31 tipů, jak snížit množství e-mailu - múza

E-mail: Milujeme to, nenávidíme to, rádi to nenávidíme. Ale protože to nikam nepovede, brzy jsme tady, abychom vám pomohli vytěžit to nejlepší.

Od tipů na napájení prostřednictvím vaší přetékající doručené pošty až po strategie, které vám v první řadě pomohou získat méně informací, až po chytré způsoby, jak zajistit, aby e-maily, které odesíláte, měly velký dopad, máme vše, co potřebujete, aby se vaše doručená pošta změnila na komunikační powerhouse.

Pokud chcete: Udržujte svou doručenou poštu prázdnou

1. Nejjednodušší způsob, jak přestat dostávat tolik e-mailů na prvním místě, je odhlásit se z těch desítek zpravodajů, které jste si chtěli přečíst, ale nikdy to neuděláte. Unroll.me je absolutně nejjednodušší způsob, jak identifikovat ty přísavky ve vaší doručené poště - a hromadné odhlášení.

2. Pokud od jednotlivců dostáváte hodně nechtěné pošty, můžete také zkusit BoxBe. BoxBe používá to, co nazývá přizpůsobený „Seznam hostů“, aby zajistil, že dostanete e-mail od lidí, na kterých vám záleží, zatímco skríning zpráv od kohokoli jiného do samostatného „Čekacího seznamu“. Každý, kdo není na vašem Seznamu hostů, obdrží žádost o ověření jejich zprávy před doručením do vaší doručené pošty.

3. Zkuste použít e-mailovou automatickou odpověď - a to nejen tehdy, když jste mimo kancelář. Vaše automatická odpověď nemusí být dlouhá nebo podrobná, ale rychlá zpráva „Ahoj, obdržel jsem váš e-mail a vrátím se vám, až budu moci!“ Zpráva může zabránit dychtivým bobrům v odesílání následných e-mailů dříve, než měl jsi šanci odpovědět. Zde je návod, jak to nastavit.

4. Odolejte nutkání reagovat na každý e-mail správným způsobem. Jak vysvětluje Alexandra Franzen, „spousta„ naléhavých “e-mailů má tendenci se vyřešit bez vaší pomoci. Rozhodnete-li se neodpovídat okamžitě, trénujete lidi, aby byli více sebevědomí - a zároveň vytvářeli rozumná a realistická očekávání, jak rychle budete moci odpovědět. “

5. Zabraňte následným e-mailům ukončením zpráv jasnými pokyny místo otázek. Místo toho, abyste řekli: „Měli bychom se příští týden znovu připojit?“ Zkuste: „Zavolám vám úterý ráno, abyste se znovu připojili.“ Pokud to nefunguje, váš příjemce vám to dá vědět - ale jinak jste zabránili zbytečné tam a zpět.

Pokud chcete: Snižte čas, který trávíte e-mailem

1. Chcete, aby vaše e-maily byly krátké a produktivní? Zavazujte se, že každou zprávu vytvoříte pět vět dlouhou - nebo méně. K dispozici je dokonce i web, který byl vytvořen, aby pomohl: pět.sentenc.es! Jak vysvětluje: „Zpracovávejte všechny e-mailové odpovědi, jako jsou textové zprávy SMS, pomocí určitého počtu písmen na odpověď. Protože je příliš těžké spočítat písmena, počítáme místo toho věty. “Potřebujete nějakou radu, jak věci udržet stručné, ale přesto zdvořilé? Elliott Bell má několik skvělých tipů.

2. Pokud zjistíte, že vám e-maily zasílají stejné zprávy znovu a znovu, uložte šablony do složky Koncepty (začněte zde s 27) nebo využijte laboratoře Canned Responses, která vám umožní uložit libovolný počet odpovědí a snadno je vložit. do vašich e-mailů. (Podívejte se, jak to nastavit, se svolením Gadgetwise.)

3. Odeslali jste z telefonu spoustu e-mailů? Vyzkoušejte automatický text, nástroj, který vám umožní zadat přizpůsobenou zkratku, která se poté rozšíří do úplného textu. Například zadáním „rl8“ se můžete rozšířit na „Už jdu pozdě“, což je užitečné, když běžíte na schůzku. (Zde je návod, jak jej nastavit.)

