Nemilujete jen nástroje, zkratky nebo hacky, které vám pomohou dělat věci rychleji nebo efektivněji? Koneckonců, kdo chce trávit více času děláním něčeho, co bezpodmínečně potřebujete?
V této poznámce uvádíme tři úžasná akronyma na pracovišti, která byste měli znát - a všechny z nich nabízejí rámce, které vám pomohou soustředit se a na jakémkoli bodě, na kterém pracujete.
1. OHIO: Zacházejte s ním pouze jednou
Kolikrát otevřete e-mail, abyste se vrátili a přečetli jej znovu? Možná třikrát nebo čtyřikrát?
To je super neproduktivní práce, pokud na to nepřemýšlíte hlouběji. Vzhledem k tomu, že odborníci tvrdí, že pro naši práci je ve skutečnosti nezbytné pouze 20% našeho e-mailu, dotýkat se ho pouze několikrát jen zhoršuje špatnou situaci.
Místo toho, OHIO! Otevřete jej jednou a udělejte s tím něco. (Mimochodem, funguje to také pro papírování, příchozí poštu nebo cokoli jiného.) Vyzkoušejte tyto užitečné tipy od Získání věci hotové pro efektivnější zacházení s e-mailem nebo papírovou poštou.
- Nepotřebuješ to? Smazat to!
- Pokud si to chcete ponechat, ale nepotřebujete na to okamžitě jednat, odložte to.
- Pokud na to můžete okamžitě jednat - myslete na zprávy, které reagují méně než dvě minuty - ano.
- U zpráv se skutečným pracovním obsahem musíte upřednostnit a strávit čas, uložte je do složky „akce“ a poté se vraťte, až budete připraveni na cílenou práci v této oblasti.
2. FIOSP: Fakta, Problém, Cíl, Strategie, Plán
Před mnoha lety se mnou mentor sdílel tento proces a já ho používám po celou dobu pro řešení problémů nebo řešení problémů. Je to obrovská pomoc při organizaci mých myšlenek a sestavení akčního plánu, ať už pracuji na vlastním projektu nebo s týmem.
Až příště čelíte pracovní krizi, kterou potřebujete vyřešit ASAP, zkuste toto:
Skutečnost
Začněte tím, že své fakta uvedete na pravou míru. Můžete být v pokušení jít k předpokladům, pozorováním nebo názorům, skočit do řešení, nebo dokonce obviňovat kořen problému. Při řešení problémů však musí být vaše řešení součástí skutečností.
Řekněme například, že se pokoušíte vyřešit problém klienta, který není spokojený se službou call centra, kterou vaše společnost poskytuje. Zde jsou fakta:
Doba odezvy v call centru běží na 60% hovorů přijatých během dvou minut. Naše smlouva říká, že musíme odpovědět na 80% hovorů během dvou minut.
Problém
Jakmile budete mít fakta o věci dolů, uveďte problém řízený fakty. Znovu se vyhýbejte vině a podívejte se na důsledky skutečností:
Zákazník je zaplaven stížnostmi zaměstnanců na naše služby, což ohrožuje naše budoucí smlouvy. Navíc za nedodržení smlouvy stojí naše společnost 1 000 USD za den pokuty.
Objektivní
To je místo, kde vám bude jasné, co přesně je vaším cílem v dané situaci. Pomůže určit mezery mezi skutečnostmi a cíli.
Naším cílem je odpovědět na 80% všech hovorů do dvou minut podle smlouvy, vyjasnit stávající nevyřízené položky a zastavit pokuty, které vznikají.
Strategie
Nyní ustoupíte a podíváte se na celkový obraz: jak problémy odpovídají skutečnosti - a jaké musí být správné nápravné kroky.
Naší strategií je napravit špatný výkon tím, že do tohoto týdne přivedeme vyškolený rezervní personál, prodloužíme hodiny call centra každý den o dvě hodiny a v případě potřeby uskutečníme hovory do dobře vyškoleného přepadového centra.
Plán
Jakmile určíte svou strategii, jedná se o taktické kroky, které provedete k jejímu provedení. Zde můžete podle potřeby přiřadit úkoly a časové osy.
Správa účtu
- Přečtěte si nápravný akční plán se zákazníkem do konce podnikání ještě dnes.
- Poskytovat aktualizace zákazníků každých 24 hodin, dokud úrovně služeb nedosáhnou odpovídající úrovně.
Operace
- Upravte systémy tak, aby vyhovovaly dvěma dalším hodinám provozu COB dnes.
- V úterý svolat tři další zaměstnance na plný úvazek.
Právní
- Prověřit důsledky smlouvy, která není v souladu s právními předpisy, a posoudit škody doposud.
Pomocí tohoto rámce můžete rychle a snadno přejít od bolesti hlavy k řešení a vést tým k produktivnější konverzaci kolem řešení dilemat na pracovišti.
3. BRAN: Výhody, rizika, alternativy, nic
Ne, nemluvíme tady o cereáliích! Je to rychlá zkratka, která vám pomůže vyhodnotit klady, zápory a důsledky pro rozhodování.
Řekněme například, že se vaše oddělení snaží rozhodnout, zda najmout nového zaměstnance na pomoc s kampaněmi na sociálních sítích.
Pojďme se podívat na BRAN.
Výhody
- Zvyšujte dojmy a povědomí o značce vytvořením stálé přítomnosti v pěti hlavních sociálních médiích, které naše publikum používá.
- Rozšiřte náš mailing list.
- Zvyšte zobrazení webových stránek.
- Udržujte nás na špičce trhů sociálních médií.
Rizika
- Je obtížné měřit návratnost investic v kampaních na sociálních sítích. Jak budeme vědět, jestli to funguje?
- Přidá počet hlav a náklady spojené s novou výpůjčkou.
- Nejste si jisti, zda povědomí o sociální značce přispěje k růstu zákazníků nebo příjmů.
Alternativy
- Přiřadit sociální média stávajícím zaměstnancům v menším měřítku a měřit výsledky.
- Najděte si levného stážisty, který tento koncept v létě prokáže.
- Sdílejte náklady na manažera sociálních médií s ostatními odděleními v organizaci.
Nic
- Pokračujte ve stavu quo se současným marketingovým úsilím, nepřidávejte počet hlav ani rozsah a neměňte žádné změny, abyste mohli rozšiřovat část sociálních médií.
Pamatujte, že vždy máte možnost nic nedělat. Někdy „ještě ne“ je dost dobrá odpověď, dokud neshromažďujete více informací, více financování nebo jasnější prohlášení o výhodách.
Pracoviště může být často složité, ale použití rámců a nástrojů může pomoci překonat část této složitosti - a získat řešení a rozhodnutí, která lépe poslouží vám a vaší práci!
