Fundraisingové akce jsou vynikajícími způsoby, jak zvýšit peníze a informovanost vaší organizace. Ale pokud pracujete na malé neziskové organizaci, může být obtížné najít zaměstnance (a čas!), Aby takové události skutečně naplánovali.
Tam přichází hostitelská komise.
Jednoduše řečeno, hostitelská komise je skupina dobrovolníků, kteří přebírají odpovědnost za plánování události. Skutečný rozsah odpovědností se může v jednotlivých organizacích (nebo dokonce v jednotlivých událostech) změnit, ale obecně můžete očekávat, že pozvou hosty, propagují akci a zakoupí lístek, který se zúčastní.
Stejně jako u všech dobrovolníků však hostitelská komise obvykle potřebuje nějaký směr, aby co nejlépe splnila vaše organizační cíle. Zde je několik tipů pro správu hostitelské komise, aby se váš další bash rozbil.
1. Vyberte si moudře
Dobří členové hostitelské komise by měli mít dva klíčové atributy: Měli by mít velký vlivný kruh kontaktů a neměli by se bát oslovit.
Aby to však bylo co nejefektivnější, měli by tito členové výboru již mít nějaké zkušenosti s vaší organizací a měli by být obeznámeni s vaší prací. To jim umožní mluvit s potenciálními dárci s větší autoritou a mluvit z vlastní zkušenosti, což je vždy efektivnější. S ohledem na to si zkontrolujte seznamy dárců a seznamy dobrovolníků a zjistěte, kdo by se mohl hodit.
Pokud potřebujete pomoc mimo to - například při plánování logistiky události - vyberte členy výboru, kteří mají záznam o předvádění a provádění práce efektivně na jiných událostech, které vaše organizace pořádala.
Protože jsem jediným specializovaným fundraiserem na zaměstnance v současné organizaci, stahuji pouze členy hostitelského výboru z mého hlavního seznamu dárců a vyhlídek. Tím jsem schopen naplánovat akci a kultivovat dárce současně.
Když jsem byl ve větší organizaci, která na našich akcích dělala více tisku, pokusili jsme se však získat jména celebrit v našem hostitelském výboru. Obvykle nebyli schopni pomoci (a někdy se dokonce nezúčastnili!), Ale upoutali pozornost spisovatelů společnosti a zábavy, kteří by pak událost pokryli.
2. Vyjasněte si povinnosti
Výzva u mnoha dobrovolnických pracovních míst spočívá v tom, že existuje jen málo konkrétních očekávání nebo způsobů, jak zajistit, aby lidé byli odpovědní.
I když si určitě musíte pamatovat, že dobrovolníci plní své povinnosti z dobra svého vlastního srdce, většina dobrovolníků, které znám, dává přednost jasným pokynům a pokynům o tom, co bude při provádění události nejužitečnější. Rád navrhuji „popis práce“ pro každou událost, kterou dělám, a nastíní povinnosti členů hostitelského výboru - aby věděli, co mohou očekávat, mohu je udržet na stopě a všichni zůstáváme na stejné stránce.
Pokud jde o tyto povinnosti, mohou hostitelské výbory dělat vše od vyzvednutí jídla a spotřebního materiálu po navrhování pozvánek až po velké dary. Jednoduše zjistěte, co potřebujete, a požádejte o to ve svém popisu dobrovolníka.
Nejlepší popis, který jsem doposud viděl, je od společnosti Equality Hawaii, která nejen stanoví povinnosti hostitelské komise, ale zahrnuje také formulář pro darování, který dobrovolníkům usnadňuje přispívat darem, který je vyžadován pro členství v hostitelské komisi. Tento druh dohody není vhodný pro každou organizaci, ale je to velká inspirace pro rostoucí neziskovou organizaci.
3. Řekněte děkuji
Prvními lidmi, kterým zavoláte, pošlete e-mail nebo píšete den po vaší akci, by měl být váš hostitelský výbor. Ve skutečnosti, jakmile potvrdím svůj hostitelský výbor, oslovuji karty s poděkováním, takže musím udělat ještě jednu věc ráno po sobotu.
Budete také chtít získat jejich pohled na to, jak událost proběhla - pokud existuje něco, co byste mohli příště udělat lépe, pokud by se některý z jejich hostů zajímal o větší zapojení do organizace a pokud se celkově bavili. Tyto cenné informace mohou zajistit, že vaše akce budou v budoucnu efektivnější a že vaše organizace může využít nových příležitostí.
A co je nejdůležitější, chcete své dobrovolníky ujistit, že když se na vás tak velký čas a finanční odhodlání zavazují, upřímně si to vážíte.
Šťastní dobrovolníci - zvláště dobře propojení a potenciálně bohatí šťastní dobrovolníci - jsou možná nejlepším zdrojem, který můžete mít jako malou neziskovou organizaci. Pokud s nimi zacházíte moudře a dobře, budete mít nejen pomoc, kterou potřebujete k plánování a provedení skvělé akce, ale budete také moci zvýšit své fundraising na další úroveň.