4. Pokud vaše práce nevyžaduje okamžitou odezvu na e-maily, nastavte každý den jen několikrát, abyste zkontrolovali doručenou poštu. Tentokrát se může každý den lišit, musí to být úmyslné (například dnes odložím 9-10 hodin, abych prošel svou doručenou poštu, pak se na to znovu podívám od 4-5).

5. Do složky Doručená pošta přidejte dvě značky (nebo filtry v Gmailu): „rychlá odpověď“ a „vyžaduje soustředěný čas.“ Když víte, že máte solidní blok nepřetržitého času, začněte otevřením složky zaměřeného času a rozhodněte, které z nich máte nejvíce je třeba se vypořádat. A až budete mít příště pár minut na čekání na autobus nebo na kávu, otevřete složku „Rychlá odpověď“ místo kontroly Instagramu.

6. Nastavte si svůj e-mail tak, že jakmile se vypořádáte s jedním e-mailem a odešlete jej nebo odstraníte, budete přesměrováni přímo k dalšímu v doručené poště namísto zpět do seznamu e-mailů. (V případě Gmailu to můžete udělat pomocí možnosti Automaticky Advance v Gmailu Labs.) Tím se sníží čas, který byste strávili rozhodnutím, které zprávy věnovat pozornost další!

7. Potřebujete projít spoustu e-mailů v krátkém časovém období? Vyzkoušejte e-mailovou hru, která vám dá pět minut na to, abyste projeli co nejvíce e-mailů a odměnili vám body. Zaměřuje se také na řešení 10 až 20 e-mailů najednou, takže vaše bitva v doručené poště bude mít větší skus.

Pokud chcete: Uspořádejte si doručenou poštu

1. Nenechávejte všechny své e-maily ve složce Doručená pošta - buď je smažte, soubor nebo je archivujte, jakmile se s nimi zachází. Studie z Princetonova neurovědního ústavu z roku 2011 zjistila, že „když je vaše prostředí nepřehledné, chaos omezuje vaši schopnost soustředit se.“ To platí také pro vaše virtuální prostředí; čím více e-mailů uvidíte - i těch, na kterých už nezáleží - tím více času stráví váš mozek podvědomě přemýšlením o nich.

2. Pro lidi, kteří nemají rádi seznamy úkolů, je snadným řešením (nebo si to myslí) použití své doručené pošty jako jednoho. Ale u skutečných úkolů, jako je „Vytvořit nabídku pro nového klienta“ nebo „Zaplatit pronájem kanceláře“, je čas najít systém úkolů, který vám vyhovuje. Používání doručené pošty jako seznamu úkolů dává čas do rukou jiných lidí - s každým novým e-mailem přichází nový úkol, ať se vám to líbí nebo ne. Ale muset vědomě přidat úkol do svého seznamu úkolů je šance zjistit, zda byste to měli dělat právě teď, místo jiné práce.

3. Pomocí Gmailu můžete nechat některé e-maily automaticky přeskočit doručenou poštu. Pokud například platíte za kabelové bankovnictví automaticky, můžete jej automaticky archivovat a přidat štítek „Finanční“. Nemusíte ho nikdy vidět, ale pokud jej potřebujete, víte, kde jej najít. Když už mluvíme o hledání věcí …

4. Než odešlete jakýkoli e-mail, přečtěte si jej prohledávání. Na co byste hledali tento e-mail později? Jsou tato slova v e-mailu? Možná budete chtít změnit „Poznámky ze schůzky s Jackem“ na „Poznámky z srpnového setkání s Jackem Smithem z Amazonu.“

5. Ve skutečnosti existuje spousta vyhledávacích příkazů, díky nimž je hledání starého e-mailu mnohem, mnohem snazší. Zde je základní informace o tom, jak najít jakýkoli e-mail podle předmětu, tématu, odesílatele atd.

Pokud chcete: Udělejte svou doručenou poštu chladnějším

1. Přáli byste si někdy, abyste do své doručené pošty vkládali rychlé poznámky? Příhodně pojmenovaný Notes for Gmail vám umožňuje připojovat poznámky a značky k jakékoli e-mailové zprávě - přidávat poznámky k e-mailovému vláknu, v horní části zobrazení odeslaných e-mailů nebo opravdu kdekoli v doručené poště.

2. Doplněk Gmail Rapportive je snem síťového pracovníka: Plugin zobrazuje informace o sociálních sítích vašich kontaktů přímo ve vaší doručené poště, takže se s nimi můžete spojit na LinkedIn, Facebooku a Twitteru, aniž byste museli opustit Gmail. Můžete si také prohlédnout seznam posledních e-mailů z nich a zaznamenat soukromé poznámky, které se mají připojit k jejich adresám ve vašem účtu.

