Jako manažer je jedním z nejdůležitějších zdrojů, který máte, výkonný nebo administrativní asistent. On nebo ona může udržet vaši kancelář v pořádku, váš rozvrh na dobré cestě a vzít některé každodenní povinnosti z vaší desky.
Její účinnost však má co do činění s vámi - jak dobře ji trénujete, sdílíte s ní vaše očekávání a dáváte jí zpětnou vazbu. Je třeba myslet a plánovat vytvoření prostředí, ve kterém asistent může dobře vykonávat svou práci (zejména pro ty z nás, kteří jsou zvyklí dělat všechno sami!).
Takže, ať už jste v oblasti řízení nové, nebo ne, zde je několik dobrých připomenutí, jak co nejlépe využít tento cenný zdroj.
1. Vyzbrojte ho úspěchem
Váš administrativní asistent je tu proto, aby vám usnadnil život - ale ona to nebude moci udělat, dokud neví, jak, přesně, může pomoci. Od začátku se ujistěte, že jí věnujete dostatek času, školení a zdrojů, aby mohla vyniknout. Poskytněte pokyny, co potřebujete a kdy je potřebujete, spolu s konkrétními příklady toho, co hledáte. To platí zejména v případě, že váš asistent je nový - ale uvědomte si, že i když je veterán, možná budete chtít dělat věci jinak, než udělal její poslední šéf. Jasné a základní informace vás oba připraví na efektivitu a úspěch.
2. Vybudujte si důvěryhodný vztah
Naplánujte si pravidelné setkání s asistentem, abyste diskutovali o aktuálních projektech a aktualizacích stavu. Pokud jí dáte vědět, co se děje na jiných úrovních společnosti, pomůže jí pochopit, jak její práce zapadá do většího obrazu. A když dokáže ocenit více o tom, co děláte, bude schopna určit další způsoby, jak vám pomoci při plnění vašich cílů.
3. Poskytněte zpětnou vazbu
Pokud váš asistent udělá něco, co neodpovídá vašim očekáváním, nebuďte jen frustrovaní - poukážte na to, kde jste byli nespokojeni, a navrhněte, jak by se s ním mělo v budoucnu zacházet jinak.
Co je však stejně důležité, je otevřené její zpětné vazbě. Společnost je z jiného úhlu pohledu, takže jí můžete otevřeně podělit o své myšlenky a návrhy, což vám může poskytnout cenné poznatky. Navíc můžete mít špatné návyky, které si neuvědomujete - například dáváte protichůdné verbální a písemné pokyny, nebo nevydáváte dostatečné upozornění, když si chcete rezervovat velkou konferenční místnost -, které můžete upravit tak, aby vám oba životy mnohem usnadnily.
4. Ukažte svou vděčnost
Skvělý asistent zmírňuje vaši pracovní zátěž a nutí vás vypadat dobře, takže buďte velkorysí s chvále, když je to splatné. Setkání zaměstnanců nebo kancelářská akce je skvělým místem, kde můžete veřejně projevit své uznání, ale také nikdy přehlédnout příležitost projevit svou vděčnost jednoduchou, slovní „skvělou prací“. Můžete s ním také zacházet s občasným cappuccinem nebo párem filmové lístky. Dobrý zaměstnavatel ví, že spokojení zaměstnanci usnadňují život jejich šéfů!
5. Ponechte si profesionální
Pokud to nebylo během pracovního pohovoru uvedeno, mělo by být cokoli, o co požádáte administrativního asistenta, přímo relevantní pro firemní misi. I když její klientka nabízí kávu klientovi nebo vyzvedává kancelářské potřeby na cestě zpět z oběda, není to atypická žádost. Úkoly, jako je rezervace příští zubní schůzky nebo objednání nadcházejícího čtení pro váš klub knih, je vaší odpovědností, nikoli její . Byla najata, aby vám pomohla v profesionální oblasti - tak si to nechte tak.
Pamatujte si, že čím více pomáháte své asistentce dělat její práci dobře, tím snáze bude pro vás pomáhat s vaší. Staňte se nejlepším manažerem, kterým můžete být, a oba vás připravíte na úspěch.
