. Základní nabídka obvykle obsahuje aplikace Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Aplikace PowerPoint zřejmě nenabízí žádné inherentní zabezpečení, ale aplikace Word, Excel a Outlook poskytují určitou úroveň šifrování.

Zajištění dokumentů aplikace Word

Pro dokumenty aplikace Microsoft Word (Word 2000 a novější) můžete zvolit vyšší úroveň zabezpečení při ukládání souboru. Spíše než klepnutím na tlačítko Uložit klikněte na tlačítko Soubor, pak Uložit jako a postupujte podle těchto kroků:

1. Klikněte na Nástroje v pravém horním rohu dialogového okna uložit soubor
2. Klikněte na Možnosti zabezpečení
3. Políčko Možnosti zabezpečení nabízí různé možnosti:
   • Do pole vedle pole můžete zadat heslo Heslo pro otevření pokud chcete, aby byl soubor bez hesla zcela nepřístupný
   • V aplikaci Word 2002 a 2003 můžete klepnout na tlačítko Pokročilý vedle pole s heslem vyberte vyšší úroveň šifrování, u které je dokonce těžší proniknout
   • Do pole vedle pole můžete zadat heslo Heslo k úpravám pokud je to v pořádku pro ostatní soubory, ale chcete omezit, kdo může provést změny v souboru
4. Spodní část pole Možnosti zabezpečení také obsahuje několik možností ochrany soukromí dokumentu:
   • Odstranit osobní údaje z vlastností souborů při uložení
   • Upozornění před tiskem, uložením nebo odesláním souboru, který obsahuje sledované změny nebo komentáře
   • Uložení náhodného čísla pro zlepšení přesnosti sloučení
   • Ujistěte se, že při otevření nebo ukládání je viditelné skryté značení
5. Klikněte na tlačítkoOK zavřete okno Možnosti zabezpečení
6. Vyberte název souboru a klikněte na něj Uložit

Zabezpečení souborů aplikace Excel

Aplikace Excel nabízí velmi podobný styl ochrany aplikace Microsoft Word. Stačí kliknout na Soubor, Uložit jako a postupujte podle těchto kroků:

1. Klikněte na Nástroje v pravém horním rohu dialogového okna uložit soubor
2. Klikněte na Obecné možnosti
3. Do pole vedle pole můžete zadat heslo Heslo pro otevření pokud chcete, aby byl soubor bez hesla zcela nepřístupný
   • Můžete kliknout na tlačítko Pokročilý vedle pole s heslem vyberte vyšší úroveň šifrování, u které je dokonce těžší proniknout
4. Do pole vedle pole můžete zadat heslo Heslo k úpravám pokud je to v pořádku pro ostatní soubory, ale chcete omezit, kdo může provést změny v souboru
5. Klikněte na tlačítkoOK zavřete pole Obecné možnosti
6. Vyberte název souboru a klikněte na něj Uložit

Zabezpečení souborů Outlook PST

Skutečné digitální podepisování a šifrování příchozích nebo odchozích e-mailových zpráv a jejich příloh je celá samostatná záležitost, která bude vysvětlena ještě jednou. Pokud však exportujete data ze složek aplikace Microsoft Outlook do souboru PST, můžete přidat ochranu, abyste zajistili, že data nebude dostupná ostatním. Postupujte podle následujících kroků:

1. Klikněte na Soubor
2. Vybrat Dovoz a vývoz
3. Vybrat Export do souboru a klepněte na tlačítko další
4. Vybrat Soubor osobních složek (.pst) a klepněte na tlačítko další
5. Vyberte složku nebo složky, které chcete exportovat (a zaškrtněte políčko Zahrnout podsložky pokud chcete) a potom klepněte na tlačítko další
6. Vyberte cestu výstupu a název souboru a vyberte jednu z možností exportního souboru a klepněte na tlačítko Dokončit
   • Nahradit duplikáty s exportovanými položkami
   • Povolit vytvoření duplicitních položek
   • Neexportujte duplicitní položky
7. Pod Nastavení šifrování, zvolte jednu z následujících možností
   • Žádné šifrování
   • Stlačitelné šifrování
   • Vysoké šifrování
8. Ve spodní části obrazovky zadejte heslo, které chcete použít k otevření šifrovaného souboru PST (v obou polích musíte zadat stejné heslo, abyste ověřili, zda jste zadali heslo tak, jak jste zamýšleli, jinak byste nemohli otevřít vlastní soubor)
   • Zvolte, zda chcete nebo ne Uložte toto heslo do seznamu hesel
9. Klikněte na tlačítko OK k dokončení exportu souboru

(Vydal Andy O'Donnell)