3. Stejně jako Gmail na steroidech je Gmelius rozšíření prohlížeče pro Chrome, Firefox a Opera, které výrazně vylepšuje vaše prostředí Gmailu od všeho od vyčištěného rozhraní (žádné další reklamy!) Až po schopnost blokovat e-mailové sledovače, aby ochránilo vaše soukromí. Další oblíbenou funkcí je automatické tlačítko „Odhlásit“, které nahradí tlačítko Gmailu „Spam“, kdykoli Gmelius detekuje seznam adresátů.

4. Znáte ty e-maily, o kterých víte, že se k nim nedostanete až později, ale obáváte se, že zapomenete? Plugin Boomerang, který je v současné době k dispozici pro Gmail a Outlook, je ideální pro jejich řešení. Můžete naplánovat e-mail tak, aby zmizel a vrátil se později - až budete připraveni se s ním vypořádat - nechte svou doručenou poštu jasnější. Boomerang také umožňuje naplánovat zasílání e-mailů později a nastavit opakující se e-maily.

5. Vyzkoušejte Gmail Labs - což vám umožní vyzkoušet si doplňkové funkce Gmailu, jako je „vrácení zpět“ a prohlížení kalendáře přímo v doručené poště. Přejděte do nastavení Gmailu a začněte kliknutím na „Labs“.

6. Zjistíte, že podepisujete nebo zasíláte spoustu dokumentů a smluv? Hellosign pro Gmail vám umožňuje podepisovat dokumenty a vyplňovat formuláře, aniž byste opustili doručenou poštu - skutečný záchranář pro ty z nás, kteří nenávidí skenery, tiskárny a faxy.

Pokud chcete: Získejte své e-maily číst

1. Udělejte prvních 50 znaků každé zprávy co nejpřesnější a nejaktivnější, říká Fast Company . Lákavý otvírák zvyšuje pravděpodobnost, že vaši příjemci budou číst dál.

2. Dlouhé bloky textu vypadají skličující ke čtení, takže přemýšlejte o tom, jak text lépe číst. Využijte kulky, seznamy, tučné písmo a krátké, snadno skimulovatelné odstavce. Máte potíže s jeho snížením? Mohlo by to být znamením, že se snažíte příliš pokrýt.

3. Pokud narazíte na více než jeden bod nebo ve svém e-mailu kladete více než jednu otázku, ujistěte se, že tyto položky vyčnívají ze zbytku vyprávění tím, že je označíte tučně, zvýrazníte je nebo je uspořádáte do seznamu s odrážkami. Kontrast přirozeně přitahuje pozornost příjemce na maso zprávy (kus, který si nemůžete dovolit nechat ujít!).

4. Zeptejte se na co nejpřesnější otázky. „Co si o návrhu myslíte?“ Není dobrá otázka. "Můžeme pokračovat s návrhem prodejce na 20 000 $ do pátku?" Je lepší.

5. Doufáte, že chytíte svého šéfa nebo někoho důležitého za méně rušného dne, ale neznáte jeho rozvrh? Vyhněte se e-mailu v úterý a ve čtvrtek. Jedná se o dny s nejvyšším objemem pro doručenou poštu a nechcete, aby se vaše důležitá zpráva ztratila v moři zpravodajů, nabídek a jiné korespondence.

6. Udělejte, aby se váš předmět počítal - něco, co dává příjemci jasnou představu o tom, co bude uvnitř e-mailu. (Bonus: Pomůže vám to také snadno vyhledat zprávu ve vaší doručené poště, pokud váš příjemce zavolá k diskusi, spíše než k psaní zpět e-mailem.)

7. Vědci z Carnegie Mellon zjistili, že nejúčinnější e-maily mají předmětové řádky, které přitahují jednu ze dvou věcí: zvědavost (skvělá, pokud jste v marketingu) nebo obslužný program (pravděpodobně nejlepší pro nás ostatní). jednominutové video se dozvíte více.

8. Chcete se opravdu ujistit, že se vaše zprávy čtou? Rozšíření Chrome MailTrack vám umožní zjistit, zda a kdy lidé vaši e-maily přečetli. A pokud si všimnete, že to sedí nepřečtené? Podívejte se na tyto tipy a sledujte správnou cestu.