Stejně jako většina z vás si nemůžu vzpomenout na profesionální život (mnohem méně osobní), kde jsem neodpovídal e-mailem. Většinou se jedná o efektivní a jednoduchý způsob komunikace a při správném použití šetří čas, odpovídá na otázky a navazuje spojení. Postačí, když řeknu, nevěřím, že bych bez něj mohl žít.
Bohužel, s lehkostí e-mailu a rychlostí, na kterou jsou mnozí z nás zvyklí na odesílání, přeposílání nebo odpovídání, přichází několik silných nárazů, pokud chcete. Mám malou toleranci k neopatrným chybám, jako jsou špatně napsaná slova (většina programů vás upozorní na tyto typy překlepů s chmurně červenou čarou), a říkám, že se chystáte na někoho a pak zapomenete ho skutečně CC. To je amatérské území. (I když je mé matce odpuštěno, že mi občas posílá zprávy ve všech velkých písmenech.)
Vážně však, protože fórum je často číslo jedna způsob, jak komunikovat s klientem, šéfem nebo osobou v síti, je nezbytné, abyste to napravili. A nejen pro samolepky venku, ale i pro sebe - nenávidíte, když by příjemce zmeškal bod zprávy, protože se zaměřil na (odstranitelnou) chybu. Dnes překlep vám ztratí trochu úcty se spolupracovníkem, zítra by to mohlo velmi dobře ztratit pracovní příležitost s osobou, kterou potkáte na konferenci.
Před třemi neuvěřitelně základními chybami, které můžete dělat, aniž byste si uvědomili, jak velmi neprofesionální jsou pro vás, aby se podívali na čtenáře.
1. Zapomeňte na připojení
Kariérní kouč Rajiv Nathan je hluboce vděčný za výzvy v Outlooku a Gmailu, které vás informují, že se chystáte odeslat zprávu bez přílohy, když výslovně uvedete, že ve skutečnosti něco připojujete. Proč? Protože předtím, než existovaly, se pravidelně dopouštěl velkolepé chyby nepřipoutání - ne jednou, ne dvakrát, ale třikrát!
Nathan připouští, že na začátku své kariéry měl strašidelný zvyk řítí se do práce. Výsledek, který ho přivedl k častému zasílání e-mailů: „Podívejte se prosím na přiložený soubor“, aniž byste jej skutečně připojili. Nathan si pamatuje zaslání nezbytných opatření: „Omlouvám se za to! Tady to máš! “Bohužel to vždy nekončilo. "Konečně, při třetím sledování (a celkem čtvrtém e-mailu) jsem připojil tu zatracenou věc, " vzpomíná Nathan.
"Rozhodně to není dobrý vzhled, " přiznává Nathan. Ve skutečnosti to byl tak pravidelný problém, že během jednoho ze svých hodnocení výkonu byl označen za potřebu zlepšení v této oblasti. Od té chvíle Nathan nalepil na horní část obrazovky pruh papíru, který četl: „Připojili jste soubor?“
Pokud jde o zmínku o „přiloženém“, buďte zvlášť opatrní, aby se před odesláním e-mailu objevily užitečné výzvy („Řekli jste přiložený? Každý má povoleno sklouznout sem nebo tam, ale zvyknout si na toto neopatrné chování a začnete si získávat pověst za to, že není schopen splnit tento základní úkol.
2. Jdete dál a dál
Jedním z mých nejbližších přátel je právník, který účtuje každou hodinu. Jako taková je zvyklá psát střídmě a neprojevovat se. Mohl bych jí vzít lekci.
Jenny Foss, trenér Muse Career, zdůrazňuje, že je důležité říci, co musíte říci a nic víc. Vysvětluje: „Neschopnost říci, co musíte říci - stručně a s ohledem na čas příjemce - může snadno obtěžovat někoho, kdo vás mohl ochotně vyslechnout, nebo dokonce rád, že vás vyslechne.“
To platí zejména v případě, že „zasíláte e-mail s laskavým svolením, vstupem či podporou - nebo se jen dotknete základny nebo se zeptáte na otázku.“ Přestože to může být užitečné střílení zpráv sem a tam, je to dostačující být pro některé lidi skutečným tahem, a Foss vás varuje, abyste „měli na paměti, že osoba na přijímajícím konci může velmi dobře najít e-mail (obecně) bane její existence. Tato osoba by mohla být až do půlnoci většinu nocí, jen aby se pokusila vykopat sebe z palby e-mailů. “Proto říká, že musíte své nápady prezentovat úhledně nebo riskovat, že vypadáte„ neprofesionální nebo naprosto bezohledně. “A v souladu s Nathanova nehoda, která vyústila v odeslání několika po sobě jdoucích poznámek bez přílohy, „neposílejte tři e-maily z důvodu nebe. Spojte své myšlenky a pošlete jeden, “uzavírá Foss.
Zjednodušení řeči pouze to, co musíte přímým způsobem vyžadovat, může vyžadovat praxi, ale z dlouhodobého hlediska to stojí za námahu. Před odesláním si přečtěte, co píšete, a odstřihněte cokoli zbytečného, jako jsou slova, řádky nebo dokonce celé odstavce, které pouze opakují nebo opakují to, co jste již řekli. Může být lákavé to příliš vysvětlit, ale častěji než ne, vaše pokusy se zdají jen opakující se. Naučíte se psát s cílem a smyslem pro nasměrování vám dobře poslouží v mnoha vašich profesionálních e-mailových korespondenci. Váš čtenář vám poděkuje za stručnost a bude mnohem pravděpodobnější, že odpoví v naturáliích - namísto toho, aby nechal příliš dlouhou zprávu sedět nepřečtenou v konkurenční schránce.
3. Pravopis jména osoby je nesprávný
Ne, prostě ne. Neexistuje absolutně žádná omluva pro psaní někomu a nesprávné napsání jeho jména. Všichni máme své mazlíčky, a to je moje, ale jsem si jist, že nejsem sám. Tady je to, že moje jméno - a jeho správné hláskování - je v mém podpisu a v mé e-mailové adrese, což je všechno v otevřeném prostoru, aby je odesílatel viděl. Jsem na tento problém tak citlivý, že předtím, než stisknu tlačítko Odeslat, pravidelně kontroluji hláskování jmen, která obvykle mají více než jednu možnost (Kristin, Stephen, Mark, Carrie, atd.).
Trvá to dvě sekundy navíc? Tak určitě. Ale samozřejmě, ve velkém schématu věcí, není čas vůbec. Mnohem raději bych to pochopil poprvé, než bych se musel omluvit za nedbalé chyby. Pokud jste tak zaneprázdněni, že ani nemůžete získat jméno osoby, které oslovujete, právo, co jiného jste povinni udělat spěšně? To je to, co váš čtenář přemýšlí. Tato malá a nesporně jednoduchá chyba hovoří o množství vašich dalších schopností. Takže důkladně zkontrolujte svou práci a oslovte osobu správně.
Pravděpodobně odesíláte a přijímáte mnoho e-mailů v daný den. Vyhněte se drobným nedbalým chybám, které posílají zprávu, především, že nejste tak profesionální, jako ve skutečnosti jste. Neztrácejte kvality ve jménu rychlosti a pro Peteho (nebo je to Peter?) Neztrácejte body úcty kvůli omylu e-mailu, kterému se lze vyhnout.
