Od kotců po občerstvení, až po kancelářské drby - když sedíte pět stop od svého spolupracovníka, sdílení všeho je skřítkem. A přesto, chcete-li diskutovat o konečných podrobnostech prezentace, kterou společně dáte do 30 minut, pošlete jí e-mail? Na tomto obrázku je něco v nepořádku.
E-mail, konferenční hovory, online kalendáře a chatové aplikace nám pomáhají zůstat v kontaktu a sledovat, když jsme daleko od sebe. Tento nástroj je však stejně účinný jako ruka, která jej ovládá. Vědět, kdy používat každou z aplikací, které máte k dispozici, a jak z nich vytěžit maximum, často způsobuje rozdíl mezi zbytečnými hodinami a dodanými produkty.
Ve společnosti Blinkist pracujeme na zefektivnění čtení a učení, takže zjednodušení je v naší DNA. Když jsme si všimli, že komunikace je stále neefektivní i v našem malém týmu, vydali jsme se na to, co se děje, což nám bránilo pracovat v našich silách. Zjistili jsme, že optimalizací toho, jak používáme naše každodenní nástroje, bychom mohli dosáhnout mnohem více práce.
Níže uvádíme čtyři běžné nástroje, které pravděpodobně zneužíváte, a jak můžete svůj formulář opravit.
1. E-mail
Fumble
Stejně snadné jako e-mail je, existuje mnoho způsobů, jak se to mýlit: použití e-mailu jako prostředku pro dlouhou debatu a pro jednoslovné odpovědi, které by mohly být nixed nebo předat osobně, pro začátečníky. A jak lákavé je použít váš e-mailový řetězec jako místo pro rozsáhlou argumentaci s dokumentací, e-mail není místem pro kritické diskuse o detailech projektu. V každém z těchto případů děláte komplikace a zpoždění vašich aktivit a aktivit vašich příjemců.
Oprava
U důležitých nebo naléhavých úkolů se setkejte tváří v tvář, abyste mohli řešit problémy přímo a získat odpovědi rychleji. Tím, že to děláte naživo, nejen chráníte svůj vlastní čas, ale pomáháte také svým spolupracovníkům. Pokud každý ví, že naléhavé zprávy nikdy nepřijdou e-mailem, není důvod k neustálému obnovování doručené pošty a lidé se mohou místo toho soustředit na to, aby se věci daly udělat.
Jako způsob, jak zahájit diskusi nebo nastavit program, si představte e-mail, takže když se posadíte se svým týmem, aby se magie stala, můžete.
2. Konferenční hovory
Fumble
Konferenční hovory jsou krásné - můžete je provádět kdykoli a kdekoli - ale protože se mohou cítit příležitostnější než osobní setkání, mohou také způsobit problémy s efektivitou.
Zaprvé, protože se cítí neformálně, je pro příliš mnoho lidí snadné se zapojit. Výsledkem je, že místo toho, aby se mohli věnovat kritické práci, kterou mohou dělat pouze, je váš tým uvězněn v setkání pochybné užitečnosti.
Za druhé, je snadné přehlédnout, že ačkoli se mohou zdát ležérnější, mohou velmi psychicky zdaňovat. Konferenční hovory vyžadují přípravu a intenzivní poslech, který z vašeho každodenního přídělu soustředí velké sousto. Naplánujte si jeden příliš brzy ráno, a to může mízou vaše zaměření na den. Zaúčtujte to za několik hodin a vy budete řešit den definovaný očekáváním vaší pracovní schůzky v noci.
Oprava
Nejprve mějte na paměti, že ne každý musí být pozván. Místo toho zapojte lidi, kteří jsou informováni o projektu a jsou klíčovými přispěvateli. Nechte jednu osobu na schůzce si poznamenat a podělit se o zbytek týmu, aby se ostatní mohli soustředit na práci.
A nezapomeňte si vybrat svůj čas hovoru moudře. Pokud je to možné, neplánujte konferenční hovory první věc ráno nebo pozdě v noci. Nalezením času mezi tím budete chránit své zaměření.
3. Chat
Fumble
Inter-office chat, zejména pro společnosti umístěné na více než jednom patře nebo na různých místech, je velmi užitečným náhradníkem pro osobní setkání: Stává se to v reálném čase, umožňuje okamžitý přenos souborů a usnadňuje spontánnost. Ale stejně jako u konferenčních hovorů, i samotné ctnosti chatu jsou jeho nedostatky.
Hlavním problémem s kancelářským chatem je to, že lidé se cítí volněji psát otázky, které se netýkají manžety, protože se technicky nepřerušují - příjemce si stále může zvolit, zda odpoví či ne. Jde o to, že jsme reaktivní stvoření a máme pocit, že musíme zastavit to, co děláme, a věnovat pozornost lidem, kteří nás pingují. Přestože je váš úmysl kontaktovat chatem nenápadný, máte malou kontrolu nad tím, zda je práce vašeho kolegy přerušena. Pokud uvidí upozornění na zprávu, je pravděpodobné, že se podívá. I když neodpoví přímo, část jejího zaměření se nyní odkloní od vaší poznámky nebo otázky.
Oprava
Obecně platí, že chat by měl být používán pouze pro rychlé otázky, které vám brání v postupování vpřed s vaší prací, nebo k nastavení času se spolupracovníkem, aby hovořil přes větší problém. Cokoli jiného, vložte e-mail, abyste nerušili své kolegy.
A pokud jste na přijímajícím konci příliš mnoha chatů? Vypněte oznámení stejně jako v případě e-mailu. Mnoho chatových služeb také umožňuje uživateli zůstat „neviditelným“, což je pěkný způsob, jak zůstat zapojen (zejména pokud jste součástí neustále aktualizovaného skupinového chatu), aniž by se cítil povinen reagovat.
4. Kalendáře
Fumble
Lidé, kteří zneužívají své kalendáře č. 1, se k nim chovají jako seznamy úkolů. Pokud se podíváte na svůj kalendář a uvidíte něco, co se podobá „sbírejte mléko“ nebo „naplánujte sestřih“, je na čase přehodnotit, jak jej používáte.
Další zneužití kalendáře jej nepoužívá k ochraně vašeho času, spíše než k jeho organizaci. Když vás osloví návrh nového projektu a kalendář vám řekne, že se do něj vejde, nezapomeňte, že to nutně neznamená, že byste měli. Je důležité se nejprve podívat na vaše cíle a hodnoty.
Oprava
Zaměřte se na to, aby váš kalendář zůstal posvátným prostorem pro schůzky a události, které jsou buď vázány na konkrétní datum a čas, nebo zapojily jiné lidi než jen ty. Můžete začít měnit své kalendářní postupy pomocí seznamu úkolů pro úkoly, jako je zavolání svého lékaře nebo vyzvednutí květin. Vyškrtnutí malých úkolů je nesmírně uspokojivé a jejich umístěním na zvládnutelný seznam získají jiný charakter - ten, který vám umožní vidět je jako vhodné mezi důležitými událostmi, než aby se staly událostmi sobě samými.
A nezapomeňte vždy sladit nové příležitosti s vaší rolí a cíli. Všechno, co se tady a teď nebo v budoucnu neshoduje, nepatří do doku (nebo do kalendáře).
S několika jednoduchými vylepšeními můžete pomocí nástrojů, které máte k dispozici, udělat více práce. Sdílejte tyto tipy po celé kanceláři a celé vaše pracoviště bude mnohem efektivnější, než to budete vědět!
