Všichni jsme měli ty dny.
Dny, kdy se dostanete do kanceláře v 9 hodin ráno, připravené na produktivitu. Máte vzduchotěsný plán na dokončení všeho ze seznamu úkolů.
Další věc, kterou víte, je 18:30, a vy jste narazili pouze na jednu věc ze svého neustále rostoucího seznamu. V tuto chvíli jste příliš unavení na to, abyste dělali cokoli jiného, takže jste nechali trávit cestu domů přemýšlením, kam celou dobu šlo.
Poté, co jsem to zažil vícekrát, než bych chtěl připustit, jsem nakonec přestal přemýšlet o tom, co se děje.
Uvědomil jsem si, že nejlepší záměry padají na vedlejší kolej, protože, nikdo, není ostrov: Všichni máme kolegy soupeřící o naši pozornost, e-maily, které nikdy nepřestanou, a schůzky, které nasávají veškerý náš čas.
V kultuře, kde je čas na špičkové úrovni, jsou nejcennější zaměstnanci ti, kteří nejenže spravují svůj vlastní čas, ale také efektivně spravují čas ostatních lidí - což v podstatě umožňuje, aby si za den mohli udělat více nemovitostí, aby si mohli udělat své vlastní věci.
Takže způsob, jak se zlepšit v čase řízení, je řešení problémů pro ostatní. Je to všechno o tom, jak lidem pomoci .
Abych to rozdělil tak, aby se cítil dobře, vytvořil jsem tři široké skupiny lidí, se kterými pravidelně komunikujete: váš nový nájem, váš týmový kolega a váš šéf.
1. Vaše nové zaměstnání: Pomozte jim upřednostnit
Vstup do nové společnosti je zároveň vzrušující a vyčerpávající. Většina lidí si přeje mít velký dopad brzy, aby prokázala, že společnost učinila správnou volbu při jejich najímání.
Ale podle mých zkušeností - jak jako nové dítě v bloku, tak jako veteránský spolupracovník - je příliš snadné zapadnout s informacemi, jmény a systémy. To, co každý nový zaměstnanec potřebuje, není více informací, ale způsob, jak je upřednostnit. Tímto způsobem se mohou vrátit k nejdůležitějším aspektům práce a začít připisovat pochopení, že všechno ostatní přichází s časem.
Může to znít časově náročně, ale je to snazší, než si myslíte, a lze jej dosáhnout krátkým 30minutovým společným cvičením.
Vyzkoušejte toto: Napište každý úkol, od kterého budete požádáni. Uveďte úroveň důležitosti úkolů (vysoká, střední, nízká), nejlepší osoba klást otázky (POC) a kolik času by na ní měli strávit (např. 10% svého týdne).
Je důležité být opatrný, aby se úrovně a čas, které by věci měly mít, mohly změnit nebo vyvinout. Cílem je rozvrhnout vše, co člověk potřebuje, což vám umožní nemuset každou hodinu upustit, abyste vysvětlili a odpověděli na otázky.
2. Váš týmový kolega: Komunikujte jasně a důsledně
Ať už jde o účast na schůzkách bez účelu, opakování práce kvůli špatné komunikaci nebo vyřazování úkolů zřetelným směrem, spodním řádku je, že se ztrácí čas. Pokud se chcete cítit dobře, když každý den vyrazíte ze dveří, musíte najít způsob, jak tyto problémy omezit.
Chcete-li spravovat kolegu způsobem, který zvyšuje vaši správu času, budete si muset velmi dobře komunikovat.
Jedním z nápadů je rozeslat předčty palub. Když sdílíte prezentaci, často nemáte příležitost se produktivně bavit o dalších krocích nebo s sebou, protože lidé informace stále zpracovávají. To má za následek několik schůzek v řadě.
Předčasné odeslání prezentace zmírní nekonečný řetězec schůzek a nekonečných e-mailových řetězců. Také to povzbudilo lidi, aby přijeli na setkání připravené, což vedlo k lepší a cílenější diskusi. Někdy jsem dokonce zjistil, že schůzku mohu úplně odstranit, pokud jsou všichni zarovnáni.
3. Váš manažer: Vlastní své pracovní toky
Čím vyšší se člověk stane, tím více se natáhne. Ve skutečnosti však pro vašeho šéfa nepřekonává čerstvé pracovní zatížení - je to váha pocitu zodpovědnosti za „všechno“ za všech okolností. To, co někdo v této situaci touží, je někdo, kdo jim může pomoci vyrovnat jejich duševní stres.
Jako přímá zpráva lze v tomto případě snadno spravovat: Vlastníte své pracovní toky.
Váš šéf by vám měl být schopen něco předat a nemusí se o to starat, dokud není ve fázi podpisu nebo konečného schválení. Pokud vám mohou dát úkol a v zásadě je považovat za odškrtnuté ze svého seznamu úkolů, udělali jste se neocenitelným. Nejenže jim šetříte čas, ale také jim dáváte tolik potřebný duševní prostor a úlevu, aby se mohli soustředit jinde.
To vyžaduje důvěru, která je klíčem k získání svobody při nastavování vlastního rozvrhu a hranic. Pokud se na vás váš manažer může spolehnout, že uděláte svou práci, bude se méně zajímat o taktiku, jak svou práci vykonáte: když přijdete, vaše pracovní doba atd.
Nejste si jisti, jak dobře se vaše dovednosti v oblasti řízení času hromadí? Vezměte si tento kvíz a zjistěte, jak daleko budete muset zlepšit. A nezapomeňte využít výhody vašich zlatých hodin. Tento článek, jenž se zabývá tímto tématem, vysvětluje, jak vás při plánování určitých pracovních položek v tomto období učiní šíleně produktivním.
Pokud přistoupíte k řízení času z pohledu pomoci svým kolegům být efektivnější, ušetří vám to v dlouhodobém horizontu mnohem více času. Máte chuť to zkusit? Dejte mi vědět, co si myslíte na Twitteru.
