Hádejte, kolik e-mailů dostává průměrný administrativní pracovník každý den? 121.
Očekává se, že toto číslo vzroste do roku 2018 na 140.
Pocit nervozity a paniky jen přemýšlel o tom? Nejsi sám. Tato povodeň e-mailu povzbuzuje mnoho odborníků, aby neustále - téměř posedlý - kontrolovali e-maily po celý den, ať už jsou na cestě do práce, uprostřed schůzky, nebo dokonce na oběd s kolegou. Tento zvyk kontrolovat a znovu kontrolovat doručenou poštu může být jako závislost.
Horší je, že nový výzkum, který sledoval srdeční frekvence uživatelů e-mailu, dokazuje, že e-mail je velmi stresující. Stres zvyšuje hladinu kortizolu, která kromě jiného ovlivňuje trávení a imunitní systém vašeho těla. To znamená, že když jste ve stresu, vaše energie klesá, vaše zaměření se rozptýlí a vaše produktivita klesá.
Sečteno a podtrženo? Posedlivá kontrola vašeho e-mailu je stresující. Stres je špatný pro vaše zdraví a vaši produktivitu. Je to znepokojující cyklus. A musí to skončit.
Ale jak?
Začněte se základy
I když je velmi lákavé dát vaší doručené poště pouze jednu aktualizaci (a pak další a další), je důležité, aby se vaše produktivita a zaměření znovu trénovaly, abyste měli zdravější vztah s e-mailem. (Někteří psychologové by to mohli nazvat „zlomením závislosti“. Ve většině případů bych tak daleko nešel, tak se držme „změny návyku“.)
Chcete-li začít, proveďte malé úpravy ve své každodenní rutině, které vám pomohou při neustálém zaměření na váš e-mail:
- Odstraňte oznámení push z telefonu, abyste nebyli upozorněni pokaždé, když obdržíte e-mail
- Nenechávejte svůj e-mail otevřený, když v počítači děláte něco jiného. Ve skutečnosti je užitečné udržovat otevřenou pouze jednu kartu.
- Dohodněte se s vámi, že zkontrolujete doručenou poštu pouze několikrát za hodinu nebo za den. To se může lišit pro každého - pro některé to může znamenat kontrolu e-mailů každých 15 minut; pro ostatní to může znamenat kontrolu jednou, dvakrát nebo pětkrát denně. Jde o nastavení každodenní e-mailové rutiny, která zvyšuje vaši produktivitu a pocit úspěchu.
- Pokud se opravdu potřebujete soustředit a nechcete být rušeni, zkuste dočasně blokovat zobrazování nových zpráv ve vaší doručené poště (Inbox Pause funguje pro mě!).
Provedení těchto typů logistických úprav může v krátkém období skutečně pomoci - jsou to malé kroky, které můžete okamžitě implementovat. Hacky a aplikace v oblasti produktivity však nevytvoří trvalé změny, dokud se také nezabýváte základními emocionálními faktory, které podněcují vaši e-mailovou posedlost.
Dostaňte se ke kořenům problému
Pokud chcete trvale změnit negativní zvyk, prvním - a nejdůležitějším - krokem je uznat, proč a jak byl tento zvyk vytvořen.
Abychom to zjistili, pokaždé, když budete mít pocit, že potřebujete zkontrolovat svůj e-mail, položte si následující čtyři otázky:
- Co právě teď cítím?
- Proč chci zkontrolovat svůj e-mail právě teď?
- Mám pocit, že teď musím zkontrolovat svůj e-mail?
- Opravdu potřebuji zkontrolovat svůj e-mail právě teď?
Jaké jsou vaše skutečné motivace na základě vašich odpovědí, když chcete zkontrolovat, zkontrolovat a znovu zkontrolovat?
Mezi nejčastější motivace, které moji klienti často popisují, patří:
- Strach z chybějícího: „Musím neustále kontrolovat svůj e-mail po celý den, nebo možná nebudu reagovat na něco včas - což by mohlo způsobit, že mi při příležitosti přijdu.“
- Znepokojení nad tím, co si ostatní budou myslet: „Pokud neodpovím hned, můj šéf si může myslet, že nejsem svědomitý, že nejsem na vrcholu své práce, nebo že jsem jen celý den pryč. “
- Chtěl bych se rozptýlit od nudy nebo stresu: „Jsem znuděný, ohromen nebo nasycen tím, co dělám. E-mail mi dává časový limit z toho, co mám dělat. “
- Chtěl jsem vyplnit emoční prázdnotu nebo hledat lidské spojení: „Cítím se trochu osamělý. Je dobré vědět, že mi někdo poslal zprávu. “
Jakmile zjistíte základní motivaci, která vás vede k posedlosti ve vaší doručené poště, máte nějaké silné informace, které vám mohou pomoci změnit vaše zvyky.
Začněte dělat nové volby
Díky těmto informacím můžete začít dělat nová rozhodnutí a naplňovat své emoční potřeby novými způsoby - aniž byste se spoléhali na e-mail jako berlu.
Například toužíte po lidském spojení? Jednoduše vstaň během obědové pauzy, přejdi ke stolu přátelského spolupracovníka a řekni: "Ahoj, jak ti jde den?"
Pokud se cítíte stresovaní a potřebujete rozptýlení, udělejte si pětiminutovou přestávku, abyste si přečetli zajímavý článek, a pak se vraťte do práce.
Máte strach z chybějících? Připomeňte si: „Soustředím se na svou práci. Pokud je něco opravdu důležité, stále tam bude, čeká na mě, za jednu nebo dvě hodiny od nynějška. Teď nemůžu přerušit svůj aktuální projekt. “
Pokud se obáváte, že si váš šéf bude myslet, že se uvolňujete, pokud neodpovídáte na e-maily okamžitě, ujistěte se: „Můj šéf ví, že jsem svědomitý a usilovný. Pokud neodpovím na e-mail okamžitě, můj šéf bude předpokládat, že jsem zaneprázdněn jinou důležitou prací - a to je dobrá věc. “
E-mail není ze své podstaty dobrý nebo špatný; je to jen nástroj. Investujte nějaký čas do sebereflexe a ujistěte se, že tento nástroj používáte způsobem, který podporuje vaše zdraví, produktivitu a kariéru - spíše než sabotovat.
Ať už dnes doručenou poštu kontrolujete jednou, dvakrát nebo 60krát, udělejte to ze správných důvodů.
