Kdo necítí potřebu dělat více za méně času? Pokud budete trávit většinu denního zpracování e-mailu, rádi slyšíte, že existuje spousta způsobů, jak efektivněji využívat Outlook.
Změňte výchozí hodnoty podle toho, co obvykle preferujete a používejte. používat klávesovou zkratku nebo dvě; nastavit filtry pro automatizaci; ujistěte se, že samotný program Outlook běží na maximální rychlost a váš čas v aplikaci Outlook bude vyčerpán.
Podívejte se na následující tipy a tajemství a vy budete mít dobrou cestu k tomu, abyste si vybrali trochu času.
01 z 23Zprávy o souboru jedním klepnutím
Dělejte rychleji to, co děláte tak často. Zjistěte, jak nastavit aplikaci Outlook, abyste mohli e-maily zasílat do složek, které se používají často, jediným kliknutím.
Pokračujte ve čtení níže
02 z 23Zjednodušte konverzace
Proč tolerovat mít e-mailové složky a vaši mysl posetou oudly zpráv, které jsou citovány jinde stejně? Zjistěte, jak pomocí programu Outlook automaticky vyčistit. To může přesunout nebo odstranit redundantní e-maily sám o sobě.
Pokračujte ve čtení níže
03 z 23Znovu odeslat e-maily
Znovu odeslat e-mail v aplikaci Outlook znovu použít jeho obsah, předmět nebo příjemci namísto spuštění s prázdnou obrazovkou.
04 z 23Udržujte soubory aplikace Microsoft Small a Snappy
Pokud chcete, aby váš Outlook byl rychlý a elegantní, udržujte hlavní velikost souboru PST malý. Soubor PST je místo, kde Outlook ukládá e-maily, kontakty, kalendáře a další. Starou poštu můžete například přesunout do samostatného archivního souboru.
Pokračujte ve čtení níže
05 z 23Nastavte funkci Out-of-Office nebo Auto-Reply
Nechte aplikaci Outlook ve vaší módě odpovědět na očekávání. To vám ušetří čas nejen při dobití po prázdninách, ale i po každém pracovním dni.
06 z 23Přesuňte e-mail rychle do libovolné složky
Dokonce i když jste nezadali podávání jediného kliknutí pro složku, aplikace Outlook umožňuje přesouvat e-maily do složek rychle. Zprávy můžete přenášet pouze pomocí klávesnice nebo pomocí šikovného tlačítka na pásu karet.
Pokračujte ve čtení níže
07 z 23Vytvořte a používejte šablony e-mailů
Když si uvědomíte, že vytváříte podobné zprávy znovu a znovu, je čas zjistit, jak uložit jeden e-mail jako šablonu v aplikaci Outlook pro budoucí použití. Budete moci odeslat stejný e-mail - nebo podobný - opakovaně se záviděníhodnou rychlostí.
08 z 23Změna výchozího písmene a velikosti písma aplikace Outlook
Pokud si myslíte, že písmo, které používá aplikace Outlook při psaní zprávy nebo čtení e-mailu je příliš široké, vysoké, malé, malé, velké nebo modré, změňte je. Zjistěte, jak nastavit přesné písmo, styl písma a barvu, které mají být ve výchozím nastavení použity pro e-maily v aplikaci Outlook.
Pokračujte ve čtení níže
09 z 23Odstranění a ztlumení konverzace
Když zjistíte, že se brodíte e-maily a konverzacemi, které jsou naprosto nepodstatné, může aplikace Outlook pomoci. Zjistěte, jak pomocí programu Outlook smazat celou konverzaci a Outlook odstranit budoucí e-maily ve stejné podprocesu automaticky.
10 z 23Filtrování pošty jednoho odesílatele do konkrétní složky automaticky
Počínaje libovolným e-mailem nastavte filtr aplikace Outlook, který automaticky přesune všechny zprávy budoucí od stejného odesílatele do určité složky.
Pokračujte ve čtení níže
11 z 23Najděte související zprávy
Proč hovoříme o tom právě teď? Jak se začala diskuse? Co jsem to řekl? V aplikaci Outlook je snadné najít všechny související zprávy. Nemusíte se spoléhat na vaši paměť.
12 z 23Nastavte výchozí účet pro nové e-maily
Ujistěte se, že nové zprávy, které sestavíte, začínají s největší pravděpodobností Z e-mailovou adresu již vybranou v aplikaci Outlook.
13 z 23Hledat uvnitř zprávy
Chcete najít něco v dlouhém, těžkopádném e-mailu? Zjistěte, jak pomocí aplikace Outlook vyhledávat text uvnitř e-mailové zprávy.
14 z 23Naplánujte odesílání e-mailů později
Můžete aplikaci Outlook pošádat, aby zprávu odeslala teprve po určitém datu nebo po něm. To je obzvláště užitečné pro pravidelně se vyskytující události, jako je například týdenní oznámení o schůzce.
15 z 23Zrušte zprávu rychle
Jejda! Právě jste smazali e-mail v aplikaci Outlook, který nebyl připraven k umístění do složky "Smazané položky"? Bez obav. Zde je jednoduchý způsob, jak se tento e-mail vrátit okamžitě.
16 z 23Nastavte distribuční seznamy
Vytvořte si vlastní e-mailové seznamy v aplikaci Outlook a snadno posílejte zprávy skupinám lidí, aniž byste museli zadávat všechny e-mailové adresy.
17 z 23Odstranění příloh ze zpráv
Uchovejte zprávu; ztrácí velkou velikost. Zjistěte, jak pomocí aplikace Outlook odstranit připojené soubory - po uložení jinde - z e-mailových zpráv. Velikost poštovní schránky můžete výrazně upravit.
18 z 23Najděte veškerou poštu od odesílatele rychle
Aplikace Outlook vyhrazuje všechny zprávy od konkrétního odesílatele a zobrazí je s tímto tipem rychle.
19 z 23Nastavte složku "Všechny zprávy"
Zobrazte všechny e-maily, které jste odeslali, obdrželi, archivovali a složili - na jednom účtu v aplikaci Outlook.
20 z 23Máte Outlook zvýraznění pošty odeslané pouze vám
Pokud jste jediným příjemcem e-mailu, zpráva je zpravidla důležitější, než pokud patříte mezi desítky lidí. Zjistěte, jak může aplikace Outlook zvýraznit zprávy, které mají pouze vás v řádku Komu :.
21 z 23Upravit přijaté e-mailové zprávy
Namísto předávání e-mailů na sebe nebo vytváření poznámek jinde v aplikaci Outlook nebo případně mimo ni můžete upravit všechny přijaté e-maily přímo na místě.
22 z 23Automaticky Cc: Všechny odeslané pošty
Aplikace Outlook může odeslat kopii každé zprávy, kterou sestavíte, na jinou e-mailovou adresu.
23 z 23Rozbalte Outlook s časově-úspornými doplňky
Doplňky, jako jsou ClearContext, Organizátor pošty Nelson, Xobni, Lookeen a Auto-Mate, mohou významně zlepšit pracovní postup aplikace Outlook tím, že v blízkosti prstů umístí správné informace, inteligentní filtrování a automatizaci opakovaných úkolů.
